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Comment conserver et détruire des archives ?

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    En matière de conservation et de destruction des archives, rappelons que tout dossier ou document appartient au service détenteur et non au service archives, qui est le gestionnaire des fonds mais non le propriétaire. (Freepik/Rawpixel.com)
  • En matière de conservation et de destruction des archives, et parallèlement à l’application des tableaux de gestion, deux questions essentielles se posent : d’une part, l’application d’une durée de conservation autre que la durée légale et, d’autre part, la destruction des documents. Méthode.

    Temps de lecture : 5 minutes

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    Bon à savoir : Archimag met à votre disposition deux bases de données des durées légales de conservation des documents papiers et numériques ! L'une est dédiée au secteur public et l'autre au secteur privé. Elles sont toutes les deux présentées sous la forme de tableaux de gestion et enrichies de conseils d'experts et permettent de retrouver en un coup d'oeil toutes les durées légales de conservation (DUA) ainsi que le sort final associé des documents (papiers et numériques), et de consulter le texte de référence via un lien direct vers Légifrance.
    >>>Pour les découvrir, cliquez-ici <<<

    1. Durée de conservation des archives autre que la durée légale

    La durée d’utilité administrative, ou DUA, est la durée réglementaire applicable à un document ou un dossier. Il faut distinguer selon que le fondement de la DUA applicable est un délai de prescription (c’est-à-dire un délai au-delà duquel il ne pourra plus y avoir de recours ou de sanction pénale) ou un délai de conservation (il faut garder ce document en fonction d’une durée de conservation légale ou réglementaire).

    enlightenedLire aussi : Archivage électronique : ce qu'il faut savoir sur la nouvelle norme NF Z42-013 version 2020

    La DUA applicable est un délai de prescription

    Deux situations sont possibles :

    la DUA réglementaire est supérieure à la DUA appliquée dans l’organisation : si l’organisation détruit un document avant la durée réglementaire, elle encourt le risque de ne pas être en mesure de prouver le respect de ses obligations ou devoirs, ou encore d’exercer les droits dont elle dispose. Les sanctions p....
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