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Numérisation des documents : que doit-on réellement numériser ?

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    Doit-on numériser tout son patrimoine documentaire ? Comment cibler les documents ? Comment les prestataires en numérisation abordent-ils ces missions ? Et quels conseils peuvent-ils prodiguer ? Réponse dans ce dossier. (iStock-916423084 demaerre_iStock)
  • Dans le privé comme dans le public, les besoins en numérisation sont encore nombreux. La tentation de vouloir tout numériser ne tient pas longtemps lorsque l’on se pose la question du coût, ou d’abord celle de l’utilité. Records managers et archivistes le savent, mais ne sont pas forcément aux manettes. Si l’on suit la voie de la sous-traitance, on peut obtenir des conseils de la part de son prestataire. L’on peut aussi s’appuyer sur une convention de numérisation, définie avec l’assistance d’un spécialiste et qui cadrera précisément l’opération. À partir bien sûr d’orientations stratégiques. Témoignage avec trois retours d’expérience.

    Temps de lecture : 7 minutes


    Cet article est issu du dossier "Que doit-on réellement numériser ?" du numéro d'avril d'Archimag. Voici le sommaire du dossier :

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    numeriser-documents-barrosConfier des documents à numériser, une fois les lots prêts, paraît simple pour un client. Pour son prestataire, c’est tout un métier qui va de la relation client à la livraison, en passant par le transport, l’organisation de la production et les contrôles qualité. Pro Archives Systèmes et Tessi le vivent tous les jours.

    Du document patrimonial à la reprise de masse, Pro Archives Systèmes peut répondre à toutes demandes de numérisation. Elles viennent d’organisations très différentes, décrit Mickael Sansiquier, ingénieur avant-vente solutions digitales : d’un cabinet de géomètre à l’assurance, de la banque à l’industrie. L’opération se déroule parfois en interne, ce qui fut le cas pour Airbus, où 18 personnes étaient mobilisées pour numériser près de 20 000 boîtes d’archives en un an. De façon générale, via les appels d’offres ou non, Pro Archives Systèmes se situe plus volontiers sur du volume (documents bancaires, courrier, etc.).

    enlightenedLire aussi : Numérisation : sous quel format conserver les documents ?

    De vrais enjeux industriels

    « Nous sommes sur de vrais enjeux industriels », déclare Eric Jamet, directeur marketing et innovation, Tessi. Pour ce prestataire, la production s’élève à 1,3 million de pages par jour. Tessi s’adresse ainsi, d’une part, à des grands comptes, pour l’externalisation de leur salle courrier — avec soit un déversement dans leurs flux, soit un système de Ged avec des corbeilles prédéfinies —, d’autre part à des métiers « très documentés » confrontés à d’importants volumes (dossier de crédit, de souscription en énergie, télécoms ou encore banque et assurance).

    Pas de mauvaise surprise pour ces types de projets qui sont bien cernés par les clients, tant en déroulement qu’en retour sur investissement (ROI). Cependant, « nous abordons depuis un an le marché des établissements de soins », précise Eric Jamet ; « il se montre plus complexe, avec des documents tels que des radios, des comptes rendus, des annotations, etc. »

    enlightenedLire aussi : Infographie : quelles sont les pratiques de numérisation dans les organisations françaises ?

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    Très tôt avoir une vision du coût

      Mickael Sansiquier se montre très circonspect devant un client voulant « tout numériser ». « Avec une telle approche, le projet risque fort de ne jamais voir le jour », déplore-t-il ; « il faut très tôt avoir une vision du coût et du retour sur investissement ». Entendez : si des documents ne sont pas consultés....
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      Dans le privé comme dans le public, les besoins en numérisation sont encore nombreux. La tentation de vouloir tout numériser ne tient pas longtemps lorsque l’on se pose la question du coût, ou d’abord celle de l’utilité. Records managers et archivistes le savent, mais ne sont pas forcément aux manettes.
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