Comment utiliser le Swot pour votre projet de dématérialisation ?

Un Swot est un outil d'analyse et d'aide à la décision qui permet d'évaluer les forces, les faiblesses, les opportunités et les risques d'une entreprise ou d'un projet. Idéal dans le cadre d'un projet de dématérialisation, il doit néanmoins être préparé scrupuleusement. Clémence Jost, journaliste chez Archimag, vous explique dans cette vidéo réalisée en partenariat avec Serda Conseil comment rédiger et utiliser un Swot pour votre projet de dématérialisation, avec un exemple de matrice Swot remplie dédiée à ce type de projet.

Se lancer dans un projet de dématérialisation peut être vertigineux : car il est parfois difficile de faire le point sur les forces sur lesquelles s’appuyer, les faiblesses qui peuvent le faire échouer, ou encore sur les risques d’échec. Pourtant ce sont tous ces paramètres qui permettent de faire réussir un projet. 

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Qu’est-ce qu'un Swot ?

Un Swot est un outil précieux d’aide à la décision pour une entreprise ou un projet. Il est extrêmement utile car il permet d’identifier en un seul coup d’oeil les objectifs à atteindre et les facteurs internes et externes qui peuvent influer positivement ou négativement sur leur réalisation. 

Le Swot est particulièrement adapté aux projets de dématérialisation et il est fréquemment utilisé dans les rapports de diagnostics et dans les études de scénarios de tels projets car il permet d’identifier rapidement la meilleure stratégie pour les mener à bien. 

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L'acronyme et les catégories de la matrice Swot

Swot est un acronyme anglais qui contient les premières lettres des 4 grandes catégories examinées par l’outil :

  • S pour Strengths (= forces)
  • W pour Weaknesses (=faiblesses)
  • ​O pour Opportunities (=opportunités)
  • ​T pour Threats (=menaces/risques)

Il est important de rédiger son Swot en clôture de la phase d’audit car c’est le Swot qui va synthétiser l’ensemble des constats qui ont été identifiés lors de l’audit. Ses 4 catégories permettent de regrouper les observations qui en ont été retirées. Dans le cadre d’un projet de dématérialisation, les éléments d’un Swot peuvent porter sur des outils informatiques, des organisations et/ou pratiques, des projets parallèles ou des éléments de contexte, mais aussi le cadre réglementaire. 

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Comment créer un Swot pour son projet ?

Découvez dans la vidéo un exemple de Swot. Vous devez remplir les catégories avec les éléments que vous aurez identifiés. Listez les éléments du plus impactant au moins impactant, l’élément 1 étant le plus important.

Un conseil : il peut être compliqué de remplir complètement toutes les parties d’un Swot. Soyez le plus synthétique et objectif possible tout en priorisant bien les constats. 

Une fois rempli, partagez ensuite le Swot à l’ensemble des collaborateurs de votre projet de dématérialisation. Cela vous permettra de compléter les constats, de reformuler certains points, et de repositionner les éléments par ordre d’importance. 

Attention : certains éléments d’un Swot présents dans des catégories différentes peuvent être liés, voire même identiques. C’est par exemple le cas d’un déménagement, qui peut être à la fois rangé dans “opportunités” et dans “risques” (à cause du manque de temps de réalisation ou de la perte de documents éventuelle). 

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N’oubliez pas qu’un Swot est un document visuel, qui doit être lisible et compréhensible par tous. N’hésitez pas à ajouter de la couleur, à utiliser des phrases courtes, surlignées ou en gras.

Comment remplir les catégories d'un Swot dédié à la dématérialisation ?

Equipements, compétences, réglementation, sécurité et intégrité des documents... Tous ces éléments méritent-ils d'être notés dans un Swot et dans quelle catégorie les lister ? Et lesquels ne pas oublier ? La vidéo ci-dessus présente un exemple de Swot dédié à un projet de dématérialisation pré-rempli que vous n'avez qu'à personnaliser avec les données de votre propre projet.

Vous souhaitez en savoir plus sur les stratégies, les méthodes et les bonnes pratiques pour gérer un projet de dématérialisation ? Découvrez le guide pratique Cloud et zéro papier : la dématérialisation nouvelle dimension, publié en septembre 2019 par Archimag.

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Cloud et zéro papier : la dématérialisation nouvelle dimension

Cherchant à toujours mieux répondre aux besoins des activités privées et publiques, la dématérialisation ne cesse d’évoluer. Selon le contexte, telle approche conviendra mieux qu’une autre… Affaire d’état du système d’information, de gouvernance et de stratégie. Mais derrière l’engouement pour le cloud (Saas), le marché doit être décrypté. De la Ged au réseau social d’entreprise, de multiples briques et assemblages peuvent servir la dématérialisation, tandis que l’intelligence artificielle bouscule les habitudes.

Les derniers impératifs juridiques sont rappelés. Les concepts et les normes utiles sont décrits. Des méthodes montrent comment analyser ses processus et flux documentaires et élaborer le Swot déclencheur de son projet de dématérialisation.

Comment se lancer dans la mise en oeuvre ? En connaissant les outils, matériels et logiciels, en acquérant de la méthode et en prenant exemple sur des retours d’expérience : gestion du courrier, traitement de la facture, signature électronique, coffre-fort numérique, automatisation des processus.

Feuilletez quelques extraits du guide "Cloud et zéro papier : la dématérialisation nouvelle dimension" en cliquant ici.

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Cherchant à toujours mieux répondre aux besoins des activités privées et publiques, la dématérialisation ne cesse d’évoluer. Selon le contexte, telle approche conviendra mieux qu’une autre… Affaire d’état du système d’information, de gouvernance et de stratégie. Mais derrière l’engouement pour le cloud (Saas), le marché doit être décrypté. De la Ged au réseau social d’entreprise, de multiples briques et assemblages peuvent servir la dématérialisation, tandis que l’intelligence artificielle bouscule les habitudes. Les derniers impératifs juridiques sont rappelés. Les concepts et les normes utiles sont décrits. Des méthodes montrent comment analyser ses processus et flux documentaires et élaborer le Swot déclencheur de son projet de dématérialisation. Comment se lancer dans la mise en oeuvre ? En connaissant les outils, matériels et logiciels, en acquérant de la méthode et en prenant exemple sur des retours d’expérience : gestion du courrier, traitement de la facture, signature électronique, coffre-fort numérique, automatisation des processus.
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