NF 544 : un référentiel pour standardiser les pratiques de numérisation

Le récent référentiel NF 544 va permettre aux donneurs d’ordre d’obtenir un haut niveau de prestation et aux acteurs de la numérisation de standardiser leur activité. Ces derniers peuvent désormais déposer un dossier de candidature auprès d’Afnor Certification. Cependant, certains éditeurs et prestataires restent attentistes.

Publiée au mois de mai 2017, la norme NF Z 42-026 a marqué une étape importante pour les acteurs de la dématérialisation. Elle succédait en effet à une série de dispositions relatives à la fiabilité des copies.
Les objectifs concrets de la norme NF Z 42-026 sont connus : fournir un mode opératoire aux organisations qui souhaitent se séparer des originaux papiers dès lors que ceux-ci ont fait l’objet d’une numérisation dans les règles de l’art. À l’heure où les entreprises sont engagées dans un vaste chantier de digitalisation, on comprend l’intérêt d’une telle norme. D’autant plus que l’État est lui-même résolu à dématérialiser tout ou partie de son administration.
Deux ans après la publication de la norme NF Z 42-026, c’est une nouvelle étape qui vient d’être franchie. Afnor Certification a publié le 22 novembre dernier son référentiel NF Service « Prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier » NF 544. Ce document a été approuvé le 15 novembre 2018 par l’ensemble du comité de marque NF qui réunit des utilisateurs et des fournisseurs de solutions.

Standardiser l’activité des acteurs de la numérisation

« La marque NF Service NF 544 est complémentaire de la norme NF Z 42-206 », précise Sylvie Lescoat, ingénieure d’Afnor Certification ; « elle va permettre aux acteurs de la numérisation de standardiser leur activité et de valoriser leur profession en répondant aux attentes des donneurs d’ordre ». Résultat : les éditeurs et les prestataires peuvent désormais choisir de se soumettre à un examen complet conduit par un organisme indépendant. « C’est une façon incontestable d’attester en toute objectivité que le service répond à des exigences définies par le référentiel ».

Les règles de certification du nouveau référentiel portent sur un ensemble de caractéristiques : qualification de la prestation de numérisation, qualification de l’opérateur de numérisation, paramétrage de la chaîne de numérisation, intégrité et portabilité des documents numériques, etc.

Précision importante : ce nouveau référentiel n’est pas un dispositif règlementaire. Les éditeurs et les prestataires de services sont donc libres de s’y soumettre ou pas. S’ils souhaitent se prévaloir de cette nouvelle certification, ils doivent adresser un dossier de candidature à Afnor Certification. Cette dernière procèdera alors à une étude de recevabilité du dossier avant d’entreprendre un « audit initial » (la première année) suivi d’un « audit de maintien » les deuxième et troisième années. « La certification est alors délivrée pour trois ans », explique Sylvie Lescoat ; « il faut par ailleurs noter la complémentarité de cette nouvelle certification avec les autres certifications telles que celle sur l’archivage électronique (NF 461) “archivage électronique” basée sur la norme NF Z 42-013 ».

Une certification qui a le mérite d’exister

Mais tous les éditeurs ne se porteront pas candidats à cette nouvelle certification. « Comme le précise le référentiel, “le demandeur est une entité physique (personne morale ou personne physique) réalisant des prestations de service de numérisation fidèle de documents sur support papier, telles que définies dans la norme NF Z 42-026”, explique Christian Dubourg, directeur marketing produit Spark Archives ; “en tant qu’éditeur de solution de numérisation et d’archivage, Spark Archives ne peut être considéré comme demandeur de cette certification”.

L’éditeur n’attend d’ailleurs “rien de particulier de cette certification. Elle a le mérite d’exister pour permettre à des donneurs d’ordre (au sens de la norme NF Z 42-026) d’exiger des prestations de numérisation externalisées ou internalisées bien cadrées. Au-delà de la certification et de la normalisation, Spark Archives rappelle que la règlementation est suffisante pour permettre à qui le souhaite de produire des copies fiables”, souligne Christian Dubourg. À ses yeux, son rôle “n’est pas d’être certifié, mais bien d’accompagner ses clients qui souhaitent aller vers la certification”.

Développement du marché de la numérisation

Même son de cloche chez Konika Minolta Business Solutions France qui n’a pas, à ce jour, l’intention de déposer un dossier de candidature auprès d’Afnor Certification : “Konika Minolta n’est pas un opérateur de numérisation. Toutefois, nous regarderons avec attention les premières certifications de façon à affiner nos offres pour qu’elles répondent parfaitement aux besoins de nos clients”, explique Caroline Frérot responsable de la communication.
Pour autant, l’éditeur de solutions se dit prêt à aider ses clients désireux de se faire certifier : “Avec nos partenaires, nous avons conçu et mis en place des systèmes de numérisation et d’archivage électroniques conformes à la NF Z 42-026. Ce qui veut dire que nos systèmes sont très facilement utilisables par une entreprise qui souhaite respecter la NF 544”.
Pour Konika Minolta, les attentes de ce nouveau référentiel portent “avant tout sur un développement du marché de la numérisation. L’existence de cette certification va accroître la confiance des entreprises et des administrations dans l’usage de la copie électronique”, précise Caroline Frérot.

Une importante brique qualité

Chez Numerial, le nouveau référentiel n’est pas inconnu : “Nous avons, en effet, participé à la rédaction du référentiel des règles de certification de la marque NF Service - NF544”, indique Sandrine Hilaire, consultante en transition digitale au pôle innovation chez Everial ; “reste que ce n’est pas la suppression du papier qui nous sert aujourd’hui de locomotive. La certification NF 544 est une brique qualité d’importance au sein de nos offres de numérisation. Nous misons d’abord sur la qualité de notre accompagnement à la transition digitale”.

Du côté d’Atol CD, on estime que “ce nouveau référentiel va permettre de vérifier et valider notre mis en œuvre et ainsi conforter notre client dans son choix de suivre les recommandations de la norme NF Z 42-026. Ce référentiel permettra peut-être d’organiser les items et ainsi présenter une méthodologie qui est très peu détaillée dans la norme”. À ce jour Atol CD n’a pas l’intention de déposer un dossier de candidature auprès de l’Afnor.

En revanche, Locarchives “va aller à la certification”, déclare Emmanuel Faure directeur stratégie et marketing ; “la certification, c’est un engagement pris vis-à-vis de nos clients. Ils y sont particulièrement sensibles et sont habitués à voir Locarchives certifiée. Elle nous permet de valider la qualité de nos prestations dans un processus d’amélioration continue et de toujours répondre à l’exigence de nos clients”.

Quant aux équipes d’Afnor Certification, elles prévoient une dizaine de certifiés en 2019 et une trentaine à l’horizon 2021.