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Dématérialisation, facture électronique et signature électronique : où en sont les entreprises françaises en 2021 ?

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    Plus d'une centaine d'entreprises ont répondu à l'enquête menée par Archimag pour Docuware. (©Freepik/rawpixel.com)
  • Avec la crise sanitaire et la généralisation du télétravail, de nombreuses organisations se sont tournées vers la dématérialisation afin de maintenir leurs activités. En parallèle, la signature électronique, elle aussi, a largement gagné du terrain, permettant notamment aux commerciaux ou aux ressources humaines de faire valider des contrats tout en restant à distance. Mais dans cet environnement résolument tourné vers le digital, se pose la question de la sécurité des documents et des données. Pour mieux comprendre les nouvelles habitudes de fonctionnement des entreprises, Archimag a mené une vaste enquête auprès d’une centaine d’entre elles pour le compte de DocuWare.

    DIGITALISATION DES ENTREPRISES

    Évoluer et se réorganiser : telles ont été les priorités des entreprises françaises à l’annonce du premier confinement lié à la pandémie de Covid-19, en mars 2020. Pour de nombreuses structures, cette période a été l’occasion de revoir les processus, identifier les besoins des salariés et s’adapter à de nouvelles habitudes de travail.

    Le virage de la transition digitale déjà bien amorcé

    Dans ce contexte, 80 % des organisations ont accéléré leur digitalisation afin de fluidifier les échanges, améliorer la gestion des documents et gagner en productivité, même à distance. Certains projets, jusque-là oubliés, sont ainsi repassés au premier plan. La dématérialisation des documents entrants au format papier (courriers, contrats, dossiers, formulaires) et le déploiement de la signature électronique, entre autres, sont devenus des projets prioritaires, indispensables à la continuité de l’activité.

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    20 % des structures, en revanche, considèrent que la crise sanitaire n’a pas accéléré leur transformation digitale. Les raisons sont multiples : manque de budget (18 %) ou d’intérêt (13 %), de temps (24 %), ou digitalisation déjà bien amorcée, à la fois en logiciel et en matériel. Certaines organisations, très en avance, avaient même déjà instauré le télétravail, réduisant l’impact des confinements. 

    Désormais l’affaire de tous, la digitalisation est une réalité pour de nombreuses entreprises. Dans la majorité des cas, soit elles ont profité de la crise sanitaire pour se transformer, soit elles avaient déjà débuté ce projet bien avant. La transition digitale n’est cependant pas toujours synonyme de dématérialisation, et certains processus ne sont toujours pas intégrés aux changements en cours.

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    DÉMATÉRIALISATION DES PROCESSUS

    En matière de dématérialisation, tous les processus ne sont pas logés à la même enseigne ! Si la gestion documentaire (dématérialisée dans 65 % des cas) et les bulletins de salaire (47 %) font office de bons élèves, les ressources humaines (32 %), les ventes (29 %) et les contrôles qualité (12 %) sont bien loin d’être intégrés aux initiatives liées à la dématérialisation.

    Une tendance qui peine à se généraliser à tous les processus...

    Premier signe que la dématérialisation est loin d’être une généralité, seulement 34 % des organisations disposent d’un outil de dématérialisation et de gestion des factures fournisseurs interconnecté avec leur ERP. Parmi celles qui en sont dotées, ce sont principalement Sage et SAP qui sont les solutions les plus citées, suivies de manière plus anecdotique de Proginov, e.sedit GF, Astre GF, ou encore Sharepoint.

    Afin de combler leur retard, 33 % des organisations comptent dématérialiser en priorité les processus liés aux RH. Les finances et la comptabilité (17 %) et les achats (11 %) composent le reste du podium, devant les activités commerciales (8 %), les ventes (5 %) et les contrôles qualité (4 %). Les acteurs du secteur public, et les collectivités territoriales en particulier, citent également la gestion de l’action sociale parmi les processus à dématérialiser en priorité.

    ...malgré des avantages largement reconnus

    Ce n’est pas un hasard si de nombreux projets ayant trait à la dématérialisation font partie des priorités des organisations. En effet, celles-ci lui attribuent de nombreux bénéfices, en tête desquels un gain de temps (cité par 56 % des répondants), une amélioration de la sécurité et de la conformité (45 %), le développement du travail collaboratif (39 %) et des gains d’espace et de stockage papier (37 %). 33 % des professionnels interrogés estiment également que la dématérialisation contribue à une hausse de la productivité, et 24 % d’entre eux qu’elle améliore le confort de travail. 

    Enfin, et surtout, la dématérialisation est la réponse la plus adaptée aux nouveaux besoins des salariés, désormais habitués au télétravail. Elle assure ainsi à tous les professionnels, en mobilité ou non, un accès direct à tous les documents et aux informations nécessaires à leurs missions. 

    SIGNATURE ÉLECTRONIQUE

    Face au succès de la dématérialisation, la signature électronique n’a pas à rougir ! Cette technologie, elle aussi, a profité du travail à distance pour se développer considérablement. Pour preuve, selon les résultats de l’enquête “Facture électronique - État des lieux & usages du marché français” menée entre janvier et février 2020 par DocuWare, Archimag et Facilities, seulement 35 % des organisations étaient dotées d’une solution de signature électronique. Aujourd’hui, elles ne sont pas moins de 63 % à avoir franchi le pas.

    Une évolution notable d’année en année

    Sans grande surprise, les services profitant de la signature électronique sont ceux qui gèrent le plus de documents à valeur probante. Dans ce sens, les finances et la comptabilité arrivent en tête, avec 20 % des suffrages, devant les ressources humaines (15 %) et le service commercial (12 %), pour les contrats de travail notamment. Parmi les autres réponses, les professionnels sondés citent également les marchés publics, le service juridique ou encore la direction générale.

    Quant aux organisations qui ne sont pas encore équipées, elles sont malgré tout 62 % à faire savoir qu’elles comptent y remédier prochainement. Là encore, la tendance s’inverse clairement par rapport à l’année dernière : 75 % des structures interrogées étaient totalement hermétiques à la signature électronique et n’envisageaient pas du tout de s’en doter. Preuve, encore une fois, que les besoins des utilisateurs sont en constante évolution.

    FACTURE ÉLECTRONIQUE

    Tout comme la signature électronique, la facture électronique, elle aussi, progresse d’année en année. Pour preuve : aujourd’hui, 57 % des entreprises ont dématérialisé les processus relatifs aux factures fournisseurs, alors qu’elles étaient 60 % à ne pas être équipées d’une solution de dématérialisation adaptée à la gestion de ces documents l’année dernière. La gestion des factures fournisseurs est d’ailleurs le processus dématérialisé le plus cité par les ETI, avec 62 % des suffrages. Les factures clients, en revanche, accusent un léger retard : seulement 37 % des organisations de toutes tailles ont dématérialisé les processus qui y sont liés.

    Facture électronique obligatoire : les entreprises pas tout à fait prêtes

    La popularité grandissante de la facture électronique ne doit rien au hasard ! En effet, elle sera rendue obligatoire en B2B, non pas en 2023 comme il était prévu à l’origine, mais en 2024 pour les grandes entreprises, 2025 pour les ETI et 2026 pour les TPE-PME. Interrogées à ce sujet, 58 % des organisations sondées se disent prêtes pour la facture électronique obligatoire. Néanmoins, force est de constater que toutes ne sont pas logées à la même enseigne…

    Là encore, les ETI s’imposent comme les bonnes élèves, 62 % d’entre elles estimant qu’elles sont déjà préparées, de même que 53 % des PME. En revanche, les grands comptes, qui seront pourtant les premiers concernés par le nouveau calendrier, semblent moins bien engagés : ils ne sont que 43 % à considérer qu’ils sont en état de respecter cette obligation dès aujourd’hui.

    Un retard qui peut s’expliquer par différents facteurs : difficultés à gérer des flux de factures hybrides, traitement manuel des documents (notamment par le service finance et comptabilité), workflows de validation non mis en place ou pas assez efficaces, etc. D’où l’intérêt d’opter pour une solution de GED intelligente, capable d’automatiser le traitement des factures afin d’accroître la productivité des collaborateurs.

    Factur-X à la rescousse

    Autre piste envisageable pour optimiser la gestion des factures dématérialisées : la Factur-X. Présentée en 2017, cette dernière est en réalité un standard de facture électronique au format PDF/A3, qui intègre un fichier XML composé des données de facturation complètement structurées. La Factur-X est, de fait, lisible à la fois par l’homme, comme n’importe quel PDF, et par la machine (format EDI), sans nécessiter de solution de LAD/RAD (Lecture et Reconnaissance automatiques des documents) supplémentaire. Sa mise en place est également très simple : l’émetteur peut continuer d’éditer ses factures PDF, qu’un prestataire compétent pourra convertir en PDF/A3, avant qu’elles ne soient intégrées automatiquement aux systèmes d’information utilisés par les destinataires.

    Bien que très pratique et émanant d’un organisme français (le FNFE, Forum national de la facture électronique), la Factur-X est pourtant méconnue sur l’Hexagone : seulement 30 % des organisations interrogées en ont déjà entendu parler, dont 17 % qui ont encore du mal à comprendre ses caractéristiques et son utilité. 

    70 % des sociétés n’en ont donc jamais entendu parler, alors même qu’elle contribue directement à l’adoption de la facture électronique.
     

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