À quand remonte la dernière évaluation de vos processus de numérisation? Trois domaines clés peuvent pourtant être examinés pour maximiser votre productivité et garantir une dématérialisation rapide et efficace des documents : le processus de numérisation en lui-même, la main-d’œuvre disponible pour réaliser l’opération et le rendement de l’outil de capture.
La préparation des documents ne doit jamais être fastidieuse
La préparation manuelle des documents peut être une tâche chronophage. Qu’il s’agisse de retirer les agrafes et les trombones, de recoller des documents déchirés, de photocopier des papiers fragiles, de maintenir des notes et marques sur certains textes, d’ouvrir des enveloppes, d’éliminer des plis, etc., l’objectif est de s’assurer que les documents puissent être scannés correctement. Ce processus nécessite généralement beaucoup de travail. Vous devez donc vous assurer d’avoir suffisamment de collaborateurs qualifiés pour gérer ce processus et ainsi augmenter votre productivité.
Synchroniser le travail de préparation au rendement de l’outil
Trop souvent, les entreprises évaluent cette productivité en s’appuyant uniquement sur la vitesse de numérisation de leur scanner, sans tenir compte du temps nécessaire à la préparation des documents avant leur numérisation. Car lorsque le scanner doit être stoppé pour attendre que les collaborateurs chargés de la préparation des documents rattrapent leur retard, sa vitesse de numérisation et ses performances aussi élevées soient-elles n’ont soudain plus vraiment d’intérêt.
Une technologie de dernière génération pour davantage d’efficacité
Il manquait justement sur le marché une technologie permettant de traiter à grande vitesse à la fois les documents standards, mais aussi des documents plus délicats nécessitant un travail de préparation. Cette technologie a été introduite par OPEX® Corporation, fabricant de systèmes de tri et de numérisation automatisés à grande vitesse pour le traitement du courrier et des documents. Son scanner OPEX Gemini simplifie non seulement la préparation de tous les types, formats et tailles de documents, mais offre également un niveau de performance sans équivalent sur le marché.
Boostez votre processus de numérisation en un clic
Dès lors, un seul opérateur effectue une préparation minimale grâce au logiciel CertainScan® d’OPEX Gemini pour la vérification visuelle, la reconnaissance, l’indexation et le contrôle qualité. Résultat : alors qu’un cycle de numérisation prend en moyenne 4 heures, la préparation et la numérisation des documents peuvent désormais être réalisées en moins de 3 heures, ce qui permet d’augmenter la productivité de 300 à 400 %. Le scanner OPEX Gemini peut traiter des documents conformes très rapidement, mais aussi des documents plus complexes avec des vitesses adaptées. Le système est capable d’adapter sa vitesse de manière intuitive. Il est ainsi possible de numériser jusqu’à 240 pages par minute, mais aussi des documents endommagés ou fragiles, à des vitesses plus lentes. Quant à la capacité d’alimentation du scanner, elle permet par ailleurs de numériser en continu l’équivalent de trois ramettes de papiers à des vitesses
très élevées.
OPEX accompagne ainsi les entreprises partout dans lemonde dans leur transformation digitale, avec des solutions leur permettant d’automatiser la numérisation de leurs correspondances, de leurs documents et de leurs archives.
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Archimag numéro 362 :
Comment la gestion électronique du courrier se réinvente
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