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Digital workplace : quelle feuille de route pour le socle technique ?

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    Face à la multitude de fonctionnalités d'une digital workplace, il convient de penser l’ensemble de la chaîne de traitement : réception, production, partage, validation, conservation courante, archivage. (Freepik/@creativeart)
  • Le déploiement d’une digital workplace obéit à un schéma directeur qui doit prendre en compte de nombreux paramètres technologiques. Applications tierces, connecteurs et briques documentaires doivent être choisis avec attention. Sans oublier les enjeux liés à l’archivage et à la sécurisation des données. Voici comment mettre en place sa plateforme.

    Temps de lecture : 5 minutes


    Sommaire du dossier :


    Acquérir une digital workplace ne s’improvise pas.

    « Il faut bien cerner les besoins et les usages de l’organisation avant de procéder au choix d’une solution. Et surtout l’adapter afin d’en faire un véritable digital workspace pour les utilisateurs », explique un connaisseur avisé du secteur. Mais que choisir parmi les dizaines d’outils disponibles sur le marché ? Et comment la faire vivre auprès des utilisateurs ?

    enlightenedLire aussi : Digital workplace et mode collaboratif : un guide complet pour lancer son projet

    Digital workplace : 2 approches majeures

    « Deux approches majeures existent aujourd’hui pour développer la digital workplace », constate le cabinet Lecko dans une récente étude (État de l’art de la transformation interne, édition 2020) ; « celle centrée sur l’utilisateur et les activités via les connecteurs (Slack est leader sur ce point), celle visant à développer des passerelles avec différents environnements pour les harmoniser (Powell et Office 365 en leader avec LumApps) ».

    Enrichir une digital workplace avec des briques applicatives peut être considéré comme une bonne idée. Malheureusement, elle se heurte parfois à des obstacles techniques comme on le constate avec Microsoft Office 365 :

    « 35 % des API associées à Office 365 sont complètes de par la couverture fonctionnelle ainsi que le niveau de granularité des requêtes (gestion temporelle, nombre de résultats de recherche, filtres, etc.).

    À l’inverse, certaines briques applicatives disposent d’API incomplètes, voire inexistantes. C’est le cas notamment de Microsoft Teams dont certains endpoints sont toujours en version bêta, trois ans après la sortie de l’application de collaboration, ou encore Microsoft Stream dont les API sont toujours attendues » (État de l’art de la transformation interne, édition 2020).

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    enlightenedLire aussi : Un livre blanc pour tout savoir du travail collaboratif et de la digital workplace

    Méthodologie pour mettre en oeuvre sa digital workplace

    Autre piste, les organisations peuvent demander des développements d’applications spécifiques capables de répondre à leurs besoins opérationnels.

    En fait, les organisations sont généralement invitées à adopter une méthodologie en trois points :

    dresser un état des lieux et réaliser un diagnostic des besoins ;créer un schéma directeur de la digital workplace ;décliner la gouvernance.Les deux premiers points consistent à définir la trajectoire du projet et à établir une feuille de route. Le troisième point, quant à lui, revient à mettre les mains dans le camb....
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