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Digital workplace : quelle feuille de route pour le socle technique ?

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    Face à la multitude de fonctionnalités d'une digital workplace, il convient de penser l’ensemble de la chaîne de traitement : réception, production, partage, validation, conservation courante, archivage. (Freepik/@creativeart)
  • Le déploiement d’une digital workplace obéit à un schéma directeur qui doit prendre en compte de nombreux paramètres technologiques. Applications tierces, connecteurs et briques documentaires doivent être choisis avec attention. Sans oublier les enjeux liés à l’archivage et à la sécurisation des données. Voici comment mettre en place sa plateforme.

    Temps de lecture : 5 minutes


    Sommaire du dossier :


    Acquérir une digital workplace ne s’improvise pas.

    « Il faut bien cerner les besoins et les usages de l’organisation avant de procéder au choix d’une solution. Et surtout l’adapter afin d’en faire un véritable digital workspace pour les utilisateurs », explique un connaisseur avisé du secteur. Mais que choisir parmi les dizaines d’outils disponibles sur le marché ? Et comment la faire vivre auprès des utilisateurs ?

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    Digital workplace : 2 approches majeures

    « Deux approches majeures existent aujourd’hui pour développer la digital workplace », constate le cabinet Lecko dans une récente étude (État de l’art de la transformation interne, édition 2020) ; « celle centrée sur l’utilisateur et les activités via les connecteurs (Slack est leader sur ce point), celle visant à développer des passerelles avec différents environnements pour les harmoniser (Powell et Office 365 en leader avec LumApps) ».

    Enrichir une digital workplace avec des briques applicatives peut être considéré comme une bonne idée. Malheureusement, elle se heurte parfois à des obstacles techniques comme on le constate avec Microsoft Office 365 :

    « 35 % des API associées à Office 365 sont complètes de par la couverture fonctionnelle ainsi que le niveau de granularité des requêtes (gestion temporelle, nombre de résultats de recherche, filtres, etc.).

    À l’inverse, certaines briques applicatives disposent d’API incomplètes, voire inexistantes. C’est le cas notamment de Microsoft Teams dont certains endpoints sont toujours en version bêta, trois ans après la sortie de l’application de collaboration, ou encore Microsoft Stream dont les API sont toujours attendues » (État de l’art de la transformation interne, édition 2020).

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    Méthodologie pour mettre en oeuvre sa digital workplace

    Autre piste, les organisations peuvent demander des développements d’applications spécifiques capables de répondre à leurs besoins opérationnels.

    En fait, les organisations sont généralement invitées à adopter une méthodologie en trois points :

    1. dresser un état des lieux et réaliser un diagnostic des besoins ;
    2. créer un schéma directeur de la digital workplace ;
    3. décliner la gouvernance.

    Les deux premiers points consistent à définir la trajectoire du projet et à établir une feuille de route. Le troisième point, quant à lui, revient à mettre les mains dans le cambouis autrement dit à s’intéresser au socle technologique.

    C’est lors de cette phase que sont pris en compte les points suivants : les applications, les connecteurs métier et les connecteurs d’applications, la Ged collaborative, le parapheur, le moteur de recherche, le coffre-fort numérique, le système d’archivage électronique, la signature électronique… Liste non exhaustive.  

    Face à cette multitude de fonctionnalités, il convient de penser l’ensemble de la chaîne de traitement : réception, production, partage, validation, conservation courante, archivage.

    Ce socle fonctionnel doit également prévoir un programme d’évolutions et de décommissionnement et l’exécution des migrations. Ces dernières peuvent par exemple faire l’objet d’une évaluation qui donnera lieu, selon les cas, à un traitement.

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    Fonction orchestrateur

    Le domaine des digital workplaces s’est récemment enrichi d’un nouveau terme : les orchestrateurs. Ces outils ont pour objectif d’automatiser des actions entre les différentes applications utilisées dans l’espace numérique de travail.

    Concrètement, lorsqu’un événement déclencheur survient dans une application, l’orchestrateur lance automatiquement une action dans une autre application.

    L’éditeur Zapier fait figure d’acteur incontournable sur le marché des orchestrateurs avec un portefeuille de plus de 1 500 connecteurs couvrant de nombreuses fonctionnalités.

    À mi-chemin entre l’usage personnel et l’environnement professionnel, Zapier permet par exemple de relier la messagerie Gmail à l’espace de stockage Dropbox. Cette opération repose d’abord sur un appairage entre les deux services (comme on le ferait pour relier un smartphone à une enceinte connectée) puis passe par un « zap », c’est-à-dire l’action automatisée.

    Attention : le nombre de « zap » autorisés dépend du tarif consenti par le client.

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    Applications spécifiques

    La question de l’interopérabilité avec des applications tierces ne peut être esquivée. Elle doit bien entendu être posée avant de choisir une solution.

    Bonne nouvelle : les éditeurs proposent - à des degrés divers - des liens vers des applications spécifiques.

    « Jamespot propose des liens vers les applications de Cegid et Oracle, et leur digital workplace peut s’intégrer aux écosystèmes de Sindup, Eudonet, Proxem, etc. » souligne Guillaume Poumadé, responsable communication et marketing chez Jamespot.

    Pour autant, il convient d’être prudent :

    « Une solution de facilité est pour maints éditeurs de se connecter aux Microsoft Office 365, Google Suite, Facebook Workplace et Slack. La logique est celle de petits éditeurs qui implémentent des accès vers les digital workplaces des Gafam. Mais en le faisant, ils ne protègent pas leur capital social. Car les Gafam, par leurs API, n’y donnent pas un accès global. Ils ne le font que parcimonieusement. À large échelle, il devient inexploitable ».

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    Une infrastructure suffisamment robuste

    Au-delà de toutes ces solutions, il convient de ne pas oublier l’infrastructure capable de supporter les flux numériques qui vont déferler sur la digital workplace.

    Cette infrastructure doit être suffisamment robuste pour encaisser la bande passante nécessaire à la visioconférence. Elle doit être également en mesure d’héberger des volumes de données nécessaires à l’activité de l’organisation.

    Enfin, à l’heure où le capital informationnel des entreprises est désormais majoritairement hébergé dans les nuages, il faut également prévoir des solutions de sécurité performantes pour assurer la confidentialité des données face aux cybermenaces.

    Heureusement, les plateformes sont en mesure de fournir un rapport de l’activité : trafic réseau, trafic utilisateurs, activité sur les fichiers et les points de terminaison…

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    Par ailleurs, l’intelligence artificielle et notamment l’apprentissage automatique (machine learning) apportent un supplément de sécurité en détectant les actes malveillants ou les erreurs commises de bonne foi par les utilisateurs avant qu’ils n’aient lieu.

    Enfin, il faut également se souvenir qu’une digital workplace n’est pas une question qui relève exclusivement des systèmes d’information ; c’est également une question de ressources humaines.

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