Réunis autour d'un impressionant écran tactile interactif Whiteboard by Ricoh placé dans un espace privatif surplombant la ligne d'arrivée de l'hippodrome Borely de Marseille, les participants à cet afterwork ont d'abord eu droit à un état des lieux de la Ged et de la dématérialisation au sein des PME en 2018. Eric Le Ven, journaliste pour Archimag, a, en effet, agrégé pour l'occasion au sein d'une présentation (en lien avec l'actualité sportive) les chiffres clés de l’enquête Gouvernance réalisée en mars dernier par Serda Conseil.
L'importance d'être à cheval sur le cadre légal
Jonathan Polski, avocat au Barreau de Marseille, spécialisé en nouvelles technologies au sein du cabinet Braunstein et Associés, est ensuite revenu sur les évolutions du cadre légal autour de la dématérialisation, de la facture électronique jusqu’à la signature électronique, en passant par le coffre-fort électronique, l’archivage électronique et les appels d’offres dématérialisés. Il a d'ailleurs rappelé qu'aujourd'hui, l'ensemble de l’activité de l’organisation se dématérialisait, et plus uniquement certains pans. Il a également fait un zoom sur la conservation des documents (durée, contraintes, etc.), la valeur des copies numérisées et les mesures à respecter pour que le document dématérialisé ait la même valeur que l’original.
L'art de ménager sa monture
Le cadre légal étant posé, Jérôme, Cohen, directeur commercial région sud-est d'AM Trust, a pris le relais pour parler du terrain et de l'état d’esprit dans lequel sont aujourd'hui les organisations quand on leur parle de dématérialisation. Elles y voient clairement une opportunité pour revoir et améliorer leur façon de fonctionner, rendre certains services plus efficcaces, améliorer la relation client et s'affranchir autant que possible du papier. Il a également évoqué la mise en oeuvre rapide des solutions proposées par le groupe AM Trust, le gain de temps qu’elles génèrent et le fait qu’elles ne chamboulent pas forcément les habitudes des collaborateurs.
Vers un guichet unique
Thierry Amiech, le Directeur de la Communication et du Marketing Groupe AM Trust, a ensuite partagé avec l'auditoire la stratégie du groupe et détaillé les différentes solutions s'articulant autour de OneG@te, la plateforme multicanal d'AM Trust : archivage électronique, coffre-fort numérique, signature électronique, marketing direct, vote, éditique, sauvegarde, etc. Car si la dématérialisation et la gestion électronique de documents font désormais partie de notre quotidien, encore faut-il savoir conjuguer et maîtriser ces solutions pour que cette transition digitale ne se transforme pas en usine à gaz.
Á l'issue des débats, la vingtaine d'invités présente a pu assister aux dernières courses hippiques de la journée autour d'un cocktail et profiter du bon à parier qui leur a été offert.
