Définition - Un coffre-fort numérique est un espace de stockage sécurisé, conçu pour conserver des documents sensibles ou des données personnelles de manière électronique. Un coffre-fort électronique repose sur des technologies avancées de chiffrement qui garantissent la confidentialité, l’intégrité et la traçabilité des informations qu’il contient.
Les utilisateurs peuvent y déposer divers types de fichiers, tels que des factures, des contrats, ou encore des données administratives, tout en bénéficiant d’un accès protégé par authentification. Il permettent donc d’archiver des documents à long terme et de les garder en lieu sûr pour les rendre facilement accessibles en cas de besoin.
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Pourquoi utiliser un coffre-fort électronique ?Les coffres-forts numériques répondent à un besoin croissant de sécurisation des informations et des données dans un contexte de digitalisation accrue. Voici quelques cas d’usage concrets :
- Gestion des documents administratifs : tous types de documents et de fichiers électroniques peuvent être conservés dans un coffre-fort numérique : factures, contrats, devis, bons de commande, bulletins de paie, etc., des documents personnels (actes de naissance, livrets de famille, diplômes, relevés de notes, etc.), des données financières (relevés de compte, titres de propriété, actes notariés, etc.) ou encore des données médicales (ordonnances, résultats d'examens médicaux, dossiers médicaux, etc.) si le coffre-fort électronique bénéficie de la certification HDS (hébergeur de données de santé).
- Archivage des documents d’entreprise : les usages d’un coffre-fort numérique ne sont pas limités aux services des ressources humaines (RH) des entreprises. De nombreuses organisations utilisent ces solutions pour stocker leurs contrats commerciaux ou documents légaux, en respectant les normes de conformité. Les fonctionnalités des solutions sont nombreuses : capacité native, stockage possible de tous les types de documents, intégration à l’environnement existant, interopérabilité avec des services tiers, fonctions de partage, gestion automatique des documents (lecture, indexation, récupération des données, destruction, etc.), accessibilité, etc.
- Transmission sécurisée : certains coffres-forts électroniques permettent de partager des fichiers sensibles en garantissant leur intégrité et leur confidentialité.
L’utilisation d’un coffre-fort numérique offre de nombreux bénéfices :
De nombreux fournisseurs proposent des solutions de coffre-fort numérique, adaptées aux besoins des particuliers et des entreprises : Docaposte, Digiposte, Coffreo, Xelians Coffre-fort numérique, eDocPerso, MyPeopleDoc, MonCoffre, Cecurity.com, Pagga Bulletins de paie, Haikey, etc. D’autres acteurs internationaux comme Microsoft ou IBM proposent également des solutions évoluées pour les grandes organisations.
Du côté des initiatives publiques, la France encourage l’utilisation des coffres-forts numériques dans le cadre de la transformation digitale, notamment via des dispositifs comme l’identité numérique sécurisée.
Pour faire votre choix parmi les différentes solutions disponibles, découvrez le comparatif de coffres-forts numériques d’Archimag.
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Pour approfondir vos connaissances sur les coffres-forts numériques, plusieurs ressources sont disponibles :
Formations spécialisées : Le site Serda Formation propose des programmes dédiés à la gestion documentaire.
