7 conseils pour bien utiliser votre boîte mail

Malgré la concurrence des réseaux sociaux, les internautes restent fidèles à leur messagerie. Mais ils n’en exploitent guère toutes les possibilités : présentation, rédaction, classement, nettoyage... Petit guide de survie dans le marécage des messageries.

Sa mort est régulièrement annoncée, mais le courrier électronique résiste. Mieux, il accroît ses parts de marché : en 2015, le monde comptait 2,6 milliards d’utilisateurs ; il devrait y en avoir 2,9 milliards d’ici 2017. Et il n’est pas rare qu’un même utilisateur dispose de plusieurs comptes. Résultat : on recense encore plus de comptes que d’utilisateurs (voir encadré). Les réseaux sociaux dédiés au grand public n’ont donc pas tué la traditionnelle messagerie. Ni les réseaux sociaux d’entreprise.

1. Se présenter de façon efficace

Le courrier électronique a donc de beaux jours devant lui et de nombreux services à rendre à ses utilisateurs. Encore faut-il être en connaître toutes les astuces pour en tirer le plus grand profit. À commencer par l’identité que l’on souhaite donner à son compte. Dans un cadre professionnel, il est vivement conseillé d’opter pour une présentation formelle du type : prénom.nom@moncompte.com. Cette description a l’avantage de dire qui l’on est dès le début. Elle est certes moins sexy qu’un pseudonyme, mais la fantaisie peut parfois se révéler contre-productive dans le domaine des affaires. Bonne nouvelle, les principales messageries proposent la création d’un alias afin de multiplier les adresses électroniques à partir d’un seul compte utilisateur. Ainsi, le compte jean.dupont@moncompte.com peut donner naissance à une série de déclinaisons : jean.dupont.pro@moncompte.com ou bien jean.dupont.perso@moncompte.com ou bien encore jean.dupont.administratif@moncompte.com... Avantage : tous les courriels associés à ces différents alias arrivent dans une seule et même messagerie ! Cela permet en outre de ne pas avoir à ouvrir plusieurs comptes utilisateurs et autant de mots de passe à mémoriser.

2. Choisir un intitulé explicite

Selon le cabinet Radicati, chaque collaborateur d’entreprise

reçoit en moyenne 88 courriels par jour. À ce rythme, autant dire qu’un mail doit pouvoir être identifié facilement et rapidement grâce au champ « objet ». On évitera donc les intitulés trop vagues du type « dossier à suivre » ou « affaire en cours » qui ne disent pas grand-chose sur le sujet du courriel. On préfèrera des intitulés explicites qui ne prêtent pas à confusion : « contentieux financier entre Jean et Dupont » ou « réunion du 23 mars à Nice ». Cette précision donnera au courriel une visibilité immédiate et, une fois archivé, ce courriel gardera une signification forte immédiatement exploitable.

3. Distinguer CC et CCI

Une piqûre de rappel s’impose : attention à l’utilisation des fonctions CC (copie carbone) et CCI ou BCC (copie carbone invisible) ! Ces deux champs servent à saisir les adresses des différents destinataires du courriel, mais ils ne jouent pas le même rôle. Le champ CC permet de rendre visibles toutes les adresses des destinataires ; quant au champ CCI, il permet d’expédier le même courriel à plusieurs destinataires, mais sans que ceux-ci ne voient la liste des autres destinataires. Au moment d’importer une liste de destinataires dans un courriel, il convient de faire le distinguo entre les deux champs si l’on ne veut pas éventer, par exemple, la liste de ses clients ou de ses prospects.

4. Doser la longueur des paragraphes

Le corps principal du courriel, quant à lui, admet plusieurs formes. Mais, là aussi, quelques règles éditoriales de bon sens s’imposent : un paragraphe ne doit pas dépasser cinq phrases et chacun des paragraphes doit avoir une cohérence propre. Il faut également sauter une ligne entre chaque paragraphe afin de donner du relief et de la clarté à l’ensemble du texte. Selon certains praticiens, un bon mail ne doit pas dépasser cinq paragraphes. Il s’agit là d’un principe qui ne doit pas être gravé dans le marbre, car certaines affaires ne se règlent pas en cinq paragraphes. Mais il convient de garder à l’esprit que l’internaute moyen croule sous les flux de toutes sortes (mails, alertes, RSS, réseaux sociaux...) et que son « temps de cerveau disponible » n’est pas extensible à l’infini !

5. Soigner l’orthographe

Les nuls en orthographe peuvent se réjouir. Les messageries offrent quasiment toutes un correcteur orthographique. Les fautes d’orthographe et les conjugaisons hasardeuses sont désormais signalées à l’internaute étourdi. Ainsi, les principales messageries de la place donnent de bons résultats dans ce domaine en dépit de quelques imperfections sur les noms propres. Mais ces correcteurs ont l’avantage de nettoyer les erreurs les plus grossières ou les fautes d’inattention.

6. Nettoyer la messagerie

De nombreux internautes éprouvent la désagréable sensation d’avoir « la tête sous l’eau » lorsqu’ils voient les messages s’accumuler dans leur messagerie. Il faut donc faire le ménage et ne pas hésiter à supprimer les messages qui n’ont plus rien à y faire. Cette phase de nettoyage est plus facile à mettre en place lorsqu’elle se fait au jour le jour plutôt que d’attendre la fin de la semaine ou la fin du mois. Rappelons que cette suppression doit être réalisée dans la boîte de réception, mais aussi dans les messages envoyés et, bien entendu, dans la corbeille. Accessoirement, cela permet aussi d’accroître les capacités de stockage de la messagerie. Il est également conseillé de mettre à jour les abonnements aux listes de diffusion et newsletters. Un programme de désinscription est souvent le bienvenu pour désengorger une boîte de réception obèse.

7. Archiver les messages

Lorsque Google a déployé l’actuelle interface de Gmail, les utilisateurs ont d’abord râlé. Au lieu de la traditionnelle présentation antéchronologique des messages, ceux-ci sont désormais répartis dans cinq onglets prédéfinis : principale, réseaux sociaux, promotions, notifications et forums. Passons sur ces intitulés qui ne conviennent pas à tous les internautes, mais Google a eu la bonne idée d’appliquer « une règle de messages » qui fait le tri entre les messages importants et ceux qui le sont moins. Ce classement peut également être appliqué à l’archivage des courriels. Grâce aux libellés (mots-clés) proposés par Gmail ou Outlook, il est possible d’attribuer un ou plusieurs mots-clés aux messages.

Ce classement à la volée présente le grand avantage d’être réalisé par l’utilisateur lui-même qui peut créer autant de catégories qu’il le souhaite. Avantage supplémentaire sur le classement par dossier traditionnel : les mails peuvent être présents dans différentes catégories à la fois. Dans Gmail, l’internaute peut même attribuer une couleur à chaque libellé pour mieux s’y retrouver (à condition de ne pas être daltonien !). Dans Outlook, pas de couleur, mais une sobre fenêtre de gestion des mots-clés.

Et si ce classement à la volée n’est pas suffisant, les messageries proposent également un moteur afin de retrouver les messages recherchés. À l’usage, leur efficacité laisse à désirer. Mais des progrès ont été réalisés. Dans un premier temps, ces moteurs permettaient de retrouver un message par expéditeur ou par le champ « objet ». Ces requêtes sont désormais étendues aux pièces jointes. C’est notamment le cas des fichiers les plus répandus comme ceux issus de la suite de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Avec Gmail, la requête doit se faire via le champ situé en haut à gauche et en respectant la forme suivante : « has:attachment + le ou les mots-clés ». Pour restreindre la recherche à un type de document, il suffit d’ajouter le filtre « filename:pdf » pour un document PDF ou « filename:doc » pour un document au format Word.

+ repère

Des chiffres qui donnent le vertige

En 2015, l’institut Radicati a recensé 4,4 milliards de comptes e-mail dans le monde. Ce chiffre devrait continuer de croître et atteindre 5,6 milliards à l’horizon 2019. Pour 75 % d’entre eux, il s’agit de comptes personnels contre 25 % de comptes professionnels. En France, le cabinet ContactLab a enregistré l’existence de 68 millions de boîtes (en 2011).

À l’échelle mondiale, le nombre de courriels expédiés chaque jour est estimé à 205 milliards... sans compter les spams ! Selon certaines prévisions, la production d’e-mail devrait atteindre 246 milliards en 2019.

Cauchemar des internautes, le spam représente une part considérable de l’activité, mais il est difficile de l’estimer avec précision. Selon les études et les instituts, les pourriels représenteraient entre 55 et 95 % des envois ! Mais grâce aux progrès des messageries, 90 % des « courriels non sollicités » seraient désormais filtrés par les outils anti-spam.