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records management : définition, actualité et enjeux

Records management, c’est quoi ?

Définition - Le records management concerne la gestion documentaire et l’accès et la traçabilité des documents dès leur création ou leur réception au sein d’une organisation privée ou publique.


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guide-pratique-49-50-definition-records-managment.jpegIl se concentre aussi bien sur les documents physiques, qu’électroniques (contrat manuscrit, facture électronique, enregistrement sonore…). La discipline s’ouvre ainsi à la gouvernance de l’information et est régie par les normes Iso 15489-1:2016 et Iso 30301.

Il existe trois types d’archives

  • - les archives courantes (elles servent au fonctionnement de l’organisation)
  • - les archives intermédiaires (elles servent ponctuellement au fonctionnement de l’organisation)
  • - les archives définitives (elles n’ont pas d’obligation légale, mais peuvent servir comme base de données).

Le records manager est en charge de mettre en place la stratégie de gestion de documents ou encore d’archives électroniques : analyse des cycles de vie du document (notamment de la durée de conservation des documents), plan de classement, gestion des accès aux documents…

Les avantages du records management

La mise en place d’un records management est une décision stratégique. Ce système permet de mieux organiser les documents dont une organisation a besoin pour mener ses activités. 

Ce système constitue aussi une façon de faire respecter les contraintes réglementaires. Et de garantir l’édition de documents et de données fiables, de réduire les risques de perte et de valoriser l’information récoltée. 

guide-pratique-69-70-definition-records-managment.jpegDe plus, une stratégie de records management favorise l’optimisation et la gestion des documents.

Les outils du records management 

Plusieurs solutions sont disponibles sur le marché pour assurer le records management. Exemple : plateforme dédiée, outil de gestion de documents et de gestion électronique de documents (Ged), système d’archivage électronique, outil de dématérialisation, coffre-fort électronique, système de stockage en ligne, base de données de durée de conservation… 

Se former au records management

Que ce soit au niveau de l’archivage électronique, de la dématérialisation, de la Ged ou encore du principe même du records management, Serda Compétences organise de nombreuses formations dans ce domaine.

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C'est le montant total des pénalités infligées aux entreprises en 2022 - et à l'échelle internationale - pour le non respect du RGPD.