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Sommaire du dossier sur la valorisation des archives :
- Archives numériques : les bonnes pratiques de valorisation
- Comment réussir sa valorisation d'archives en 10 points clés ?
- Archives nationales du monde du travail (ANMT) : une valorisation multicanale
- Service historique de la Défense (SHD) : le site web et les réseaux sociaux comme vitrine
- Entre2prises, une mémoire audiovisuelle régionale partagée
- Archives de Saint-Gobain : la valorisation numérique à grande échelle
Si le château de Vincennes, situé à la lisière de Paris, dans le Val-de-Marne, est bien connu des Franciliens, peu de gens savent qu’il renferme le centre d'archives du ministère des Armées : le service historique de la Défense (SHD).
Depuis sa création en 2005, cet organisme regroupe une dizaine de sites répartis dans toute la France. Il conserve 450 kilomètres linéaires d’archives remontant au XVIIe siècle, réparties dans les différents centres, et sa bibliothèque, spécialisée en histoire militaire, compte près d’un million d’ouvrages.
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Valoriser : objectif du SHD
« Valoriser ses collections et ses ressources documentaires a toujours été un objectif du SHD », explique Caroline Méot, chargée de médiation et de valorisation numérique ; « mais il a longtemps manqué d’outils dédiés ». Diplômée d’un master en technologies numériques appliquées à l’histoire obtenu à l’École nationale des chartes, Caroline Méot est arrivée au SHD il y a deux ans, au moment où le service amorce sa transition numérique.
Trois personnes composent le Bureau de la transformation numérique qu’elle intègre : un chef de bureau, qui gère l’administration du bureau et le suivi technique des projets, une personne entièrement dédiée aux réseaux sociaux et à la gestion éditoriale du site internet, et son poste à elle, consacré aux projets de rétroconversion (XML/EAD), de médiation et d’accessibilité (démarches en ligne, moteur de recherche, etc.).
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Des outils tournés vers le public
« Vitrines de la richesse des fonds et des collections, le site web et les réseaux sociaux sont nos deux outils essentiels dédiés à la valorisation numérique, car ils sont entièrement tournés vers le public », poursuit Caroline Méot ; « ces efforts ne sont possibles que grâce à la numérisation et à la rétroconversion qui offrent un accès plus facile aux ressources et aux documents d’archives ».
Il y a deux ans, le site web du SHD ne disposait pas encore d’un moteur de recherche. Aujourd’hui, la recherche par mots-clés est possible, tout comme la création de dossiers thématiques. Un nouveau gabarit d’exposition virtuelle, plus dynamique, a également été déployé, et vient en appui aux expositions physiques. De nouveaux travaux de refonte menés en septembre 2021 ont permis d’offrir une ergonomie optimisée aux internautes, une meilleure accessibilité, une simplification des démarches et une performance accrue.
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Anticiper les événements à valoriser
Pour planifier les contenus qui alimentent son site web, le SHD se base sur un calendrier mémoriel. Il lui permet d’anticiper les événements à valoriser, comme l’entrée au Panthéon de Joséphine Baker, en novembre 2021 : un dossier thématique contenant des extraits numérisés de son dossier militaire a été mis en ligne au même moment. Un effort est également mis sur l’offre pédagogique, qui se développe considérablement depuis le premier confinement, afin de toucher tous les types de public.
Généralement, c’est la personne chargée du fonds, conservé dans l’un des différents centres du SHD, qui sélectionne les documents et rédige le texte qui sera publié. La collaboration avec le Bureau de la transformation numérique, qui se fait à distance, est également rythmée par deux comités éditoriaux annuels.
« Nous sommes chargés du déploiement des outils mais nous ne pouvons rien faire sans l’expertise des archivistes et des chargés de fonds », explique Caroline Méot ; « c’est un travail conjoint ».
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Des projets innovants
En parallèle, le SHD expérimente des projets innovants au service de la valorisation. « La rétroconversion et la numérisation sont très chronophages », poursuit Caroline Méot ; « En particulier celle des fiches matricules, qui sont pourtant des documents très recherchés ».
Un test vient donc d’être réalisé afin d’utiliser l’intelligence artificielle pour extraire automatiquement et classifier les données de 500 registres matricules contenant 200 000 fiches individuelles. « Nous avons calculé que ce travail aurait pris trente ans pour un humain », s’enthousiasme Caroline Méot ; « grâce à l’IA, il n’a pris que neuf mois ! ».
