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Externaliser son archivage électronique : un chantier qui se prépare

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    Environ trois cents prestataires sont certifiés hébergeurs de données de santé (HDS). (Pexels/Brett Sayles)
  • Les entreprises privées et le secteur public (sous conditions) peuvent externaliser leur archivage électronique auprès de prestataires spécialisés. Une option qui offre de nombreux avantages pour les organisations dépourvues de structures adaptées. Mais l’externalisation obéit à des règles strictes et ne se fait pas dans l’improvisation.

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    Depuis un arrêté du 4 décembre 2009, le recours à l’externalisation pour la conservation des archives publiques, physiques comme numériques, est autorisé. Mais sous réserve : cette option ne concerne que les archives courantes et intermédiaires. Et elle doit être réalisée à une condition stricte : le tiers-archiveur doit être titulaire d’un agrément en cours de validité.

    Elle n’est, en revanche, pas autorisée pour les archives définitives "qui doivent être conservées dans un service public d’archives pour raisons patrimoniales", rappelle le Service interministériel des Archives de France.

    Le Siaf nuance cependant : "pour cette catégorie, l’hébergement par un prestataire tiers est possible (un data center externe mettant à disposition une infrastructure informatique, un bâtiment loué) si la responsabilité et les opérations liées aux documents et données restent entièrement du ressort du service d’archives."

    Lire aussi : Comment mettre en place et gérer un système d'archivage électronique

    Le fameux arrêté du 4 décembre 2009 a été modifié par le décret n° 2020-733 du 15 juin 2020 qui est entré en application le 1er janvier 2021 pour les agréments autorisant le tiers-archivage d’archives publiques.

    Modernisé, simplifié et déconcentré, le processus d’externalisation comporte un certain nombre d’éléments, dont la simplification de la procédure d’agrément. Dans le même esprit, l’agrément se fait au niveau du directeur des archives départementales et l’instruction par le Siaf est remplacée par l’audit de certification préalablement à la délivrance de l’agrément par le préfet.

    Agrément des tiers-archiveurs

    Une note du Siaf d’avril 2022 distingue l’externalisation de la conservation des archives et l’externalisation de l’hébergement. "Cette distinction sépare les prestations qui relèvent de l’externalisation de l’hébergement (hébergement physique et maintien en condition opérationnelle des infrastructures et des outils logiciels) des prestations qui relèvent de l’externalisation de la conservation des archives (…) [ces dernières] comprennent les prestations d’hébergement auxquelles viennent s’ajouter l’administration fonctionnelle d’un système d’archivage électronique et/ou la mise en œuvre des procédures archivistiques, sans oublier les aspects de management de la qualité et de définition de stratégies et politiques d’archivage."

    Quant à l’agrément des tiers-archiveurs, il est lui aussi strictement encadré. L’obtention de l’agrément et son maintien sont directement liés à la détention d’un certificat valide NF 461 au titre de la conformité à la norme NF Z42-013 (Archivage électronique — Recommandations et Exigences) ou NF 342 au titre de la conformité à la norme NF Z40-350 (Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents sur tous supports physiques).

    Au mois de septembre dernier, la liste des prestataires agréés pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support numérique (établie par le Siaf) contenait dix-huit acteurs. Un nombre relativement modeste, lorsqu’on la compare à la trentaine de prestataires agréés pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support papier.

    L’implantation des sites agréés fait apparaître l’Île-de-France comme la région la mieux pourvue, devant les Hauts-de-France.

    Lire aussi : Comparatif tiers-archivage : choisir un prestataire pour ses archives

    Secteur privé

    Les archives publiques ne sont pas les seules concernées par l’externalisation de leurs archives électroniques. Le secteur privé peut, lui aussi, recourir à un prestataire. Cette option présente bien des avantages pour les entreprises qui ne disposent pas de structures adaptées ou qui sont dépourvues de personnel qualifié.

    Cette externalisation doit bien évidemment être précédée d’une réflexion portant sur plusieurs volets : quel périmètre d’archives veut-on externaliser ? Uniquement des archives électroniques ? Ou bien un panachage physique/électronique ? Dans tous les cas, il est indispensable de bien identifier le type d’archives qui devra être pris en charge par le futur prestataire.

    Le cas spécifique des données de santé soulève une contrainte supplémentaire en raison de leur confidentialité. Seuls les prestataires disposant d’un agrément hébergeur de données de santé (HDS) peuvent répondre à cette exigence. En 2023, la liste des hébergeurs de données de santé à caractère personnel certifiés contient plus de trois cents acteurs.

    Traçabilité et réversibilité

    Dans notre édition du mois de janvier 2023, une vingtaine de tiers-archiveurs avait répondu à nos questions sur l’étendue de leurs prestations. Bonne nouvelle pour les organisations soucieuses de la confidentialité de leurs données : la très grande majorité dispose d’une infrastructure d’hébergement située en France. Sanctuarisé sur le territoire national, leur patrimoine informationnel est - a priori - à l’abri.

    Lire aussi : Bases de données des durées de conservation des documents

    Quasiment tous les types de document sont pris en charge (bulletins de paie, factures, récépissés, plans…), ainsi que d’innombrables formats informatiques (PDF, PDF/A, TIFF, WAV, TXT…). Le suivi du versement en temps réel est assuré par la majorité des prestataires, ainsi que la possibilité de convertir les formats.

    Le marché de l’externalisation est dynamique, comme en témoignent les créations d’entreprises spécialisées et les acquisitions observées ces dernières années. Chez Docaposte, l’archivage numérique a pris son envol en 2020 après l’acquisition de CDC Arkhinéo.

    La filiale numérique du Groupe La Poste met en avant ses certifications et labels : HDS, agrément Siaf, label FNTC-TA, NF 461… Elle revendique aujourd’hui 7 800 entreprises utilisatrices.

    Pour sa part, Tessi décline ses solutions d’archivage électronique à valeur probatoire en mode Saas mutualisé et sécurisé et en mode dédié. Cette dernière propose une infrastructure dédiée avec "une capacité de stockage quasi-infinie".

    Les deux formules peuvent se prévaloir de la certification NF 461. "Créée en 2012 avec les Archives de France et les professionnels, la certification NF garantit la fidélité, l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents archivés pour que ceux-ci puissent conserver leur valeur d’origine", rappelle l’Afnor. "Elle facilite aussi l’agrément pour gérer des archives publiques."

    Niveau de sécurisation

    Autre acteur, Everial répond également à la certification NF 461 et met en valeur une série de fonctionnalités incontournables : la traçabilité des actions sur le document (versement, consultations, prorogation, etc.) enregistrées et conservées dans le journal de l’archive, la réversibilité ­(qui permet de demander la restitution d’archives au moment choisi par le client), et bien évidemment la disponibilité 24/7 du service.

    Lire aussi : "L’intelligence artificielle a sa place dans le monde des archives"

    Publique ou privée, l’organisation qui souhaite externaliser son archivage électronique doit donc s’adresser à un prestataire de confiance certifié. Muni des certifications et labels qui font autorité, il possède des sites de conservation conçus avec un très haut niveau de sécurisation, qu’il s’agisse des contrôles d’accès ou du système de surveillance.

    Le prestataire est ainsi en mesure de conserver les archives électroniques de ses clients en respectant une série de règles élémentaires : l’intégrité, la confidentialité, la traçabilité, la pérennité et la réversibilité.

    Quant à la question du coût d’une telle prestation, elle est présentée de différentes façons selon les prestataires : sur devis, selon le volume, etc. Là comme ailleurs, la négociation entre parties prenantes est de rigueur. Dans certains forums de discussion de la communauté archivistique, des conseils et des informations peuvent être échangés entre archivistes

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