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"La diplomatique est une chose sérieuse. Ce qui n’interdit pas d’en parler avec légèreté…", écrivez-vous en préambule de votre ouvrage. Qu’est-ce que la diplomatique ?
La diplomatique s’intéresse aux indices d’authenticité et de fausseté des documents. Autrement dit, c’est une discipline qui cherche la vérité à travers la forme : l’étude formelle, l’observation minutieuse des documents et leur comparaison avec d’autres documents du même type ou avec des références relatives aux règles d’écriture et aux procédures de rédaction. L’objectif est de conclure "oui, ce document est authentique" ou, au contraire, "non, ce document est entaché de soupçons de fausseté".
Il s’agit donc, à l’origine, d’une démarche très cartésienne qui permet au chercheur de vérifier si le document qu’il a sous les yeux est bien ce qu’il prétend être ou s’il ne s’agit pas d’un abus, d’un document corrompu, falsifié, voire inventé de toutes pièces, comme on en reçoit aujourd’hui tant sur nos téléphones, sous forme de SMS ou d’e-mail.
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Votre ouvrage est composé d’articles que vous avez écrits entre 2011 et 2020. Que s’est-il passé, pendant cette décennie, dans le monde du document ?
Le mouvement majeur est le devenir numérique de l’écrit. C’est le passage à l’écrit numérique, avec tout ce que cela implique : instabilité du support, et donc instabilité des contenus, facilité de modification. Parallèlement, on élabore des normes pour conserver les documents - vous en savez quelque chose, chez Archimag -, mais cette recherche de stabilité se développe dans un contexte de grande fragilité. Les deux évoluent ensemble : d’un côté, nous sommes fragilisés, de l’autre, nous cherchons des réponses.
S’il fallait retenir une chose, ce serait cette instabilité de l’écrit dans l’univers numérique et, avec elle, la question de la temporalité : le temps s’accélère, on oublie le temps, on perd la mémoire des règles et des procédures passées. Il en résulte une abondance de documents mal rédigés : on oublie de mettre la date, on ne fait pas attention à l’auteur… La qualité de l’écrit baisse, alors même qu’on n’a jamais autant écrit : on écrit pour tout et pour rien et les outils écrivent à notre place.
En quoi les technologies numériques ont-elles donné "un coup de pied dans la fourmilière des bonnes pratiques", comme vous l’écrivez ?
Elles ont dérégulé les pratiques de l’écrit, parce que tout va trop vite et que nous déléguons de plus en plus de choses à l’outil. Celui-ci nous propose toutes sortes de fonctions, souvent sans que nous en ayons pleinement conscience. Prenons l’exemple d’un fichier Excel ou Word contenant une macro dont vous n’avez pas vraiment connaissance : vous ouvrez le document pour le lire, et la date se met à jour automatiquement, sans que vous n’ayez rien modifié du fond. L’humain perd une part de la maîtrise.
Autrefois, pour rester sur le terrain de l’archivage, nous avions une boîte d’archives avec une date inscrite dessus, qui donnait une idée de la période de production des documents et du moment où l’on pourrait éventuellement les éliminer. Aujourd’hui, les outils produisent une date à la seconde près, totalement artificielle, qui ajoute de la confusion. C’est cela que je désigne par cette expression de "coup de pied dans la fourmilière".
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Tout document a-t-il vocation à être archivé ?
Non, bien sûr que non ! Je me suis toujours placée en porte‑à‑faux par rapport à cette idée. Certains documents doivent être archivés parce que, lorsqu’on y réfléchit, on voit bien qu’ils auront demain un intérêt informatif ou probatoire et qu’ils ont besoin d’être sécurisés. C’est l’approche anglo‑saxonne de records management, qui peine à s’imposer en France. Tout n’a donc pas à être archivé, et c’est au responsable de l’archivage d’identifier ce qui mérite de l’être.
Vous avez conçu la méthode Arcateg ? En quoi consiste-t-elle ?
Je me suis attelée pendant plusieurs décennies à développer une méthodologie permettant de répondre à la question : "Que dois‑je conserver pour demain ?" Concrètement : que doit conserver une entreprise, une organisation, une association ?
En France, la collecte est souvent passive, et j’y ai moi‑même participé en tant qu’archiviste départementale : une administration manque de place et cherche à se débarrasser de ce dont elle n’a plus besoin, alors le service d’archives reçoit ces versements, les classe, les organise, et les met à disposition. Ce qui me préoccupe depuis quarante ans, c’est la question inverse : qu’est‑ce que je devrais avoir que je n’ai pas ? Si je suis responsable, en tant qu’archiviste départementale, de la mémoire de tout un département, à quoi cette mémoire devrait‑elle ressembler ? Quelle part de cette mémoire mon service a‑t‑il réellement collectée ?
Je me suis donc dit qu’il fallait une méthode pour décrire d’abord tout ce qui est produit, puis indiquer ce qu’il est important de conserver et aider à le collecter et le sécuriser. Arcateg est une démarche prospective qui permet une collecte beaucoup plus active. On ne se limite plus à accueillir ce que les autres veulent bien nous donner.
Comment a-t-elle été accueillie par les archivistes ?
Je crois que le secteur public ne s’y est pas vraiment intéressé, même si quelques collectivités l’ont effectivement utilisée. Mais comme elle va un peu à rebours des canons et des pratiques bien ancrées, elle ne s’est pas vraiment imposée. En revanche, elle a été bien reçue et a bien fonctionné dans les entreprises et à l’étranger.
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Vous distinguez la donnée, l’information et la connaissance. Pourtant, ces trois catégories sont souvent confondues dans le langage commun et même professionnel…
Votre question met l’accent sur quelque chose qui m’est cher : le vocabulaire professionnel, en diplomatique, en archivistique ou plus largement dans la gestion de l’information, est très pauvre. Nous n’avons que quelques mots très généraux. Dans mon ouvrage, je reviens par exemple sur la notion de "donnée", qui est une information brute. L’"information", c’est le message porté par ces données. Prenons la donnée "83" : s’agit‑il d’un point kilométrique ? De l’âge d’une personne ? De tout autre chose ? Il faut ajouter du contexte ou combiner plusieurs données pour produire une information.
Nous avons donc la donnée brute, l’information (qui est le sens), puis la connaissance, qui est l’apport de l’humain, sa capacité à transformer cette information en une matière utile à autre chose. On voit bien la progression.
Vos recherches actuelles portent sur les cahiers de doléances rédigés par les Français à la suite des Gilets jaunes. Qu’y trouve-t-on ?
On y trouve deux choses. D’abord, l’expression des revendications d’environ 250 000 Français qui ont pris la plume pour dire ce qu’ils attendaient du gouvernement : le Ric (référendum d’initiative citoyenne), le retour de l’ISF, la hausse des salaires, la suppression de certaines taxes sur les carburants, l’annulation de la hausse de la CSG sur les retraites, etc. Ces contenus ont été plus ou moins exploités par le gouvernement, et des prestataires ont produit des synthèses de l’ensemble.
Ensuite - et c’est ce qui m’a intéressée -, il y a tout ce que disent les cahiers au-delà des revendications explicites. Comment ont‑ils été confectionnés ? Comment les maires ont‑ils réagi ? Comment les gens y ont exprimé leurs témoignages et leurs émotions ? Ces cahiers disent donc deux choses : d’une part, des revendications concrètes, avec leurs mots‑clés, et, d’autre part, une forme d’expression, un rapport au langage, qui a été très peu étudié. C’est ce qui m’a frappée en 2019 et m’a poussée à travailler sur ces documents.
