Logiciels de gestion bibliographique : comment choisir son outil ?

Les logiciels de gestion bibliographique permettent, entre autres, de stocker, de gérer, de formater et d'exporter des références dans une publication ou sur le web. Essentiels à tout projet de recherche, ils doivent être choisis méthodiquement. Voici les critères à prendre en compte (avec tableau comparatif).  

Le saviez-vous ? On doit Sci-Mate TM, le tout premier logiciel bibliographique créé en 1983, au scientifique américain Eugene Garfield, fondateur de l'Institute for scientific information (ISI) décédé le 27 février dernier. Depuis 1983, l'évolution de cette famille de logiciels est étroitement liée aux développements du web et des accès aux ressources, tandis que les fonctionnalités des solutions se sont adaptées aux besoins des usagers, multiples et diversifiés. Avec le temps, ces paramètres ont permis à ces outils de s'installer progressivement au sein de l'espace de travail de l'utilisateur.

Les outils de gestion bibliographique restent principalement utilisés dans le milieu de la recherche et de l'enseignement supérieur (enseignants-chercheurs, doctorants, etc.). Mais avec le temps, les bibliothécaires et les documentalistes ne sont plus les seuls à les utiliser de façon « experte » (notamment avec les statisticiens et informaticiens des institutions pour lesquelles ils travaillent à des fins de bibliométrie, d'extraction de données ou de datavisualisation). 

On observe en effet une demande croissante des utilisateurs en faveur d'une intégration pleine et entière dans l'écosystème du chercheur, débordant le cadre de l'outil sectoriel personnel. Ce que confirme Marie-Laure Malingre, conservatrice de bibliothèque, coresponsable de l'Urfist de Rennes : « Le chercheur a d'abord de plus en plus besoin d’outils permettant de traiter globalement l’ensemble de ses matériaux de travail, dépassant ainsi la seule gestion de références (à partir des références, travail sur le texte intégral et autres documents associés). D'autre part, les fonctionnalités applicables à ses ensembles de références tendent par exemple vers la cartographie de l’information (réseaux d’influence, de collaboration…) ». Elles dépassent ainsi progressivement le simple cadre de l’exploitation des références pour la citation et la bibliographie pour déboucher entre autres sur des perspectives de visualisation de données et d’évaluation alternative de la recherche (métriques alternatives). « Le projet sur Zotero porté par les universités de Montréal et de l’Indiana en témoigne », ajoute la conservatrice.

En plus des demandes d'un accès mobile via le cloud, la tendance est également au développement de l'usage des fonctionnalités de partage. « Les bibliographies partagées dans le cadre d’un projet de recherche ou d’une veille thématique sont de plus en plus nombreuses, confirme Frédérique Cohen-Adad, documentaliste scientifique au Centre de recherche en neurosciences de Lyon ; de beaux exemples sont à noter, tels que la bibliographie collaborative créée avec Zotero pour la First World War Society, qui regroupe 350 chercheurs, ou plus récemment la bibliographie partagée sur les données de la recherche, issue de la veille de Sciences Po et du Centre pour la communication scientifique directe (CCSD). »

Les critères de choix

Les critères à prendre en compte pour le choix de son outil, que celui-ci soit propriétaire ou libre, commercial ou gratuit, sont divers. « Ils sont de quatre ordres, explique Marie-Laure Malingre ; ils peuvent concerner les procédures d’import des références (modalités, nombre et profil des sources compatibles, exactitude et fiabilité de l’import, etc.), les fonctions de gestion de la bibliothèque de références et de ses documents associés (possibilités de classement, d'enrichissement des références, fonctions de recherche dans le corpus, gestion des PDF associés), les options de publication en lien avec la citation dans le traitement de texte, ainsi que les possibilités en termes de partage, de collaboration et de réseau social ». « Il est vivement conseillé d'analyser ses besoins afin de s'assurer que les sources d’intérêt sont compatibles avec l’importation automatique des références dans le logiciel, poursuit Frédérique Cohen-Adad ; mais aussi que l’outil possède les styles d’écriture des citations et listes bibliographiques demandés par les revues de son domaine et de la disponibilité en ligne (cloud) de ses données ». Selon la documentaliste scientifique « être attentif aux possibilités de configuration du logiciel, en particulier pour créer ses propres grilles de description bibliographique et ses propres styles, est également recommandé ». 

Un dernier conseil : choisir le logiciel utilisé dans sa communauté peut être un bon moyen de favoriser et simplifier les pratiques collaboratives tout en profitant, si besoin, de l'aide de collègues plus expérimentés !

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