La copie fiable, une technique de numérisation en plein essor
Les projets de numérisation au sein des organisations ne datent pas d’hier ! De plus en plus, la capture de document est, à juste titre, considérée comme un jalon essentiel de la transformation digitale. Tout particulièrement, la numérisation fidèle tend à se démocratiser dans tous les secteurs, comme le note la société Xelians. Certifiée NF Z42-026 depuis plusieurs années, cette dernière dispose de tous les moyens techniques nécessaires à l’obtention d’une copie fiable.
« À l’origine, le décret n° 2016-1673 stipule que la copie fiable peut avoir la même force probante qu’un document original. Pour cela, elle repose sur deux éléments : la numérisation fidèle et un SAE (Système d’archivage électronique) certifié. Grâce à nos savoir-faire, nous couvrons ces deux aspects », explique Damien Pirsch, directeur de projet chez Xelians.
En effet, en plus de disposer d’une notoriété reconnue dans le secteur de l’archivage (grâce aux sociétés Archiveco et Locarchives), Xelians a toujours fait de la conformité des documents numérisés une priorité. C’est d’ailleurs dans ce sens que la chaîne de numérisation de l’entreprise est aujourd’hui certifiée, soulignant notamment la qualité des procédés utilisés.
Une approche différenciante pour gérer le courrier entrant
Mais la copie fiable n’est que l’une des techniques de numérisation que propose Xelians ! Dans un contexte de crise sanitaire, l’expert de la dématérialisation est parfaitement à même de répondre à l’une des nouvelles tendances du marché : la numérisation des courriers entrants (y compris en copie fiable). Permettant de transmettre les documents aux bons destinataires, ce procédé facilite plus globalement la gestion des courriers papier qui contiennent des pièces aux durées de conservation ou de destruction obligatoire différentes, identifiées grâce à l’intelligence artificielle. Mais cette approche a également ses limites.
« Par expérience, les projets sont montés de façon à ce que les outils identifient les documents et les distribuent. Mais en réalité, il arrive que des documents soient mal reconnus par l’automatisation et peuvent partir vers le mauvais service, ce qui peut être dommageable. Chez Xelians, nous mettons en place, en début de projet, une validation obligatoire par nos opérateurs des documents paramétrés par notre moteur de reconnaissance jusqu’à atteindre un volume suffisant nous permettant une automatisation à 100 % fiable, réduisant ainsi la marge d’erreur. Nos opérateurs vont pouvoir analyser un dossier, gérer sa complétude, sa conformité avec des outils précis », indique Damien Pirsch.
Complémentaire à la dématérialisation, la numérisation est avant tout un moyen d’uniformiser les différents canaux de réception de documents au sein des organisations. Représentant un gain de temps inestimable, elle garantit également d’associer les documents copiés à des métadonnées pertinentes, contribuant ainsi au bon fonctionnement de la GED.
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