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Signature électronique à la volée : définition
Le développement des échanges en ligne, notamment les contrats, a favorisé le recours à des solutions de signature électronique qui permettent au signataire de signer depuis son ordinateur personnel sans se déplacer.
C’est pourquoi, quand on parle de signature électronique dans les organisations, on parle aussi de l’usage de la signature dite « à la volée » ou « éphémère ».
Elle consiste en un envoi d’un certificat électronique à un interlocuteur tiers pour un usage unique, comme par exemple pour signer un contrat client fournisseur, une convention ou un contrat avec un nouveau collaborateur.
Ainsi, dans le cadre d’une contractualisation entre votre organisation et une organisation externe ou vous-même et une organisation, vous recevez une notification vous proposant de signer électroniquement ce document commun qui vous engage conjointement. Or, ce n’est pas vous qui avez fait la démarche de vous équiper, mais votre interlocuteur externe.
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Conformité
Cependant, quelle est la validité d’un contrat signé électroniquement à partir de « certificats à la volée » ?
Il est en conformité avec le cadre réglementaire de la signature électronique, il se traduit par un certificat électronique à usage unique pour les besoins liés au document engageant, son usage se fait dans un intervalle de temps équivalent à quelques minutes.
Lorsque l’on accepte de signer électroniquement le document qui nous est proposé, on accepte de fait d’utiliser la signature électronique qui nous est proposée et de mettre en œuvre un processus de dématérialisation du document lui-même, étant entendu que cette signature électronique engage contractuellement quant au contenu du document, et a la même valeur qu’une signature manuscrite (en conformité avec le règlement eIDas).
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Caroline Buscal
Directrice Serda Conseil
Cas d’usage : signature électronique à la volée dans un centre de formation
Témoignage de Jean Gauthier, directeur Serda Compétences, sur l'utilisation la signature électronique à la volée pour les feuilles de présence des participants aux formations, à distance en raison de la pandémie de Covid-19.
Serda Formation accueille plus de 700 stagiaires et organise 150 à 200 sessions de formation par an.
Nous avons dématérialisé depuis longtemps les processus de gestion de nos formations. Par exemple, nous n’imprimons plus de supports de formation depuis bientôt dix ans, tous les documents étant générés par notre applicatif métier et la plupart des inscriptions se faisant en ligne sur notre site web ou par mail. Les autres processus, comme les questionnaires de préparation ou d’évaluation sont gérés via des formulaires.
Cependant, il existait encore un document qui était imprimé et signé manuellement lors des formations : la feuille de présence.
Le 15 mars 2020 la pandémie de Covid-19 nous a obligés à basculer nos formations en distanciel à 100 % — nous sommes encore à 90 % aujourd’hui — et le problème de la feuille de présence s’est rapidement posé !
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Signature à la volée : une action dans l’urgence
Nous avons donc rapidement fait appel à la signature électronique.
Une feuille de présence est un document un peu atypique, puisqu’il peut contenir 10, 20 voire 30 signatures en tenant compte du fait que les participants et les formateurs signent par demi-journées. Et évidemment, à chaque journée de formation sa feuille de présence ! C’eût été donc un casse-tête (pas très écoresponsable) de demander à chaque participant d’imprimer, de signer et de re scanner pour un envoi par mail…
Une sécurité adaptée
Pour ce type de document, une signature simple suffit. Notre choix s’est porté sur Docusign qui permet de créer des « plis » et de signer les documents à la volée avec un circuit de validation.
Les plis sont déposés sur la plateforme Docusign et un administrateur peut suivre les signatures des documents et relancer les personnes concernées en cas de besoin. Une fois le pli validé, il est archivé et nous pouvons télécharger une copie en PDF en fonction des besoins.
Les participants à la formation reçoivent une notification par mail et sont invités à ouvrir le pli pour le signer par un simple clic. La signature est encapsulée et horodatée.
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Aucun litige
Avec un an de recul, nous n’avons constaté aucune difficulté insurmontable (à part des problèmes de mails invalides) et aucun litige. C’est donc une solution viable pour un centre de formation, pour le cas particulier de la feuille de présence, mais aussi pour signer les conventions de formation ou tout autre type de document contractuel.
