En amont, il faut pouvoir signer ou faire signer directement depuis les applications que vous utilisez quotidiennement, à savoir, votre GED, une contrathèque, Salesforce, Sharepoint, SAP, les outils Microsoft et consorts. Les collaborateurs pourront gérer la signature des contrats et autres (création, envoi, suivi…) directement depuis leur logiciel métier habituel. En évitant de multiplier les outils de travail, vous optimisez les tâches de vos employés et améliorez leur productivité.
Une meilleure expérience utilisateur
Cette intégration offre par ailleurs une meilleure expérience utilisateur. Vos clients pourront signer leurs documents directement depuis votre site Internet ou application. Ils n’auront pas à attendre de recevoir les documents à signer par courriel ou courrier pour finaliser leur souscription à un service ou leur achat. Vous pourrez ainsi créer un parcours client, simplifié et 100% numérique. De plus, la signature étant immédiate, le risque d’abandon d’achat est considérablement réduit. Si la solution métier n’est pas interopérable avec l’outil de signature électronique, l’organisation concernée doit effectuer un développement sur mesure pour appeler une API et pouvoir intégrer pleinement la signature électronique à l’application.
Vers une interopérabilité optimale
À l’inverse, si la solution métier est interopérable, il suffit d’utiliser le connecteur proposé. Certaines solutions métier proposent une marketplace avec différents connecteurs utilisables à la demande. C’est le cas par exemple de Salesforce. Et cela change complètement le parcours pour signer et faire signer un document. Grâce à ce connecteur, il est possible de lancer un workflow de signature depuis Salesforce. Sans lui, il aurait été nécessaire d’exporter les documents à faire signer, pour les intégrer dans un parapheur, via le portail et de créer le parcours de signature. Avec également un second parcours pour la récupération des documents signés. Lex Persona propose des connecteurs avec les applications phares du marché et si besoin, peut aussi les développer.
Quel avenir pour les documents signés ?
En aval, il faut pouvoir déposer les documents signés et les fichiers de preuve associés dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) ou un coffre-fort numérique. Que deviennent les documents une fois signés ? Pour que ce parcours de signature soit sans couture, ils convient de les déposer dans un SAE ou un coffre-fort numérique avec les fichiers de preuve associés. Et ce par le biais, là aussi, d’un connecteur. L’API du programme Vitam peut, par exemple, être intégrée pour que les documents signés soient automatiquement déposés dans Vitam. Aujourd’hui, Lex Persona s’intègre avec les solutions proposées par Cecurity Arkhineo, et Microsoft 365 (via Sharepoint), mais travaille également sur Vitam pour les acteurs publics.
Vers davantage de personnalisation
Au cahier des charges peuvent s’ajouter de nombreux éléments de personnalisation : demandes de signature avec le logo de l’entreprise, couleurs et typographies spécifiques, modification de l’apparence et des textes des emails reçus par les signataires, configuration en plusieurs langues, etc. En intégrant la solution de signature électronique Lex Persona via API, vous pourrez automatiser vos processus, mais aussi personnaliser le service de signature en le mettant aux couleurs de votre entreprise.
Pour tout savoir de la signature électronique et des différentes façons de l'intégrer au sein de votre système d'information, consultez ce livre blanc signé Lex Persona.
