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Une solution de gestion électronique de documents (Ged) permet aux entreprises de stocker, partager et sécuriser des documents, mais aussi de dématérialiser certains processus métier. Voici les 7 points clés qui vous aideront à bien la choisir.
1. Numérique écoresponsable
Archimag propose son comparatif actualisé de solutions de Ged à un rythme régulier, tous les trois ans environ. Vous pouvez le retrouver au sein de l'annuaire des acteurs des logiciels de GED
Pour la première fois cette année, nous avons interrogé les éditeurs sur leur (éventuelle) démarche en faveur d’un numérique responsable, à travers des actions ou engagements, voire des labels. Seule une petite moitié des éditeurs présents dans notre panorama affirme s’être d’ores et déjà positionnée sur ce sujet. Ceci est regrettable, compte tenu de l’urgence environnementale, mais peut déjà orienter votre choix.
> Lire aussi : Par quel intégrateur Ged ou ECM se faire accompagner ? Un tableau comparatif pour bien choisir
2. Ged open source ou propriétaire
Le type de solution choisie — open source ou propriétaire — peut vous permettre, en tant que client, de répondre à un souci de développement durable puisque l’open source permet de lutter contre l’obsolescence logicielle : il revient à faire appel à un bien commun que l’on réutilise et que l’on repartage au profit de la communauté.
Mais attention : open source ne veut pas dire gratuit, car s’il vous permettra de profiter des enrichissements d’une communauté de développeurs, c’est tout de même vous qui aurez la charge de l’intégration.
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3. Solution en Saas ou on-premise
Un autre choix doit être opéré dès le début de votre projet : avez-vous besoin d’un logiciel de Ged disponible en Saas (software as a service), c’est-à-dire délocalisé et accessible à distance sur un navigateur, ou bien d’un logiciel on-premise, c’est-à-dire installé dans les serveurs de votre organisation après l’acquisition d’une licence auprès d’un éditeur ?
Ce choix est très subjectif : il est possible qu’une politique interne de protection et de conservation des données vous impose du on-premise. Ou qu’un budget serré vous oriente vers du Saas, souvent plus compétitif. Notons que de plus en plus d’éditeurs proposent des solutions hybrides.
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4. Standards, normes et agréments du logiciel
Il est possible de mesurer la qualité technique et métier d’un logiciel en vérifiant s’il respecte un certain nombre de standards, de normes et d’agréments (accès SSO, Ldap, Active Directory, standard d’échange de données pour l’archivage Seda, standard CMIS, etc.). Notre panorama de solutions de Ged, qui suit cet article, vous en donnera un bon aperçu.
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5. Fonctionnalités de la gestion électronique de documents
Les capacités d’acquisition d’un logiciel de Ged peuvent être nombreuses : certaines proposent la reconnaissance de caractères (OCR et ICR), d’autres la lecture et la reconnaissance automatiques de documents (Lad et Rad) ou encore l’échange de données informatisé (EDI). Il est même possible chez certains éditeurs d’importer des informations directement depuis des emails, des formulaires ou des plateformes d’échange. Mais attention : vérifiez bien les formats de fichiers supportés en fonction de vos besoins !
N’oubliez pas non plus de vérifier les capacités de recherche du logiciel. Car ce sont elles qui permettent ensuite d’accéder aux informations et à tout type de document que comprend votre outil, avec un moteur de recherche proposant par exemple l’affinage des requêtes par filtres ou facettes.
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6. Collaboratif
La plupart des solutions de Ged proposent désormais des fonctions collaboratives, comme la possibilité de partager, de créer ou d’éditer des documents au sein d’espaces collaboratifs clairement délimités.
Il est également possible de mettre en place des workflows et des circuits de visa ou de validation de documents. Si besoin, vérifiez bien qu’un module de parapheur électronique est disponible : il permettra de fluidifier le circuit de validation des documents créés dans la Ged.
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7. Modules de la Ged
Certains logiciels de Ged proposent des modules qui peuvent servir ou améliorer des projets spécifiques : traitement du courrier ou des factures, gestion de documents RH ou dédiés au secteur de l’immobilier…
Si les modules de signature électronique sont de plus en plus courants depuis deux ans, il est également possible de recourir à une Ged disposant d’une approche de case management, à la croisée de l’ECM et du BPM.
Consultez-les dans notre tableau comparatif : ils achèveront de vous aider dans votre choix.
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