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D’une Ged à l’autre : comment gérer un décommissionnement ?

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    Lors d’un décommissionnement, il faut déterminer les informations qu’il est nécessaire d’extraire de l’ancienne solution. (Vectorjuice/Freepik)
  • Comme tout système informatique, les plateformes de Ged subissent naturellement une obsolescence, en raison des évolutions programmées des matériels et des logiciels ou de l’organisation de l’entreprise. Changer de Ged implique un projet de décommissionnement. Voici une méthode pour le mener à bien.

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    Le contexte conduisant à décommissionner

    En informatique, l’obsolescence la plus rapide est celle des matériels, et par voie de conséquence des systèmes d’exploitation. Quand des fournisseurs annoncent l’arrêt des maintenances sur leurs produits, il devient urgent de prévoir leur remplacement et la mise en place d’un nouveau système.

    Le logiciel applicatif du système de Ged est contraint de suivre ces évolutions, et son éditeur ou ses développeurs (tout particulièrement quand la Ged est open source) peuvent décider de ne plus mettre à jour leurs applicatifs.

    D’autres circonstances entraînent une réflexion sur le changement de système de Ged :

    • la disparition de l’éditeur ou des développeurs ;
    • le rachat d’un éditeur et l’évolution vers un nouvel applicatif issu de la fusion ;
    • la réorganisation de l’entreprise elle-même, suite à des fusions, des changements d’actionnaires ;
    • l’évolution des métiers, avec la dématérialisation de plus en plus forte de l’ensemble des processus ;
    • les changements de réglementation qui nécessitent de nouvelles fonctionnalités ou des évolutions ;
    • l’évolution du marché, qui propose des solutions équivalentes à des coûts d’exploitation réduits.

    Comment se préparer à un décommissionnement ?

    Pour évaluer les conséquences d’un décommissionnement et décider du remplacement d’un système de Ged, il est nécessaire de disposer des informations suivantes :

    • une cartographie du système d’information : 

    - Quelles applications s’interfacent avec la GED ? Par quels moyens ?
    - Pour quels métiers ?

    • un état documentaire :

    - Quelles typologies ? Quels classements ? Quelles règles de gestion ? Quelles métadonnées ? Quels utilisateurs ?
    - Quelles applications utilisent quels documents, en réception ou en émission ?

    Lire aussi : GED et confiance numérique : à chaque étape son texte normatif

    • un état de l’environnement juridique et réglementaire :

    - Quelles réglementations (lois, RGPD, Cnil, fiscales, sociales) s’appliquent aux documents manipulés ?
    - Quelles normes françaises ou internationales s’appliquent aux processus ou aux documents ? (Avec une attention particulière quand l’organisation intervient dans plusieurs pays, chacun disposant de sa propre réglementation.)

    • un état financier de l’existant :

      - Quels sont les coûts d’exploitation (licences, maintenance, hébergement, etc.) ?

      • les statistiques d’utilisation du système en place :

      - Volumétrie des flux entrants et sortants ;
      - Fréquence de consultation des documents ;
      - Taux de pannes et d’erreurs du système.

      • des éléments qualitatifs mesurables :

      - Nombre d’interventions de maintenance ;
      - Nombre d’appels des utilisateurs à la « hot-line »
      - Nombre de réclamations des utilisateurs.

      Réussir un décommissionnement nécessite aussi de disposer d’une bonne gouvernance de l’information. C’est grâce à cette gouvernance que les besoins d’évolution seront correctement maîtrisés et les coûts d’évolution réduits.

      Proposition méthodologique

      À partir des états de l’existant, il va falloir déterminer :

      • ce qui ne sert plus et pourra être éliminé ou archivé si une conservation réglementaire ou patrimoniale est obligatoire ou souhaitée ;
      • ce qui est nécessaire pour les métiers, c’est-à-dire les données et documents dont ils ont besoin pour leur activité quotidienne ;
      • ce qui est simple à extraire et comment cette extraction se réalise ;
      • ce qui demande une analyse plus approfondie et nécessitera une étude voire des développements particuliers pour transférer les informations.

      Le décommissionnement est aussi l’occasion de vérifier :

      • les besoins des utilisateurs (satisfactions, insatisfactions…) ;
      • les évolutions prévisibles dans un futur proche.

      Lire aussi : 4 pièges à éviter sur un projet numérique

      Retour sur investissement

      À partir des éléments financiers connus, il est important d’étudier les retours sur investissement possibles liés à l’évolution, en déterminant quel investissement est nécessaire pour réduire les coûts d’exploitation.

      Il est possible cependant que la décision de décommissionner (donc de remplacer une Ged) soit obligatoire (comme dans le cas de l’arrêt de support d’un éditeur) et que la nouvelle Ged ne soit pas moins coûteuse que la précédente. Une analyse des coûts d’investissement et d’exploitation reste utile dans tous les cas, et ce afin de bien sélectionner la solution remplaçante et de déterminer son budget.

      Construire son projet

      Finalement, il s’agit de construire un projet, précisant ce qui doit être réalisé, dans quelle temporalité, et pour quelles raisons. Ce projet répondra aux questions suivantes :

      • que doit-on changer ?

      - Parce qu’obsolète ;
      - Parce que trop coûteux ;
      - Parce que ne répondant plus correctement aux besoins ;
      - Parce que faisant double emploi.

      • quand doit-on changer ? Il convient d’estimer le degré d’urgence en fonction de :

      - Une nécessaire conformité réglementaire ;
      - Une réorganisation ou un déménagement prévu ;
      - Une obsolescence et même une disparition d’une application.

      Des éléments budgétaires sur les coûts à prévoir pour mener à bien ce projet sont à évaluer. Il faudra aussi déterminer si les ressources humaines de l’organisme permettent de mener le projet à bien sans assistance extérieure ou s’il sera nécessaire de faire appel à une assistance spécifique.

      Lire aussi : Dossier : Ged automatisée, quelle valeur ajoutée ?

      Penser archivage

      Le décommissionnement d’une Ged est l’occasion de se poser la question des archives :

      • est-il nécessaire de reprendre la totalité des documents présents dans l’ancienne Ged ?
      • faut-il archiver les documents non repris ? Et si oui, dans quel système d’archivage électronique (SAE) ? Existant ou à mettre en place à cette occasion ? SAE d’archives courantes et intermédiaires ou SAE patrimonial ?

      Les problèmes fréquemment rencontrés

      Lors d’un décommissionnement, il va falloir déterminer les informations qu’il est nécessaire d’extraire de l’ancienne solution et ceci peut engendrer plusieurs problèmes :

      • la difficulté, voire l’impossibilité, d’extraire à un coût raisonnable des données et des documents peut conduire à devoir conserver l’ancienne Ged active pendant un temps correspondant au besoin d’utilisation de ces informations.
      • l’extraction des données et des documents d’une Ged conduit fréquemment à accéder à des informations qui n’étaient que très rarement consultées, et à trouver ainsi des anomalies de saisie ou des incohérences entre la base de données documentaire et l’existant documentaire. Il faudra prendre des décisions pour régler les cas suivants :

      - présence d’un identifiant de document dans la base de données mais absence de ce document dans le stockage correspondant ;
      - présence de documents sur le stockage non référencés dans la base de données ;
      - erreurs de saisie dans les métadonnées des documents stockés ;
      - lien incorrect entre les métadonnées présentes dans la base et les documents stockés.

      • il peut exister des différences de codage des caractères entre l’ancienne et la nouvelle base de données. Par exemple, des caractères comme l’apostrophe ou les guillemets peuvent être considérés comme des séparateurs par la nouvelle base, alors qu’ils ne l’étaient pas auparavant. Il est même possible que ce soit le programme d’exportation qui interprète mal les caractères. La difficulté est assez fréquente avec les lettres accentuées ou les caractères particuliers, les codages de ces caractères pouvant être différents entre deux bases de données ou entre deux systèmes d’exploitation.

      Lire aussi : La Ged au cœur des enjeux RH

      Le décommissionnement d’une Ged en résumé

      • établir la liste des documents et données :

      - à éliminer (pas de migration ni archivage)
      - à conserver en archives
      - à importer dans la nouvelle solution et à archiver
      - à simplement importer dans la nouvelle solution

      • identifier toutes les parties prenantes au sein et à l’extérieur de l’organisation.
      • définir le cahier des charges du décommissionnement :

      - mise en place de la nouvelle Ged (prérequis de l’infrastructure et dimensionnement de la nouvelle solution) ;
      - planification de la migration et de l’archivage des données (export de l’ancienne Ged, importation dans la nouvelle Ged, versements dans le SAE).

      • mettre en place et tester le bon déroulement de l’opération.
      • former les exploitants, les administrateurs et les utilisateurs à la nouvelle GED.
      • mettre en place l’exploitation et la maintenance du système
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      Rencontre avec Stéphane Roder, le fondateur du cabinet AI Builders, spécialisé dans le conseil en intelligence artificielle. Également professeur à l’Essec, il est aussi l’auteur de l’ouvrage "Guide pratique de l’intelligence artificielle dans l’entreprise" (Éditions Eyrolles). Pour lui, "l’intelligence artificielle apparaît comme une révolution pour l’industrie au même titre que l’a été l’électricité après la vapeur".

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