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D’une Ged à l’autre : comment gérer un décommissionnement ?

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    Lors d’un décommissionnement, il faut déterminer les informations qu’il est nécessaire d’extraire de l’ancienne solution. (Vectorjuice/Freepik)
  • Comme tout système informatique, les plateformes de Ged subissent naturellement une obsolescence, en raison des évolutions programmées des matériels et des logiciels ou de l’organisation de l’entreprise. Changer de Ged implique un projet de décommissionnement. Voici une méthode pour le mener à bien.

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    Le contexte conduisant à décommissionner

    En informatique, l’obsolescence la plus rapide est celle des matériels, et par voie de conséquence des systèmes d’exploitation. Quand des fournisseurs annoncent l’arrêt des maintenances sur leurs produits, il devient urgent de prévoir leur remplacement et la mise en place d’un nouveau système.

    Le logiciel applicatif du système de Ged est contraint de suivre ces évolutions, et son éditeur ou ses développeurs (tout particulièrement quand la Ged est open source) peuvent décider de ne plus mettre à jour leurs applicatifs.

    D’autres circonstances entraînent une réflexion sur le changement de système de Ged :

    • la disparition de l’éditeur ou des développeurs ;
    • le rachat d’un éditeur et l’évolution vers un nouvel applicatif issu de la fusion ;
    • la réorganisation de l’entreprise elle-même, suite à des fusions, des changements d’actionnaires ;
    • l’évolution des métiers, avec la dématérialisation de plus en plus forte de l’ensemble des processus ;
    • les changements de réglementation qui nécessitent de nouvelles fonctionnalités ou des évolutions ;
    • l’évolution du marché, qui propose des solutions équivalentes à des coûts d’exploitation réduits.

    Comment se préparer à un décommissionnement ?

    Pour évaluer les conséquences d’un décommissionnement et décider du remplacement d’un système de Ged, il est nécessaire de disposer des informations suivantes :

    • une cartographie du système d’information : 

    - Quelles applications s’interfacent avec la GED ? Par quels moyens ?
    - Pour quels métiers ?

    • un état documentaire :

    - Quelles typologies ? Quels classements ? Quelles règles de gestion ? Quelles métadonnées ? Quels utilisateurs ?
    - Quelles applications utilisent quels documents, en réception ou en émission ?

    Lire aussi : GED et confiance numérique : à chaque étape son texte normatif

    • un état de l’environnement juridique et réglementaire :

    - Quelles réglementations (lois, RGPD, Cnil, fiscales, sociales) s’appliquent aux documents manipulés ?
    - Quelles normes françaises ou internationales s’appliquent aux processus ou aux documents ? (Avec une attention particulière quand l’organisation intervient dans plusieurs pays, chacun disposant de sa propre réglementation.)

    • un état financier de l’existant :
      - Quels sont les coûts d’exploitation (licences, maintenance, hébergement, etc.) ?les statistiques d’utilisation du système en place :- Volumétrie des flux entrants et sortants ; - Fréquence de consultation des documents ; - Taux de pannes et d’erreurs du système.des éléments qualitatifs mesurables :- Nombre d....
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