Article réservé aux abonnés Archimag.com

La Ged au cœur des enjeux RH

  • ged-ressources-humaines-automatisation-processus.jpg

    ged-ressources-humaines-automatisation-chatbot
    L’intégration d’un chatbot de la solution Clevy au sein de la Ged RH accélère le partage d’informations. (pch.vector/Freepik)
  • CNP Assurances assure le partage des documents de son service Ressources Humaines (RH) et dispose d’une vision unifiée des données grâce à une Ged efficace. Destinée aux équipes RH, cette plateforme bénéficie également à l’ensemble des managers et des collaborateurs.

    mail Découvrez Le Brief de la Démat, la newsletter thématique gratuite d'Archimag dédiée aux professionnels des data, de la dématérialisation et de la transformation numérique !


    Au sommaire


    La mise en place d’une Ged RH (ressources humaines) permet de répondre à de nombreux enjeux : accompagnement des équipes RH dans leurs missions, centralisation de la gestion documentaire dans l’entreprise et amélioration de la coopération entre les services RH, les managers et les salariés.

    Selon Serge Kotroukhoff, responsable du département Administration Solutions RH au sein de CNP Assurances, la Ged a toujours été incontournable dans ce secteur.

    « Par exemple, nous avons des obligations de conservation d’un certain nombre de documents, notamment les bulletins de paie des collaborateurs et les contrats de travail », explique-t-il. De fait, la Ged offre la possibilité de pouvoir conserver ces documents dans le temps en respectant également certaines conditions de sécurité.

    Un panel de solutions de Ged

    Chez CNP Assurances, la Ged mise en place est constituée d’un panel de solutions répondant à différents besoins. Depuis cinq ans, l’entreprise a opté pour l’éditeur ADP et sa solution ADP Décidium.

    « Cet outil nous permet de digitaliser l’ensemble des documents que nous sommes amenés à stocker. À tel point que nous tendons à un fonctionnement “zéro papier” au sein du secteur RH », affirme Serge Kotroukhoff.

    En effet, la dématérialisation des dossiers RH facilite l’accès, le partage, la collaboration et la communication entre les collaborateurs, les managers et les services RH.

    Lire aussi : Bien choisir sa Ged en 7 points clés + le tableau comparatif 2022

    « Avec ADP Décidium, nous stockons tous les contrats de travail, les avenants, les arrêts de travail, et plus globalement l’ensemble de la documentation RH ». Chaque collaborateur possède un dossier dédié contenant l’intégralité de ses données personnelles.

    Concernant les bulletins de paie, CNP Assurances dispose de deux outils distincts : Tagg Informatique et Coffreo. Le premier, centré sur l’éditique, est réservé à l’employeur. Il permet par exemple de transférer directement les bulletins de paie des collaborateurs sur Coffreo, le coffre-fort numérique dans lequel les salariés possèdent leur propre espace personnel.

    Comment ne pas s’y perdre ?

    Une seule solution intégrée ne serait-elle pas plus pratique ? Voici l’une des principales interrogations de la Direction des ressources humaines sur le choix des outils de Ged.

    « Lorsque nous avons choisi ADP Decidium, c’est évidemment ce que nous aurions souhaité. Considérant que des pistes d’amélioration sont possibles sur l’édition des bulletins de paie, nous avons conservé Tagg Informatique et Coffreo, car le flux d’information entre les deux fonctionnait très bien », précise Serge Kotroukhoff.

    Lire aussi : Supplément d'Archimag consacré à l'automatisation des processus

    La qualité des services est l’une des priorités de CNP Assurances. À moyen terme, l’évolution vers un système plus intégré optimisera également l’expérience utilisateur.

    Automatisation de processus

    La mise en place de la Ged de CNP Assurances a permis d’améliorer les services apportés aux salariés, grâce notamment à l’automatisation de certains processus qui réduit les délais de traitement. Et les collaborateurs, qui disposent de portails dédiés, peuvent aussi y réaliser des tâches de façon autonome, comme l’enregistrement d’un changement d’adresse ou de compte bancaire.

    Lire aussi : Des chatbots no-code pour automatiser vos processus

    L’intégration d’un chatbot de la solution Clevy au sein de la Ged RH accélère ce partage d’informations. « Initialement dédié à la recherche d’informations RH, il offre désormais aux collaborateurs un accès à leurs données personnelles ».

    Cet article vous intéresse? Retrouvez-le en intégralité dans le magazine Archimag !
    ged-automatisée-valeur-ajoutée
    Avec l’automatisation, les applications de gestion électronique des documents (Ged) peuvent franchir un pas de plus en faveur des organisations dématérialisées. Les enjeux sont multiples : gain d’efficacité, bien sûr, mais aussi meilleures fiabilité et traçabilité. Pour automatiser davantage, il faudra identifier les flux, chasser les tâches sans valeur ajoutée, modéliser, tester, mettre en oeuvre…
    Acheter ce numéro  ou  Abonnez-vous
    À lire sur Archimag
    Les podcasts d'Archimag
    Rencontre avec Stéphane Roder, le fondateur du cabinet AI Builders, spécialisé dans le conseil en intelligence artificielle. Également professeur à l’Essec, il est aussi l’auteur de l’ouvrage "Guide pratique de l’intelligence artificielle dans l’entreprise" (Éditions Eyrolles). Pour lui, "l’intelligence artificielle apparaît comme une révolution pour l’industrie au même titre que l’a été l’électricité après la vapeur".

    2025-Catalogue Dématérialisation-Serda Formation