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Au sommaire
- Dossier : Ged automatisée, quelle valeur ajoutée ?
- Comment automatiser la gestion documentaire
- Ged : automatiser pour performer
- La Ged au cœur des enjeux RH
- Automatisation du courrier : « les entreprises françaises fonctionnent à deux vitesses »
- Comptabilité et ged : faciliter la facture
La mise en place d’une Ged RH (ressources humaines) permet de répondre à de nombreux enjeux : accompagnement des équipes RH dans leurs missions, centralisation de la gestion documentaire dans l’entreprise et amélioration de la coopération entre les services RH, les managers et les salariés.
Selon Serge Kotroukhoff, responsable du département Administration Solutions RH au sein de CNP Assurances, la Ged a toujours été incontournable dans ce secteur.
« Par exemple, nous avons des obligations de conservation d’un certain nombre de documents, notamment les bulletins de paie des collaborateurs et les contrats de travail », explique-t-il. De fait, la Ged offre la possibilité de pouvoir conserver ces documents dans le temps en respectant également certaines conditions de sécurité.
Un panel de solutions de Ged
Chez CNP Assurances, la Ged mise en place est constituée d’un panel de solutions répondant à différents besoins. Depuis cinq ans, l’entreprise a opté pour l’éditeur ADP et sa solution ADP Décidium.
« Cet outil nous permet de digitaliser l’ensemble des documents que nous sommes amenés à stocker. À tel point que nous tendons à un fonctionnement “zéro papier” au sein du secteur RH », affirme Serge Kotroukhoff.
En effet, la dématérialisation des dossiers RH facilite l’accès, le partage, la collaboration et la communication entre les collaborateurs, les managers et les services RH.
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« Avec ADP Décidium, nous stockons tous les contrats de travail, les avenants, les arrêts de travail, et plus globalement l’ensemble de la documentation RH ». Chaque collaborateur possède un dossier dédié contenant l’intégralité de ses données personnelles.
Concernant les bulletins de paie, CNP Assurances dispose de deux outils distincts : Tagg Informatique et Coffreo. Le premier, centré sur l’éditique, est réservé à l’employeur. Il permet par exemple de transférer directement les bulletins de paie des collaborateurs sur Coffreo, le coffre-fort numérique dans lequel les salariés possèdent leur propre espace personnel.
Comment ne pas s’y perdre ?
Une seule solution intégrée ne serait-elle pas plus pratique ? Voici l’une des principales interrogations de la Direction des ressources humaines sur le choix des outils de Ged.
« Lorsque nous avons choisi ADP Decidium, c’est évidemment ce que nous aurions souhaité. Considérant que des pistes d’amélioration sont possibles sur l’édition des bulletins de paie, nous avons conservé Tagg Informatique et Coffreo, car le flux d’information entre les deux fonctionnait très bien », précise Serge Kotroukhoff.
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La qualité des services est l’une des priorités de CNP Assurances. À moyen terme, l’évolution vers un système plus intégré optimisera également l’expérience utilisateur.
Automatisation de processus
La mise en place de la Ged de CNP Assurances a permis d’améliorer les services apportés aux salariés, grâce notamment à l’automatisation de certains processus qui réduit les délais de traitement. Et les collaborateurs, qui disposent de portails dédiés, peuvent aussi y réaliser des tâches de façon autonome, comme l’enregistrement d’un changement d’adresse ou de compte bancaire.
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L’intégration d’un chatbot de la solution Clevy au sein de la Ged RH accélère ce partage d’informations. « Initialement dédié à la recherche d’informations RH, il offre désormais aux collaborateurs un accès à leurs données personnelles ».
