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Comment réussir le déploiement d'une Gec

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    « Ne pas impliquer les collaborateurs dans un projet gestion électronique de courrier (Gec) risque de déboucher sur des difficultés d’appropriation de l’outil », explique Caroline Pichon, consultante au sein du cabinet Serda.
  • Caroline Pichon, consultante au sein du cabinet Serda, livre ses recommandations pour le déploiement d’une solution de gestion électronique du courrier, depuis le choix du prestataire jusqu’à l’accompagnement des utilisateurs.

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    Au sommaire :


    Peu d’organisations disposent d’une solution de gestion électronique de courrier (Gec). Comment expliquer ce retard ?

    Plusieurs facteurs peuvent l’expliquer : la peur du coût d’une solution Gec, la crainte du changement, la méconnaissance des bénéfices et des fonctionnalités de ces logiciels… L’inquiétude face au prix d’un outil doit être relativisée, car il dépend de la volumétrie à laquelle est confrontée l’organisation.

    Quelles sont les bonnes pratiques pour déployer une Gec ?

    En amont, il est important de bien définir les besoins de l’organisation, les différents types de courriers qui seront traités, les canaux d’entrée (courrier papier, courrier électronique, formulaires en ligne, etc.), et la volumétrie. Il faut également identifier les services impliqués par l’acquisition d’une Gec, et en particulier l’utilisateur final afin de le mettre au cœur de la réflexion, car c’est lui qui utilisera l’outil quotidiennement.

    Pour cela, des réunions d’information peuvent être organisées et un réseau de référents mis en place. Les projets qui échouent sont généralement ceux dans lesquels l’utilisateur final n’a pas été impliqué au départ du projet.

    Le déploiement d’une Gec est souvent l’occasion de revoir ces canaux et de centraliser l’arrivée de certaines typologies d’e-mails dans des messageries dédiées. Elle peut également permettre de repenser la fonction courrier, et c’est d’ailleurs ce que font de plus en plus d’organisations lorsqu’elles s’aperçoivent que la part de courrier physique décroît en faveur du courrier électronique. Elles n’ont alors plus nécessairement besoin de grands centres de numérisation.

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    Cette phase en amont peut durer plusieurs mois pour aboutir au choix du logiciel le mieux adapté. Elle est l’occasion de réfléchir à l’intégration future d’autres outils, comme la signature électronique ou à la possibilité de mettre en place des connecteurs vers une solution tierce (parapheur électronique, coffre-fort électronique, système d’archivage électronique, par exemple).

    Ou bien d’outils d’OCR (reconnaissance optique de caractères), de Lad (lecture automatique de documents) ou de Rad (reconnaissance automatique de documents) pour la numérisation du courrier.

    Il convient de penser à l’évolutivité de la solution afin de ne pas faire le choix d’une solution bridée. Cette phase en amont doit précéder la rédaction du cahier des charges.

    Qu’en est-il du déploiement ?

    La phase de déploiement demande beaucoup de rigueur et d’implication de la part des acteurs techniques : la DSI (direction de services informatiques), le RSSI (responsable de la sécurité des systèmes d’information), le DPO (délégué à la protection des données) pour le respect du RGPD. L’implication de tous ce....
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    Est-ce la fin annoncée des « ouvreurs d’enveloppes » ou en tout cas une formidable opportunité d’évolution pour les services courrier ? Indispensable à tout projet de digitalisation, la gestion électronique du courrier (Gec) est annonciatrice de changements. Désormais, les entités métier pilotent la circulation des flux courrier entrant et sortant. Et de nouvelles briques optimisent toujours plus ces circuits, depuis la capture jusqu’à l’archivage, comme les imprimantes virtuelles, la LRE ou l’e-enveloppe, dont la gestion est centralisée par des plateformes performantes garantes de la traçabilité. Comment mener ces projets, sources d’évolutions pour les organisations comme pour les métiers ? Experts et entreprises témoignent.
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    Saison 2, Ép. 7 - Diplômé de l'École nationale des chartes et de l'Institut national du Patrimoine, Bruno Ricard est conservateur général du patrimoine. Il est également directeur des Archives nationales depuis 2019. Au micro de Bruno Texier, il revient, pour les podcasts d'Archimag, sur les grands projets des Archives nationales. Mais avec le développement exponentiel de l'intelligence artificielle, une première question se dessine : les archivistes doivent-ils craindre pour leur métier face à la puissance de l'IA ?

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