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Au sommaire :
- Dossier : Comment la gestion électronique du courrier se réinvente ?
- Sous le capot de la Gec, l’IA devient incontournable : de nouvelles briques technologiques offrent des gains considérables en termes de temps et de fluidité des processus
- Comment réussir le déploiement d’une Gec : Caroline Pichon, consultante chez Serda Conseil, livre ses recommandations
Peu d’organisations disposent d’une solution de gestion électronique de courrier (Gec). Comment expliquer ce retard ?
Plusieurs facteurs peuvent l’expliquer : la peur du coût d’une solution Gec, la crainte du changement, la méconnaissance des bénéfices et des fonctionnalités de ces logiciels… L’inquiétude face au prix d’un outil doit être relativisée, car il dépend de la volumétrie à laquelle est confrontée l’organisation.
Quelles sont les bonnes pratiques pour déployer une Gec ?
En amont, il est important de bien définir les besoins de l’organisation, les différents types de courriers qui seront traités, les canaux d’entrée (courrier papier, courrier électronique, formulaires en ligne, etc.), et la volumétrie. Il faut également identifier les services impliqués par l’acquisition d’une Gec, et en particulier l’utilisateur final afin de le mettre au cœur de la réflexion, car c’est lui qui utilisera l’outil quotidiennement.
Pour cela, des réunions d’information peuvent être organisées et un réseau de référents mis en place. Les projets qui échouent sont généralement ceux dans lesquels l’utilisateur final n’a pas été impliqué au départ du projet.
Le déploiement d’une Gec est souvent l’occasion de revoir ces canaux et de centraliser l’arrivée de certaines typologies d’e-mails dans des messageries dédiées. Elle peut également permettre de repenser la fonction courrier, et c’est d’ailleurs ce que font de plus en plus d’organisations lorsqu’elles s’aperçoivent que la part de courrier physique décroît en faveur du courrier électronique. Elles n’ont alors plus nécessairement besoin de grands centres de numérisation.
Cette phase en amont peut durer plusieurs mois pour aboutir au choix du logiciel le mieux adapté. Elle est l’occasion de réfléchir à l’intégration future d’autres outils, comme la signature électronique ou à la possibilité de mettre en place des connecteurs vers une solution tierce (parapheur électronique, coffre-fort électronique, système d’archivage électronique, par exemple).
Ou bien d’outils d’OCR (reconnaissance optique de caractères), de Lad (lecture automatique de documents) ou de Rad (reconnaissance automatique de documents) pour la numérisation du courrier.
Il convient de penser à l’évolutivité de la solution afin de ne pas faire le choix d’une solution bridée. Cette phase en amont doit précéder la rédaction du cahier des charges.
Qu’en est-il du déploiement ?
