Sous le capot de la Gec, l’IA devient incontournable

En quelques années, la gestion électronique de courrier (Gec) s’est enrichie de briques technologiques qui ont permis des gains considérables en termes de temps et de fluidité des processus. Lad, OCR, vidéocodage, intelligence artificielle et traitement automatique des langues sont devenus d’incontournables outils au service de la Gec.

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Au sommaire :

Dossier : Comment la gestion électronique du courrier se réinvente ?
Sous le capot de la Gec, l’IA devient incontournable : de nouvelles briques technologiques offrent des gains considérables en termes de temps et de fluidité des processus
Comment réussir le déploiement d’une Gec : Caroline Pichon, consultante chez Serda Conseil, livre ses recommandations

C’est un chiffre qui en dit long sur la marge de progression des logiciels de Gec : 69 % des organisations n’ont toujours pas mis en place une salle de courrier numérique et continuent de gérer les courriers entrants manuellement.

Un chiffre qui interpelle d’autant plus que les salles de courrier numérique ont largement profité des avancées technologiques de ces dernières années. Elles proposent désormais des fonctionnalités susceptibles d’alléger considérablement les entreprises dans la gestion de leur courrier.

On pense évidemment aux outils de Lad (lecture automatique de documents) qui permettent d’extraire, par reconnaissance optique de caractères (OCR), des informations textuelles sur des documents numérisés de type formulaires structurés ou semi-structurés.

Les éditeurs de solutions de gestion électronique de courrier ne s’y sont d’ailleurs pas trompés : tous proposent une brique de Lad depuis plusieurs années déjà et permettent aux organisations de suivre la traçabilité de leur correspondance (entrante et sortante) avec la possibilité de détecter les éventuels incidents de parcours.

Des gains considérables

Plus récente, l’intelligence artificielle (IA) a également été intégrée dans certaines solutions afin d’automatiser, autant que possible, les processus. À la clé, des gains considérables en termes de temps et de procédure : numérisation des courriers entrants sans tri préalable (voire même sans ouverture, pour les solutions les plus avancées), identification et classement des documents selon leur typologie (factures, bons de commande, devis, etc.), extraction et indexation d’informations des pièces numérisées…

Encore mieux, ces informations peuvent ensuite être injectées dans des solutions de Ged (gestion électronique de documents), des ERP (progiciel de gestion intégré) ou des CRM (gestion de relation client). Le tout de façon sécurisée afin de préserver l’intégrité du courrier entrant.

La puissance de l’IA est d’autant plus utile lorsque l’on sait que les canaux d’entrée du courrier sont presque aussi nombreux que les types de documents : par pli postal traditionnel, par courrier électronique, par coursier, via un formulaire de contact et/ou de réclamation en ligne, par une navette interne…Fi....

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Est-ce la fin annoncée des « ouvreurs d’enveloppes » ou en tout cas une formidable opportunité d’évolution pour les services courrier ? Indispensable à tout projet de digitalisation, la gestion électronique du courrier (Gec) est annonciatrice de changements. Désormais, les entités métier pilotent la circulation des flux courrier entrant et sortant. Et de nouvelles briques optimisent toujours plus ces circuits, depuis la capture jusqu’à l’archivage, comme les imprimantes virtuelles, la LRE ou l’e-enveloppe, dont la gestion est centralisée par des plateformes performantes garantes de la traçabilité. Comment mener ces projets, sources d’évolutions pour les organisations comme pour les métiers ? Experts et entreprises témoignent.

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Cherchant à toujours mieux répondre aux besoins des activités privées et publiques, la dématérialisation ne cesse d’évoluer. Selon le contexte, telle approche conviendra mieux qu’une autre… Affaire d’état du système d’information, de gouvernance et de stratégie. Mais derrière l’engouement pour le cloud (Saas), le marché doit être décrypté. De la Ged au réseau social d’entreprise, de multiples briques et assemblages peuvent servir la dématérialisation, tandis que l’intelligence artificielle bouscule les habitudes. Les derniers impératifs juridiques sont rappelés. Les concepts et les normes utiles sont décrits. Des méthodes montrent comment analyser ses processus et flux documentaires et élaborer le Swot déclencheur de son projet de dématérialisation. Comment se lancer dans la mise en oeuvre ? En connaissant les outils, matériels et logiciels, en acquérant de la méthode et en prenant exemple sur des retours d’expérience : gestion du courrier, traitement de la facture, signature électronique, coffre-fort numérique, automatisation des processus.

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