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Des digital workspaces à la digital workplace : comment concevoir une solution qui convienne à tous ?

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    Transposer les espaces de travail et de collaboration physiques en workspaces numériques adaptés ne s’improvise pas. Pourtant, c’est la clé pour bénéficier d’une digital workplace qui réponde aux besoins de chacun. (Freepik/rawpixel.com)
  • Dans les locaux d’une organisation, chacun dispose généralement d’espaces de travail qui répondent à ses besoins professionnels. Mais qu’en est-il de l’espace numérique ? Comment faire pour qu’une digital workplace devienne un environnement de travail qui soutienne les activités de chacun de ses membres à l’aide d’espaces idoines (les digital workspaces) ? Les experts livrent leurs conseils pour passer des besoins individuels à une solution unifiée collective, pour mettre en place une gouvernance dédiée, pour passer du « shadow IT » à « l’alternative IT » et pour favoriser la collaboration.

    Temps de lecture : 7 minutes

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    Que feriez-vous d’un smartphone qui vous ne vous proposerait que des applications boursières ou de domotique, alors que vous souhaitez surtout communiquer avec vos proches et ne disposez ni d’un portefeuille boursier, ni de matériel connecté ? Vous ne l’utiliseriez sans doute pas ou alors vous vous tourneriez vers des applications alternatives, quitte à ouvrir une faille de sécurité.

    Quelle différence entre digital workplace et digital workspace ?

    « On pourrait comparer la digital workplace à votre téléphone portable », expliquait Aline Habert, consultante senior chez Serda Conseil lors du webinaire organisé par Serda-Archimag en juillet 2020, « Les cinq clés pour réussir sa digital workplace » : « C’est depuis votre smartphone que vous pouvez accéder à toutes les applications dont vous avez besoin au quotidien, pour consulter la météo ou envoyer des messages, par exemple. Pour la digital workplace, c’est pareil : son environnement unifié vous permet d’accéder à un catalogue de workspaces qui sont des espaces de travail, des applications ou des fonctionnalités dont vous avez besoin pour travailler ».

    Mais alors comment faire pour que les différentes briques — les workspaces — d’une digital workplace correspondent parfaitement aux besoins fonctionnels, aux usages et aux activités métier des différents utilisateurs ? Et ce afin que la plateforme remporte l’adhésion de tous et pour éviter que certains n’utilisent des applications ou des outils grand public ou personnels à des fins professionnelles, sans validation de la direction informatique (ce qu’on appelle le « shadow IT ») ?

    enlightenedLire aussi : Digital workplace : des pratiques en hausse mais encore marginales

    Un outil unifié centré sur l’utilisateur

    « Installer MS 365 ou Google Workspace ou une autre solution embarquant des outils collaboratifs et de partage ne suffit pas », confirmait Serda Conseil dans le supplément d’Archimag « Digital workplace : conseils et solutions pour l’adopter » : « La digital workplace doit rester centrée sur l’utilisa....
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