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1988, c’est l’époque des Citroën AX et XM. C’est aussi celle où, chez leur constructeur, le groupe PSA, Thierry Le Guillou fait ses débuts, côté technique, conception assistée par ordinateur et recherche et développement. La gestion documentaire devient peu à peu son cœur de métier.
Aujourd’hui, cela fait plus de dix ans qu’il est responsable de la gouvernance de l’information (GI) et du documentaire, rattaché à la direction de la sûreté du groupe. Un groupe désormais baptisé Stellantis, résultat, en janvier 2021, de la fusion du groupe PSA et de Fiat Chrysler Automobiles. Quatorze marques automobiles sont ainsi chapeautées.
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La gouvernance de l'information au service de l’activité de Stellantis
Thierry Le Guillou définit une gouvernance de l’information toute entière au service de l’activité. Elle comprend l’ensemble des règles facilitant la productivité de l’entreprise, ceci grâce à la rigueur de ses processus.
Dans la construction d’une voiture, de nombreux métiers sont impliqués. Pour réduire les délais, ils doivent pouvoir agir en parallèle, anticiper, chacun s’appuyant sur une information fournie par l’autre, une information parcellaire, mais de confiance. Par exemple, le dessinateur d’un bureau d’étude représentera une portière par un simple triangle, celui-ci reliant deux charnières à une serrure.
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Ces informations fiables sont déjà suffisantes pour que l’on travaille, d’un côté sur la résistance des matériaux, de l’autre sur l’encombrement, d’un autre encore sur les revêtements… En recherche et développement, on utilise le terme d’officialisation : une pièce connaît plusieurs versions, jusqu’à son officialisation établissant un feu vert pour, par exemple, la conception de son outil d’emboutissage.
Au bout du compte, sans gestion de l’information et des processus, sans gestion des versions, il n’y aurait pas de voiture !
Il faut donc établir des règles. Elles répondent à une préoccupation d’efficacité, mais aussi de sécurité. Il n’est pas nécessaire d’abreuver tout le monde d’informations - on se limite au “need to know” (besoin de connaître), précise Thierry Le Guillou. Attention aussi à respecter la confidentialité voulue.
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Règles propres à la sécurité et à la gouvernance : 5 personnes et un réseau
Concrètement, c’est un petit nombre de personnes, cinq, situées à Poissy (Yvelines) qui définissent ces règles propres à la sécurité et à la GI. Stellantis a ici reconduit l’organisation présente chez PSA ; avec la fusion, il est prévu le renfort de collaborateurs états-uniens. De plus, pour diffuser les règles et former, on s’appuie sur un réseau de correspondants présents dans toutes les activités, communication, finances, informatique, recherche et développement, achats…
Par ailleurs, c’est la gestion totale du cycle de vie de l’information qui est considérée, depuis la création de contenu jusqu’à la conservation. Pourquoi ne pas distinguer records management et archivage ? “On ne travaille plus en mode séquentiel”, répond le responsable ; “il faut optimiser le temps et les ressources, aux utilisateurs d’intégrer en amont cette problématique”.
Tout est fait pour aller dans ce sens, en tirant parti de l’excellence des outils à chaque étape du cycle de vie :
- la création en mode collaboratif avec Office 365 ;
- la diffusion maîtrisée avec un document management system interne au groupe ;
- l’archivage de longue durée avec la solution Everteam côté ex-PSA.
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Trois niveaux d’action
On agit à trois niveaux. Tout d'abord, les règles imposées par la réglementation, les audits - “la loi”, résume Thierry Le Guillou -, sont rédigées dans un certain formalisme. Ce sont des documents longs, de quatre à six pages, qui peuvent être jugés rébarbatifs par les collaborateurs. Ils s’adressent aux auditeurs et aux responsables concernés. A eux de les décliner pour leur activité. Par exemple, les règles seront traduites par l’informatique en modes opératoires et l’on en déduira les outils nécessaires.
Ensuite, ces informations sont rendues accessibles via le portail du groupe. S’y trouvent des espaces officiels avec des “espaces de référence” où toutes les règles sont disponibles pour toute l’entreprise.
Enfin, dans une logique de conduite du changement, l’accent est mis sur l’éducation. Dans un site web de référence, ces documents sont résumés en standard “vite lu” : des articles très courts, illustrés de principes applicables au quotidien. Ce lourd travail est l’œuvre de Thierry Le Guillou et de son équipe, mais c’est un corpus très stable qui ne réclame aujourd'hui quasiment que de l’entretien. Cependant la création de Stellantis nécessite maintenant d’adapter cette documentation au nouveau groupe.
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Multiplier les canaux
Pour assurer un taux de lecture satisfaisant, les canaux de diffusion sont multipliés. La même information est réinjectée dans des articles documentaires et sur la sécurité destinés au portail du groupe en utilisant la technologie web des liens URL afin d’éviter les doublons. Elle est aussi reprise dans le cadre d’ateliers, d’e-learning, de mailings…
Thierry Le Guillou se souvient d’une opération menée de 2016 à 2018. Elle consistait en un programme annuel de formation, suivi d’un questionnaire lancé à chaque fin d’année et permettant de progresser étape par étape. Le premier interrogeait sur le degré de conscience des sondés sur les sujets de maîtrise de l’information ou de sécurité. Le deuxième portait sur la connaissance des outils et procédures. Le troisième et dernier sur la mise en pratique effective. “Cela a beaucoup aidé les collaborateurs”. Des tests direction par direction ou sur l’ensemble du groupe sont poursuivis.
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S'accorder sur une politique unique
Avec la fusion et Stellantis, le responsable de la gouvernance de l’information s’attache à embarquer l’ensemble du groupe dans la même logique. Pour lui, les Américains ont un très bon niveau de compréhension du records management, puisqu’ils en sont à l’origine.
Le nouveau périmètre de l’entreprise réclame que l’on s’accorde sur une politique de GI unique. En décembre 2021, le comité d’éthique et de conformité (« compliance ») a validé les politiques du groupe qui définissent les principes et les obligations de la maîtrise de l’information.
De nouveau, il faut communiquer, former, décliner en procédures. Pour Thierry Le Guillou, s’agit-il de repartir de zéro ? Il répond par la négative : “On repart avec des acquis. Ce qui est enthousiasmant, c’est de voir que le travail qui a été mené à PSA est reconnu et l’organisation reconduite”. De plus, de nouveaux projets s’enclenchent. La communication va se faire systématiquement en multilingue. Le mode de travail change, avec un fonctionnement distribué, ce que beaucoup de nouveaux collègues ne connaissaient pas. Sans attendre, une “masse critique” de la collectivité doit être convaincue et mise à niveau.
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Le conseil de Thierry Le Guillou
Une gouvernance de l’information efficace bénéficie nécessairement du soutien à la fois du “top management” et des managers intermédiaires. A l’occasion du lancement d’un projet, il ne faut pas hésiter à faire le tour des directions, à intervenir auprès des équipes en faisant valoir le soutien du comité exécutif.
C’est particulièrement vrai dans un contexte de records management. Le réflexe naturel des collaborateurs est de vouloir tout conserver. Un mot d’ordre venant d’en haut peut changer cette habitude.
Faible impact du Covid
La crise sanitaire impacte peu le travail des équipes de Stellantis ou auparavant de PSA. Les équipes - aujourd’hui près de 300 000 personnes - sont réparties sur de nombreux sites. Les réunions en visio sont courantes. Avant même le Covid, la direction des ressources humaines avait engagé une forte orientation vers le télétravail. Avant le premier confinement, en mars 2020, déjà 16 000 réseaux privés virtuels (VPN) étaient actifs, chiffre porté à plus de 40 000 en peu de mois.
