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Digital workplace : mettre les chances de son côté grâce à un déploiement réussi

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    Selon plusieurs études (McKinsey & Company, Business Harvard Review...), environ 70 % des projets de conduite du changement se soldent par un échec. (DCStudio/Freepik)
  • Le succès d'une digital workplace doit beaucoup à l’attention portée au moment de son déploiement. Recueil des besoins, communication interne et formation sont des étapes incontournables de la conduite du changement. Ce parcours peut être réalisé en interne ou avec l’aide d’un cabinet spécialisé. 

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    Alors que les organisations sont de plus en plus nombreuses à se doter de solutions de digital workplace, la question du déploiement d’un tel outil ne doit pas être prise à la légère. On se souvient en effet de la célèbre étude du cabinet Gartner parue en 2013 : seulement 10 % des déploiements de réseaux sociaux d’entreprise (RSE) se soldaient alors par un succès.

    Dix ans plus tard, on ne parle plus guère de RSE, mais le déploiement d’une digital workplace doit faire l’objet d’une attention de tous les instants pour être couronné de succès. Avant de procéder au choix d’une solution, il convient notamment de bien cerner les besoins et les usages de l’organisation.

    Lire aussi : Logiciel en dématérialisation - Digital Worplace : Comparatif, guide d’achat et fonctionnalités

    Cela peut passer par une enquête préalable menée auprès des collaborateurs pour connaître leurs besoins et identifier les éventuels points de friction. C’est ce qui permettra ensuite d’adapter l’outil afin d’en faire une véritable digital workspace pour les utilisateurs.

    « La digital workplace sera utilisée par vos collaborateurs. Il est donc primordial de définir en amont leur besoin pour déterminer les fonctionnalités à intégrer », explique la société de services et de conseil informatiques Mozzaik365. « N’hésitez pas à convier les futurs utilisateurs à des ateliers de conception. Vos collaborateurs sont une mine d’informations extrêmement précieuses pour construire cet environnement sur mesure. Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour concevoir ce projet. La méthode du design thinking s’y prête très bien. En effet, elle se base sur le besoin de l’utilisateur pour développer des solutions innovantes et résoudre un problème. Ainsi, en misant sur l’innovation collaborative et la coconception, vous pourrez répondre aux questions de l’usage et des besoins des différents collaborateurs de manière rapide et efficace. » 

    Recueil des besoins des futurs utilisateurs Même son de cloche pour Ludovic Torres, responsable services professionnels au sein du Groupe Spectrum : « le recueil des besoins des futurs utilisateurs est indispensable. Les organisations qui achètent une solution sur sa seule notoriété — Microsoft par exemple — peuven....
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    Sur site, en situation de mobilité ou en télétravail, les collaborateurs évoluent aujourd’hui dans des environnements variés. Pour éviter la dispersion, il faut orchestrer, favoriser l’efficacité de l’organisation, des équipes et des métiers. Les digital workplaces et digital workspaces, avec leurs périmètres propres, deviennent les outils de référence, le socle des activités et des échanges. Y convergent les dimensions d’intranet, de réseau social d’entreprise, de gestion documentaires et des connaissances (knowledge management). Des conditions de sécurité sont à respecter. Mais comment s’installe une digital workplace ? Comment est-elle pilotée ? Comment l’information y est-elle gouvernée ? Selon les contextes, toutes les fonctionnalités sont-elles à utiliser ? Comment conduire le changement et former les utilisateurs ? Et bien sûr : quel outil choisir ? Réponses avec des méthodes, des conseils, un panorama de solutions et des retours d’expérience.
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