La visioconférence dans la ligne de mire des digital workplaces

Le 16/06/2023 Bruno Texier

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La visioconférence s’est imposée en quelques semaines, à la faveur des différents confinements de l’année 2020, pour devenir aujourd’hui une routine. (DCStudio/Freepik)

Dopée par le travail à distance, la visioconférence trouve naturellement sa place dans la plupart des digital workplaces du marché. Cette fonctionnalité, souvent intégrée à partir de solutions tierces, propose de plus en plus de fonctionnalités pratiques.

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C’est devenu un rituel quasi quotidien pour de très nombreux salariés et agents de la fonction publique : activer la caméra de son ordinateur pour assister à une réunion en distanciel est désormais à la portée de tous. Certains utilisent même la caméra de leur smartphone lorsqu’ils sont éloignés de leur poste informatique !

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La visioconférence s’est imposée en quelques semaines, à la faveur des différents confinements de l’année 2020, pour devenir aujourd’hui une routine. Les digital workplaces n’échappent pas au mouvement. Elles embarquent des outils de visioconférence qui présentent une particularité : il s’agit souvent de dispositifs intégrés à partir de solutions tierces.

Parmi les plus répandues, on note la présence de l’incontournable Zoom, mais aussi Jitsi, Glowbl, Whereby ou BigBlueButton. Zoom a accédé à la notoriété mondiale lors des confinements de 2020. Le grand public et les entreprises se sont jetés sur cet outil : le nombre d’utilisateurs par jour est subitement passé de 10 millions en décembre 2019 à 200 millions en mars 2020 !

Gratuit jusqu’à 100 participants, Zoom commercialise des abonnements payants si l’on souhaite augmenter le nombre de parties prenantes, accroître la limite de temps de communication ou obtenir des fonctionnalités plus avancées. Jitisi a également "profité" de la crise sanitaire avec un nombre d’utilisateurs qui est passé de 200000 à 20 millions en quelques mois seulement.

Précision importante : cet outil est intégré à la liste des logiciels libres préconisés par la Direction interministérielle du numérique (Dinum) comme le système de webconférence des agents des services de l’État.

Grande souplesse dans l’utilisation quotidienne de la vidéo

Les outils de visioconférence ont de nombreux atouts, mais ils ont une contrainte : ils doivent reposer sur une infrastructure informatique suffisamment robuste pour encaisser la bande passante nécessaire aux flux vidéo.

Ce préalable étant assuré, ces applications offrent une grande souplesse dans l’utilisation quotidienne de la vidéo : il est ainsi possible de déclencher une "visio" à deux à partir du profil d’un membre ou bien d’un évènement programmé dans le calendrier.

Du côté des fonctionnalités, les digital workplaces proposent, peu ou prou, la même chose : discussion (tchat), partage d’écran, enregistrement des visioconférences, personnalisation de l’arrière-plan, accès en situation de mobilité, création de sondages en ligne, possibilité de flouter le décor selon les recommandations de la Cnil (voir encadré), etc.

Bien entendu, les entreprises devront passer par le tiroir-caisse pour disposer de tout ou partie de ces fonctionnalités.

Quand la Cnil se penche sur la visioconférence face au RGPD

Digital workplace, caméras et RGPD font-elles bon ménage? Pour la Cnil, la question mérite d’être posée : "l’activation des caméras dans une visioconférence constitue un traitement de données personnelles, régi par le RGPD, qui peut conduire à révéler des informations intimes."

La Cnil invite les employeurs à privilégier les solutions de visioconférence qui permettent aux utilisateurs de flouter l’arrière-plan afin de ne pas faire apparaître les images de leur domicile (qui peuvent révéler des informations privées) ou même des tiers qui passeraient dans le champ de la caméra.

La Cnil précise que "l’employeur ne peut pas imposer systématiquement l’activation de leur caméra aux salariés en télétravail qui participent à des visioconférences." À quelques exceptions près : entretien "RH", rencontre avec des clients extérieurs, présentation de nouveaux arrivants, etc.

"Lorsque c’est possible, il est préférable d’en avoir au préalable informé le salarié qui pourra s’organiser en conséquence (choix d’une pièce adéquate, etc.)."