Formation et compétences des métiers de la veille et de la documentation : la grande enquête 2023

La 8e enquête de l’Observatoire Archimag-Serda Compétences sur les métiers et compétences des professionnels de la gestion de l’information (enquête menée en ligne du 10 février 2023 au 13 mars 2023 auprès de 350 professionnels de l’information) est riche d’enseignements. Elle témoigne de nouvelles compétences à acquérir sur fond de quelques inquiétudes.

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En sortant doucement de la période Covid, nous constatons que certaines pratiques métiers se sont durablement installées (télétravail, mobilité, etc.) et font de plus en plus appel à de nouveaux outils et surtout aux bonnes pratiques pour les utiliser. Nos métiers sont toujours très dynamiques et les professionnels se sont dans l’ensemble adaptés.

Au nombre des nouvelles technologies, l’intelligence artificielle (IA) est en fort développement (ChatGPT, Bard II) et une forme d’inquiétude peut s’installer sur deux axes : « les machines vont-elles me remplacer ? » et « vais-je savoir m’adapter à ces nouveaux outils ? ». La montée en compétences dans ce domaine est nécessaire.

Les enjeux liés à votre métier

Les trois premiers enjeux qui ressortent de notre enquête sont à 52 % la capitalisation des connaissances, à 45 % l’organisation de la pérennité des données de l’entreprise et à 39 % tendre vers des méthodes de travail collaboratives.

Ce trio de tête est stable depuis 3 ans et cela nous semble représentatif de la nécessité de préserver le capital informationnel de sa structure tout en étant en veille et en prise sur l’actualité pour acquérir de nouvelles sources d’informations, indispensables pour prendre des décisions ou mener des projets. C’est la parfaite illustration de la gestion de la mémoire et du savoir.

Des métiers qui se complexifient ?

En 4 ans, nous constatons une augmentation de la perception de cette complexification de 12 points, passant de 66 % à 78 %, soit des deux tiers à presque 4 répondants sur 5. C’est la conséquence des nombreuses mutations de nos métiers qui réclament une forte adaptation aux pratiques, mais aussi et surtout aux technologies utilisées.

Les missions s’élargissent et sont souvent liées à l’immédiateté pour répondre aux stratégies de son entreprise (transition digitale) et aux besoins de ses utilisateurs (dans le cadre de projets notamment).

Consolider mes compétences, mais dans quel domaine ?

La recherche d’information et la veille (61 %) sont en pôle position et c’est la première fois depuis 3 ans, passant ainsi de 5e priorité à première. Là encore, c’est également ce que nous ressentons et le résultat de l’évolution de nos métiers dont les missions se diversifient.

C’est particulièrement vrai pour les documentalistes qui souhaitent consolider leurs compétences en évoluant vers des missions de veille plus larges (79 % des répondants), et également de façon très proche en gestion de projet (60 %) et en analyse et traitement des données (60 %).

On remarque une forte baisse de l’intérêt autour de l’utilisation des médias sociaux. Les logiciels métiers qui avaient le vent en poupe sont également en baisse, ainsi que les normes et la réglementation, tout comme les langages informatiques.

Le management est aussi en baisse. Il s’agit pourtant de compétences durables très utiles pour évoluer, d’autant plus que de nombreux managers ont répondu à notre enquête.

Pour ce qui est de l’IA, l’intérêt est fort pour 4 répondants sur 5. Le pourcentage était déjà très élevé il y a 4 ans, mais on voit très clairement que les professionnels prennent conscience de l’utilité de comprendre et d’apprivoiser la façon d’aborder l’IA dans leur métier.

Des savoir-faire, mais aussi des savoir-être

Savoir s’adapter et être agile est un vrai plus dans ses compétences, à 43 %, loin devant tous les autres. C’est une véritable prise de conscience de ces qualités, car ce pourcentage a augmenté progressivement en 4 ans de 8 points, en passant de 35 à 43 %. Encore un signe qui montre la nécessité de répondre aux évolutions et aux mutations de nos métiers en phase de transition digitale accélérée.

La capacité à coopérer et à collaborer arrive en deuxième position pour 20 % d’entre vous, et c’est en phase avec l’évolution des pratiques et des outils favorisant cette démarche. Enfin, savoir prendre des initiatives et innover recueille 17 % des avis ; là aussi, ce chiffre est légèrement en hausse.

C’est en effet une compétence indispensable pour suivre l’évolution de son métier tout en valorisant ses missions. Notons que c’est une compétence très recherchée par les recruteurs.

Pourquoi suivre une formation ?

À la question « pour quelle raison décidez-vous de suivre une formation », vous êtes 73 % à déclarer que c’est pour pouvoir évoluer dans votre métier. Ceci est en corrélation avec ce que nous avons vu précédemment. Viennent ensuite la prise de nouvelles responsabilités ou d’une nouvelle fonction (41 %), le lancement d’un nouveau projet (27 %) et ensuite une reconversion professionnelle (26 %).

À noter que 21 % d’entre vous déclarent utiliser la formation pour valider des acquis. C’est effectivement une excellente façon de valider des compétences quand on n’a pas eu de formation initiale dans le métier exercé.
74 % des répondants déclarent avoir bénéficié d’au moins une formation complémentaire au cours de leur carrière (et même 57 % d’entre eux à plusieurs reprises) et ce chiffre est en légère baisse.

On peut toujours déplorer qu’un professionnel sur quatre n’ait pas véritablement accès à la formation continue (problème de budget, demande de formation non acceptée, etc.).

Une formation, mais quand ?

À la question « envisagez-vous de suivre une formation à l’avenir », deux tiers des répondants déclarent vouloir se former dans les deux prochaines années et même plus d’un tiers dans les douze mois. Vous êtes également plus de 40 % à viser une formation certifiante ou diplômante.

Le compte personnel de formation (CPF) permet cela, mais il n’est pas réellement utilisé, de par ses contraintes de sujets non opérationnels pour des professionnels.

Vos critères de choix d’une formation

Comme toujours, la qualité du programme détaillé est la première clé d’entrée pour choisir sa formation pour 70 % des sondés. Si la réputation de l’organisme de formation entre dans les critères de choix (37 %), les méthodes pédagogiques mobilisées et le format (durée, nombre de participants) constituent un critère déterminant pour plus d’un tiers des répondants et ont augmenté de 5 points sur les trois dernières années. Le tarif peut entrer en ligne de compte et vous êtes 28 % à le regarder de près.

Vous êtes 48 % à rechercher vos formations directement sur internet avec des requêtes dans les moteurs de recherche. 21 % des répondants préfèrent consulter plusieurs catalogues. Moins de 10 % d’entre vous font remonter leurs besoins au service formation.

Presque un quart des répondants apprécient fortement que la formation puisse être dispensée à distance. C’est une grosse progression, mais les nouveaux modes de travail sont passés par là. Dans nos évaluations qualité, nous constatons la même propension forte à apprécier la formation en distanciel (plus de 70 % d’adhésion).

Le format de formation idéal est d’avoir le choix entre présentiel et distanciel, voire un mix des deux ; vous êtes plus d’un sur deux à apprécier cette souplesse. Le 100 % présentiel ne recueille que 26 % d’adhésion et ce chiffre est stable.

Pour finir, l’organisation 100 % à distance est en forte hausse (19 %) avec une progression de 15 points sur quatre ans. Là encore, on constate une évolution suite à la crise Covid. Les nouvelles pratiques et l’apprivoisement du distanciel sont passés par là.

Et l’e-learning ?

Vous êtes 59 % à penser que l’e-learning est plutôt adapté pour se former sur un sujet, et vous êtes même 28 % à penser qu’il est très adapté. Ceux qui considèrent que c’est peu ou pas adapté ne sont plus que 17 %. Toutes les études confirment le développement fort du e-learning dans la façon d’acquérir des compétences sur des formats plus courts et asynchrones.

La moyenne de satisfaction par rapport aux contenus e-learning est de 6,6 sur 10. Seul un tiers des répondants accordent une note comprise entre 8 et 10. Signe qu’il y a encore beaucoup de progrès à faire dans le confort d’utilisation de ces formats de formation.

En effet, ces modules laissent souvent le stagiaire seul face à l’écran, voire un peu démuni s’il rencontre des difficultés, et ne rend pas possibles les échanges avec ses pairs.

Quant à la fréquence d’utilisation de l’e-learning, vous êtes 16 % à y avoir recours « très souvent » et 56 % plus occasionnellement. La tendance est donc en route, même si vous êtes encore 28 % à ne pas vous tourner vers cette méthode d’apprentissage.

Les sujets plébiscités par l’e-learning sont : la veille et l’intelligence économique, la gestion des connaissances et la dématérialisation. Beaucoup d’autres sujets sont ressortis et répondent aux spécificités de votre métier ou de votre structure.

Le sentiment général est que le format d’autoformation pour compléter la formation traditionnelle est encore faible.

Ce qui vous empêche de partir en formation

Comme toujours, le budget est le plus gros frein, les services supports étant peu ou pas prioritaires (vous êtes 45 % à le déclarer). 41 % d’entre vous déclarent que le manque de temps est récurrent et nous le constatons sur les choix de formation qui se portent sur des formats courts (1 ou 2 journées de formation). À noter qu’un tiers d’entre vous ne voient pas leurs demandes de formation validées par la hiérarchie.

Enfin, un quart des répondants se sentent freinés par la distance du centre de formation. Ce chiffre est en très large baisse puisque de nombreuses formations peuvent désormais se dérouler à distance.

La confiance en berne

6 sur 10 : c’est la note moyenne que vous accordez dans la confiance en l’avenir de votre métier. Cette note est en baisse d’un point par rapport à l’année 2022, ce qui est assez conséquent.

Voici quelques verbatim qui illustrent ces doutes : « je ne sais pas si le métier est viable sur le long terme, tel quel, avec l’automatisation/l’IA, etc. » ; « peu de formations, peu de perspectives de changement, fatigue, niveaux d’exigence plus importants » ; « difficile à faire comprendre la plus-value de nos métiers ».

D’autres sont plus optimistes : « oui, j’ai confiance et je crois en mes capacités professionnelles » ; « je souhaite évoluer dans les années à venir, les postes et les opportunités proposés sont très intéressants » ; « le travail collaboratif développé et les innovations permettent de mettre en place des projets pour valoriser nos services, cela donne confiance ».

Plus que jamais, la valeur ajoutée de nos missions doit être expliquée et prouvée, et la communication autour de tous les métiers du management de l’information doit être étoffée.

Jean Gauthier
[Directeur de Serda Compétences]