Coffre-fort numérique : avantages et fonctionnement en entreprise

Qu’est-ce que le coffre-fort numérique ?

Le coffre-fort numérique que l’on peut aussi appeler e-coffre-fort est un espace de stockage en ligne. L’utilisation d’un coffre-fort numérique permet aux entreprises de stocker et d’archiver des documents en toute sécurité. Ainsi, les documents les plus sensibles peuvent être stockés dans un coffre-fort virtuel plutôt qu’imprimés et entreposés dans un coffre-fort physique. L’utilisation du coffre-fort numérique est relativement récente puisqu’elle existe grâce aux avancées en matière de technologie et notamment de cybersécurité. Il n’est donc pas rare aujourd’hui qu’une entreprise choisisse de stocker des informations confidentielles dans un coffre-fort numérique.

Si les entreprises sont celles qui trouveront le plus d’avantages à cette solution, un particulier peut aussi tout à fait utiliser une solution de coffre-fort numérique. On parlera alors plutôt de coffre-fort numérique personnel.

Quelles sont les fonctions du coffre-fort numérique ?

Les coffres-forts numériques disposent de données qui ne sont pas accessibles à son hébergeur. Elles sont en effet cryptées et accessibles uniquement par le biais d’une clé de déchiffrement que l’entreprise possède. Le coffre-fort numérique est ainsi en mesure d’assurer différentes fonctions telles que le :

• La lecture de données, métadonnées techniques et journal des identifiants
• Le contrôle de l’intégrité des données stockées
• Le listage de son contenu
• Des informations précises sur l’horodatage des versements
• La restitution de données en cas de destruction

Quels sont les documents que l’on trouve dans un coffre-fort numérique pour entreprise ?

Les éléments que l’on va retrouver dans un coffre-fort numérique peuvent être variés selon les besoins de l’entreprise. Le plus souvent, il s’agit de :

• Pièces comptables (bulletin de paie…)
• Documents fiscaux
• Documents contenant des informations sur le personnel
• Documents commerciaux
• Contrats
• Etc.

Le coffre-fort numérique peut donc être très utile à un service RH, mais aussi à la comptabilité, le droit, le commercial, etc. Il trouvera donc une utilité auprès de plusieurs services de l’entreprise.

Quels sont les avantages de cette solution ?

Opter pour un coffre-fort numérique, c’est bénéficier de nombreux avantages pour l’entreprise. 

Sécurité

L’e-coffre-fort est avant tout une solution sécurisée, ce qui permet de conserver ses documents les plus confidentiels de manière sûre. Les entreprises n’ont ainsi plus à s’inquiéter d’une intrusion dans leur système qui pourrait accéder à leurs documents sensibles. Le coffre-fort électronique crypte l’ensemble des données qui y sont stockées et seuls ceux qui disposent de la clé de déchiffrement peuvent y accéder. Les données sont ainsi parfaitement sécurisées.

Ecoresponsabilité

Choisir cette solution, c’est aussi se tourner vers un mode de stockage plus écoresponsable. En effet, le stockage en ligne permet d’éviter l’utilisation de papier et l’impression. Il va ainsi répondre aux politiques « zéro déchet » les plus strictes et permettre de gagner de la place puisqu’il ne sera plus nécessaire de disposer de meubles pour stocker les documents papier.

Réduction des coûts

Le fait de ne plus avoir à imprimer de documents représente une véritable économique pour l’entreprise. En effet, qu’il s’agisse de l’achat du papier, de l’encre, mais aussi de la maintenance des imprimantes, cela représente un coût qui peut parfois être important. L’utilisation d’un coffre-fort en ligne représente une dépense bien moins importante. Cela peut donc être très intéressant pour les entreprises qui souhaitent faire des économies.

Qui plus est, la mise en plis et l’envoi par courrier d’un bulletin de salaire représentent aussi un coût pour l’entreprise. Il est ici possible d’opter désormais pour un envoi dématérialisé et donc de réduire les dépenses.

Meilleure gestion des ressources humaines

Les ressources humaines sont tout particulièrement concernées par l’utilisation de ce dispositif. Ainsi, le quotidien de ce service n’en sera qu’amélioré. En effet, le coffre-fort va permettre de centraliser l’ensemble des documents nécessaires aux RH, mais aussi de simplifier de nombreuses démarches administratives. Les documents seront bien mieux classés et organisés, ce qui peut permettre un gain de temps précieux et donc appréciable.

Valorisation de l’image de l’entreprise

Enfin, opter pour cette solution permettra de valoriser l’image de l’entreprise auprès de ses collaborateurs et partenaires. On donnera ainsi l’image d’une entreprise fiable, sûre, mais aussi moderne.

Pour en savoir plus, téléchargez notre comparatif des coffres-forts numériques référençant plus de 10 prestataires évoluant sur le marché français.