À l'occasion du baromètre 2016 de son Observatoire Emploi des métiers de l'information, Archimag publie cinq entretiens avec des professionnels de l'information. Ils y évoquent les transformations de leurs métiers et démontent quelques idées reçues. L'enquête basée sur près de 1000 répondants et plus de 1500 annonces décortiquées est disponible en téléchargement libre sur notre site.
Danielle* est responsable des archives d'une grande entreprise industrielle. Depuis environ deux ans, sa mission consiste à en externaliser les archives papier.
Pourquoi avoir choisi cette stratégie de gestion des archives ?
C'est important, car pour l'instant elles sont stockées dans un sous-sol insalubre dans des cartons de 25 kilos, sur palettes filmées. Il y en a 2,5 kilomètres, elles s’abîment et sont peu exploitables.
Vous gérez cela seule ?
Je suis ponctuellement assisté d'un collaborateur qui vient de l'extérieur. Mais en interne, je ne suis pas aidée. C'est un travail que je devrais mener à plein temps. Mais, puisque ça n'est pas ma seule activité, je ne peux y consacrer qu'un ou deux jours par semaine.
Ce n'est pas évident, car je ne connais pas les dates de péremption de nos archives. A chaque activité correspond une durée légale différente, et personne n'arrive à se mettre d'accord dessus.
Heureusement, le prestataire à qui nous confions progressivement nos archives et avec qui je communique beaucoup est de très bon conseil.
Avec qui d'autre travaillez-vous régulièrement pour cette mission ?
Je suis en relation avec la direction de l'entreprise. Elle souhaite réduire les coûts, et donc le volume d'archives à externaliser. Je propose de détruire tel ou tel lot d'archives, mais ça ne peut pas être à moi de prendre une décision aussi définitive !
Plus régulièrement, je suis en contact avec des chefs de projet, internes ou externes, qui ont besoin de s'appuyer sur nos archives pour mener leurs projets ou pour calculer des devis.
Je les leur prête mais je dois aussi en assurer le suivi et, souvent, les relancer pour les récupérer. Normalement, ils devraient les garder un mois, mais parfois ils peuvent faire traîner pendant un ou deux ans.
Qui s'occupait de ces archives avant vous ?
Il y a eu pendant 10 ans une responsable des archives. Elle est partie car elle ne recevait aucune gratitude. Ensuite se sont succédés des prestataires extérieurs ponctuels. Et puis plus personne pendant une année complète.
Et vous, recevez-vous assez de gratitude ?
Non, c'est pareil.
Je vais vous dire, maintenant les archives sont complètement à l'abandon, or elles représentent toute l'histoire de l'entreprise. C'est dommage. Moi, le sauvetage de ses archives me tient à cœur.
