De la mise en ligne de fonds numérisés à l’installation de plateformes d’archivage électronique, en passant par des projets de dématérialisation : progressivement, les compétences des e-archivistes s’affirment dans leurs missions de gestion, de suivi ou d’appui. Pour traiter une information souvent hybride, les bases de l’archivistique demeurent nécessaires, doublées d’une indispensable pratique de l’informatique. Cependant, tout ne va pas forcément de soi.
>Lire aussi : Archivage hybride : quel logiciel choisir pour ses archives électroniques et papier ? (avec tableau comparatif)
1. Le plus numérique
Dématérialisation et digitalisation obligent, l’environnement change et le volume des archives numériques croît. Elles côtoient des archives au format papier. Une professionnelle (nos témoins ont tous souhaité rester anonymes) déclare que pour les e-archives concilier le format numérique et le format papier est la condition pour réussir l’évolution de son métier.
Sur le fond, les mêmes missions sont à accomplir, avec collecte de documents, classement et conservation.
« Je fais le travail normal d’un archiviste », affirme un e-archiviste travaillant dans un service d’archives départementales, « la différence tient à ce que j’ai besoin de compétences particulières associées au numérique ».
Comme ses collègues se trouvant dans la même situation, il a donc dû acquérir des compétences en informatique.
2. Encore besoin de formation
Nombre d’e-archivistes pointent du doigt la formation comme responsable — par défaut — de certaines de leurs lacunes. Ils déclarent n’avoir pas été bien préparés aux aspects numériques de leur métier. Une constatation logique pour ceux d’entre eux qui étaient sur les bancs de la fac avant l’arrivée massive des archives électroniques et de la gestion informatisée qui les accompagne.
>Lire aussi : Comment collecter des archives numériques en 10 points clés
Diplômé en 2003, un e-archiviste d’un service d’archives municipales avoue que « sa formation initiale ne parlait pas du tout du numérique ». Cependant il reconnaît : « Aujourd’hui, les professionnels sont mieux formés pour l’archivage numérique ». De fait, ayant pris conscience des enjeux, les formations initiales ont progressé en la matière.
Stages
Reste que les personnes en poste peuvent compter sur les formations continues. « L’e-archivistique » est bien sûr aux catalogues des stages proposés par exemple par l’Association des archivistes français (AAF) ou l’organisme Serda Formation. Les stagiaires trouveront chez la première « introduction à l’archivage électronique », « identifier et exprimer vos besoins d’archivage dans un environnement numérique », etc., et chez le second « passeport pour l’archivage électronique » ou « conduire un projet d’archivage électronique pérenne et à valeur probatoire. »
Reste que, le numérique évoluant constamment, la formation des e-archivistes est nécessairement… continue.
3. Une veille permanente
Format des documents, législation, réglementation, processus, etc. : les e-archivistes témoignent de la mouvance de leur environnement. Il est nécessaire d’être en veille permanente sur ces évolutions touchant le métier. C’est une question d’efficacité, de sécurité et de responsabilité. « Je dois constamment m’adapter pour ne pas être en retard sur mes confrères », déclare un e-archiviste. Une difficulté largement partagée. Il faut savoir remettre en cause ses méthodes.
>Lire aussi : Archivage électronique : comment (bien) archiver des données sensibles ou confidentielles ?
4. Une sensibilisation nécessaire
Rançon de la nouveauté, le métier d’e-archiviste semble encore peu connu de nombreux services. Une e-archiviste départementale estime que « pour travailler efficacement, [elle doit] faire un travail en amont ». À l’e-archiviste de faire œuvre d’accompagnement et de sensibiliser à la fois les agents, les collaborateurs et les directions, ceci dans un ou plusieurs services.
« Je dois faire comprendre l’importance de mes travaux, ce processus est difficile car c’est un travail au quotidien ! »
Si la démarche réclame beaucoup de temps, elle est en tout cas nécessaire lorsqu’il s’agit par exemple de faire fonctionner un archivage électronique. Une e-archiviste travaillant dans un service d’archives d’une grande municipalité déclare :
« Il est important d’avoir un langage commun. Parfois, un vocabulaire spécifique risque d’être mal compris des services versants. Il faut s’entendre sur des mots communs ».
5. Catégorie A
Observant les carrières dans le secteur public, les professionnels constatent que des postes d’e-archivistes sont montés en catégorie, passant de la B à la A. Cela traduit la complexification technique de leurs compétences, des compétences qui bénéficient donc d’une progression.
>Lire aussi : Comment l’archivage électronique facilite la conformité au RGPD
6. Complexité des recrutements
Ces dernières années, de nombreux postes d’e-archivistes se sont créés. De fait, les communes et les départements ont été en demande de ces professionnels. Malheureusement, dans plusieurs cas, des postes n’ont pas été pourvus à cause d’un manque de qualification des candidats, en matière de base de données, signature ou archivage électroniques. Le bagage technique informatique en plus des connaissances archivistiques n’était pas au rendez-vous. On ne peut que souligner la complexité de tels recrutements.
Mais, à l’heure actuelle, toutes les collectivités n’ont pas systématiquement besoin de recruter un e-archiviste. « En dessous de 10 000 habitants, les villes n’ont pas la nécessité d’avoir un e-archiviste », estime un professionnel. Le besoin dépend du nombre d’habitants et de l’intensité de la circulation de données dans la ville ou dans la collectivité.
7. Avec le service informatique
L’e-archiviste ne va pas devenir informaticien ! Pour répondre aux exigences de son métier, il est impératif pour lui de se rapprocher du service informatique. À ses compétences archivistiques, seront ainsi liées celles de l’informaticien qui vont des langages aux réseaux, en passant par des questions de sécurité ou d’accès — c’est en partie lui qui détient la clé des outils.
>Lire aussi : Comment mettre en place et gérer un système d'archivage électronique et numérique
8. Compter sur le réseau
L’ampleur et les difficultés des missions des e-archivistes pourraient donner le vertige. Mais ces professionnels ne sont pas isolés. Activant leur réseau, ils échangent volontiers sur leurs problèmes, la plupart du temps largement répandus. Une e-archiviste d’une municipalité se félicite :
« C’est une chance inouïe d’avoir autant de possibilités d’échanges. »
