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Confinement : le télétravail, une découverte pour beaucoup d’archivistes

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    Le coronavirus (Covid-19) et le confinement ont entraîné la mise en télétravail de beaucoup d'archivistes. C'est même une nouveauté pour beaucoup : 61 % des archivistes n’avait jamais télétravaillé et 20 % très ponctuellement. (Freepik)
  • En cette période de confinement lié à la pandémie de coronavirus (Covid-19), les archivistes ont dû adapter leurs conditions de travail - et parfois même leurs missions - comme la plupart des Français. Si plus d'un archiviste sur deux télétravaille à temps plein, comment se déroule ce (nouveau) quotidien ? Et comment s'organisent les autres ? En termes d’activité, les archivistes - plus que d’autres ! - ont fait évoluer leurs tâches, et après en avoir profité pour rattraper le retard, se sont attelés au volet numérique de leur métier. 

    Ndlr : Archimag a lancé une grande enquête auprès des entreprises et des organisations publiques pour en savoir plus sur les conditions de travail de leurs collaborateurs et de leurs agents en cette période particulière. Nous en déclinons les résultats dans une série d'articles dédiés à vos différents métiers et fonctions. Cet article, dédié aux archivistes, est le deuxième de cette série. (Si vous l'avez manqué, découvrez le premier article, dédié au confinement et au télétravail des directions métier et commerciales, en cliquant-ici).

    Plus d'un archiviste sur deux (66 %) télétravaille à temps plein en cette période de confinement lié à la crise sanitaire du coronavirus (Covid-19). Cela est relativement peu, comparativement aux autres secteurs professionnels étudiés par notre enquête : 22 points de moins que la moyenne.

    S'ils ne sont pas en télétravail à temps plein, les autres archivistes travaillent à temps partiel - 17 % - ou alternent avec quelques jours de travail sur le site de leur organisation. 2,5 % des archivistes ont continué de travailler dans les locaux d’archives. Le chômage technique n’est pas évoqué du tout, beaucoup d’archivistes étant en statut secteur public avec le système des congés imposés.

    enlightenedLire aussi : Archivistes, révisez vos classiques pendant le confinement !

    A noter, 15 % seulement des archivistes estiment que leur organisation était déjà entièrement prête pour le télétravail : c’est plus de moitié moins que la moyenne des répondants. 51 % estiment qu'elle l'était en partie seulement. 21 % réalisent que leur organisation n’était pas du tout prête, encore une fois le double de la moyenne des professionnels , tous secteurs confondus, interrogés.

    Télétravail : une découverte pour beaucoup !

    Le télétravail est une découverte totale pour plus de 60 % des archivistes (contre 33 % en moyenne). 20 % l’ont déjà pratiqué ponctuellement et seuls 20 % en ont une pratique fréquente. Cette situation est partagée avec les autres professionnels de l’information que sont les bibliothécaires et documentalistes.

    De manière générale, la moitié des archivistes déclare avoir été peu ou pas du tout accompagnés, ce qui est en revanche conforme à la moyenne générale. Une petite minorité se plaint même d'être sans nouvelle de leur management et de ne recevoir aucune aucune instruction précise !

    En fin de confinement, date on ne peut plus incertaine, la grande majorité des archivistes souhaite conserver cette pratique, afin de prendre du recul ou de mieux planifier son travail. Un certain nombre d'archivistes pensaient que le télétravail n’était "pas pour eux" et en découvrent finalement les avantages.

    enlightenedLire aussi : Coronavirus : l'Unesco lance un appel aux institutions de mémoire pour aider à lutter contre la pandémie de Covid-19

    Accès aux espaces de travail numériques de l’entreprise

    Au bout de quelques jours tout au plus, 80 % des archivistes ont aujourd’hui un accès direct aux espaces de travail numériques de leur organisation, ce qui correspond à la moyenne générale. Les autres ont récupéré leurs dossiers sur leur lieu de travail ou des fichiers sur une clé USB. Certains disposent d'un accès mais à des horaires imposés seulement. 

    Quels changements avec le télétravail  ? 

    29 % des archivistes déclarent que leurs tâches ont beaucoup changé, ce qui très supérieur aux autres fonctions des entreprises ou des collectivités interrogées lors de notre enquête. Un trio de tête de nouvelles tâches sont apparues, ou plutôt des tâches pour lesquelles on ne trouve généralement pas le temps : faire avancer les projets - 46 % -, s’informer et rechercher de l’information - 43 %. 30 % des archivistes en profitent même pour faire de la veille !

    Certains en ont profité pour revoir leurs tâches et leurs méthodes de travail, et nous avons reçu beaucoup de témoignages en ce sens. Nous les listons ici quasiment tous, car cela peut donner des idées à d’autres :

    Bon nombre d'archivistes en profitent pour rattraper le retard ou mettre à jour les bordereaux de versements. D'autres en profitent pour revoir les circuits de validation, et notamment faire signer électroniquement les bordereaux PDF en installant de nouvelles solutions mais aussi en découvrant que c’est tout simplement déjà possible dans les logiciels déjà en place !

    Certains en profitent pour diffuser davantage d’informations, pour découvrir de nouveaux outils. Et puis pour finaliser cette note stratégique qui traînait depuis pas mal de temps. Enfin, il a fallu s’approprier rapidement les nouveaux outils, notamment de visio conférence, et être capables d’activer le micro et la caméra rapidement, définir un ordre du jour, respecter le timing…

    enlightenedLire aussi : Pollution numérique : et si on profitait du confinement pour faire un grand nettoyage ?

    Plus de temps accordé à l’archivage électronique, voire démarrer un projet.

    Beaucoup d’entre vous se sont attelés, faute de papier physique et de boîtes d’archives sous la main, au numérique. Certains en profitent pour faire du tri numérique. D’autres se sont attaqués à la problématique de l’archivage électronique et à l’organisation de la production numérique de leur collectivité.

    On en profite aussi pour nettoyer et archiver les boîtes mails et les dossiers numériques, créer les arborescences, définir les règles uniformes de nommage de fichiers. Préparer les inventaires en vue d’une mise en ligne.

    Signalons cette archiviste qui s’est attelée à la création de tutoriels vidéos sur la gestion des boîtes mails à destination de ses collègues. Bonne idée !

    D’autres ont été sollicités pour la gestion de la photothèque numérique, utile en communication de crise de leur organisation.

    enlightenedLire aussi : Covid-19 + confinement = embrasement numérique

    Workflow et signature électronique manquent

    Sur l’environnement de travail à la maison, si 85 % d’entre vous sont équipés d’un ordinateur portable, 15 % d’un ordinateur fixe, et 17 % d’une imprimante, c’est moins le cas avec les scanners : seulement 10 %, même si certains utilisent leur smartphone.

    Ce qui fait le plus défaut est l’absence du processus de workflow, de validation ou de signature qui empêche la fluidité de l’information : seuls 5 % utilisent la signature électronique.

    Comment on communique ? Conf et vidéo call en pagaille

    Sans surprise, ce mode de communication remporte la palme, et 94 % des archivistes le pratiquent plus qu’avant ; c’est un vrai raz-de-marée. 

    Au sein des organisations, 55 % des répondants utilisent le téléphone plus qu’avant, puisqu’on n’a plus ses collègues sous la main.

    Le changement vient aussi autour des intranets, qui trouvent encore plus leur utilité : 70 % l’utilisent  davantage -, ou encore les modes de partage et de collaboration autour des informations et des documents : 93 % le pratiquent davantage qu’avant !

    enlightenedLire aussi : Le télétravail est-il parti pour durer ?

    Les inconvénients : l’absence de frontière vie perso/vie professionnelle

    Enfin, pour 39 % des répondants, le premier inconvénient est l’absence de frontière entre vie professionnelle et vie personnelle, et ensuite, à 36 %, le fait d’être dérangé à la maison pour travailler, faute d’espace adéquat.

    34 % des archivistes déclarent que les collègues leur manquent, ce qui est moins que la moyenne nationale. Un quart des répondants se plaignent de problèmes de connexion interne et 12 % d’outils non adaptés.

    Mais on travaille mieux !

    Avant le confinement, beaucoup disaient être plus efficaces en télétravail. On comprend ici pourquoi avec tous les avantages listés, dans l’ordre d’importance :

    • "j’organise mon temps comme je veux" : 63 % ;
    • "je suis moins dérangé", "je peux enfin travailler au calme", "j’ai davantage de temps pour réfléchir" : + de 50 % ;
    • "je travaille mieux", "je travaille plus vite", "je suis plus autonome” : 30 %.

    enlightenedLire aussi : Mémoires de confinement : ces projets qui archivent notre quotidien face au Coronavirus (Covid-19)

    Que conserver de cette expérience ?

    Avant tout, continuer le télétravail après le déconfinement, mais pas à 100 %. Et profiter de cette période de confinement et de télétravail généralisé pour appuyer le projet de virage numérique des archives.

    Enfin, nous reproduisons les conseils pleins de bon sens d’une archiviste-bibliothécaire dans le domaine de l’éducation-recherche : “réagir comme si on allait réellement au travail ; respecter les horaires ; une pause par demi-journée + une pause déjeuner. Porter une tenue de travail. Tenir un journal de télétravail afin de pouvoir en rendre compte”.

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    Images et vidéos envahissent en permanence nos écrans. Les sources et les flux se multiplient tandis que les organisations sont confrontées à la valorisation de leurs propres fonds. Pour mener leurs projets, qu’ils soient à visée patrimoniale ou de diffusion, elles doivent imaginer de nouvelles pratiques et de nouveaux usages. Se posent alors des questions d’accès à ces contenus aux formats variés, d’identification, de conservation des supports et des appareils, de gestion des droits, d’exploitation ou réexploitation des contenus. Points techniques, avis d’expert, méthodes, outils et retours d’expérience apportent les réponses nécessaires.

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    Le chiffre du jour
    des bibliothèques proposant des ressources numériques ont constaté depuis le début du confinement une augmentation des usages de leurs ressources en ligne, selon une enquête flash menée par le ministère de la Culture fin mars 2020.
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