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Records management : le comparatif 2020 des prestataires

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    Notre tableau comparatif des prestataires de records management s'intéresse au cadre normatif de leurs solutions. Notamment l'Iso 15489,qui reste la norme technique de référence. (Freepik/pressfoto)
  • Incontournable fonction documentaire des entreprises, le records management (RM) bénéficie d’un marché de logiciels désormais bien structuré. Les solutions RM sont en mesure d’assurer les principales tâches qui leur sont confiées et cela à un prix qui est inférieur au coût d’un éventuel défaut de preuve. Voici nos conseils pour bien choisir votre solution de records management ainsi qu'un grand tableau comparatif des prestataires, en fin d'article.

    Temps de lecture : 5 minutes

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    Une trentaine de critères dédiés au records management

    Notre dernier comparatif consacré aux solutions de records management (RM) remonte à plus de quatre ans et demi. Au mois de février 2016, Archimag constatait que ce marché était alors « en plein essor » avec plus d’une quinzaine d’acteurs. Le millésime 2020 se situe dans les mêmes valeurs avec une douzaine de répondants (l’éditeur Alfresco a été racheté par Hyland au mois de septembre 2020).

    Nous avons retenu une trentaine de critères auxquels les éditeurs ont répondu avec plus ou moins de précision.

    Premier constat : ces solutions sont en mesure de supporter les deux principaux systèmes d’exploitation que l’on rencontre dans le monde professionnel (Windows et Linux). Plus rares, certaines sont compatibles avec Mac OS.

    enlightenedLire aussi : Choisir son logiciel de Ged, d'ECM ou de records management en 8 points clés

    Licence et connecteurs

    Très importante, la question de la licence fait apparaître un modèle dominant : le mode Saas est proposé par quasiment tous les éditeurs. Le schéma on premise (sur site) est également commercialisé ainsi que le tiers-hébergeur, mais de façon plus marginale. En revanche, le modèle open source est encore peu présent parmi les solutions RM.

    Bonne nouvelle pour les connecteurs, ces « passerelles » renvoient vers d’innombrables services : Salesforce, SAP, Outlook, MS Office, S3, Azure, SharePoint Online, AD, SAML SSO, SAP, Cegid, HL7, SilaExpert… Entre autres ! Qu’il s’agisse de solutions bureautiques, documentaires ou de services infonuagiques, les besoins des organisations semblent a priori bien couverts par cette large panoplie de connecteurs.

    enlightenedLire aussi : Le records management révise ses data : méthodes et bonnes pratiques

    Localisation des serveurs

    À l’heure des risques liés à la cybersurveillance, la localisation des serveurs représente un enjeu non négligeable. Les éditeurs communiquent volontiers sur la sanctuarisation de leurs installations sur le sol français.Certains d’entre eux disposent même de serveurs situés dans plusieurs villes : Strasbourg, R....
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    Vous êtes veilleur, documentaliste, community manager ou iconographe ? Vous recueillez de l’information textuelle, image ou vidéo que vous traitez et diffusez à vos utilisateurs ou clients sous forme de livrables ou autres ? Attention ! vous le savez, juridiquement, on ne peut pas faire tout ce que l’on veut avec l’oeuvre d’autrui. Il faut savoir situer où un droit d’auteur s’exerce, recourir rigoureusement au droit de citation, payer éventuellement une redevance, etc. Ce dossier fait témoigner différents métiers au sujet de leurs pratiques quotidiennes et propose un point juridique synthétique propre à chaque problématique, validé par le juriste Didier Frochot (Les Infostratèges). Une société de gestion du droit d’auteur, le Centre français d’exploitation du droit de copie (CFC), explique son rôle et son pouvoir de contrôle.
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