Si la numérisation a transformé la manière dont nous stockons et accédons aux données, certaines informations nécessitent toujours une préservation physique. La coexistence de ces deux formats montre toute la complexité du paysage actuel de l'archivage. D'autant que plusieurs facteurs rendent la question de l’archivage physique toujours d’actualité :
- la réglementation
Certains secteurs d’activité exigent la conservation à long terme de documents originaux (la plupart du temps au format papier). Les archives physiques restent donc indispensables pour garantir la conformité aux réglementations en vigueur.
- la sécurité des données
Les archives physiques offrent une forme de sécurité unique. Alors que les cybermenaces sont de plus en plus prégnantes, les documents physiques échappent aux risques liés aux attaques cyber. Et il s’agit là d’un argument majeur pour les acteurs de ce marché ! Les entreprises peuvent ainsi garantir la sécurité de leurs informations sensibles.
- la confidentialité et l’intégrité
Certains documents nécessitent une protection particulière en termes de confidentialité. Les archives physiques permettent un contrôle direct et strict sur l'accès, préservant ainsi l'intégrité des informations.
- l’héritage culturel
Certains documents revêtent une valeur historique ou culturelle. Préserver ces éléments matériellement permet de garantir leur transmission aux générations futures.
- l’accès fiable et la continuité des activités
Pour certaines organisations, l'accès immédiat aux documents physiques est crucial. En cas de panne informatique, l'archivage physique assure une continuité des activités.
- la sensibilité et les préférences humaines
Certains utilisateurs préfèrent la manipulation physique des documents. L'archivage physique conserve ainsi une place importante dans des processus où la perception sensorielle et l'interaction manuelle sont essentielles.
In fine, bien que la dématérialisation ait indéniablement remodelé la gestion documentaire, l'archivage physique maintient sa pertinence grâce à ses caractéristiques uniques et aux exigences spécifiques de certains secteurs d'activité. L'avenir de cette pratique repose souvent sur une stratégie équilibrée, intégrant les avantages de la dématérialisation tout en reconnaissant les atouts irremplaçables de l'archivage physique.
Les acteurs majeurs sur le marché français
Le marché français de l'archivage physique reste donc dynamique et abrite des acteurs majeurs qui jouent un rôle clé dans la gestion documentaire des organisations. Parmi eux, Reisswolf France, Everial, Novarchive, Xelians, Palm’Data, AGS Record Management (ex. Pro Archives Systemes), Iron Mountain ou Rhenus Office Systems France se distinguent par leur expertise, offrant des solutions allant de la conservation à la destruction sécurisée.
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Conformité et sécurité : Des enjeux majeurs
Tous ces prestataires doivent non seulement garantir la sécurité physique des documents, mais aussi s'adapter aux exigences de conformité régissant la conservation et la destruction des données (notamment le RGPD et la DUA). La gestion de ces enjeux constitue une part significative de leurs activités. Ces derniers proposent également, dans la plupart des cas, des services de conseil et de traitement des documents. Leur proposition de valeur : étudier toutes les hypothèses de traitement et apporter la solution adaptée à la situation et à la problématique de votre organisation. En effet, les modalités d'archivage ne sont pas les mêmes lorsqu’il s’agit de conserver des factures, des supports photographiques ou des ouvrages anciens.
Numérisation et archivage hybride : Une coexistence inévitable
Les organisations, privées comme publiques, doivent par ailleurs composer avec une nouvelle réalité. L'équilibre entre les injonctions liées à la dématérialisation, le besoin de centralisation de l’information, la mobilité et les nouvelles réalités du travail à distance influence forcément la façon dont elles abordent la préservation de leurs documents. D’où un intérêt grandissant pour des solutions d'archivage hybride, combinant les avantages de la dématérialisation tout en préservant la sécurité et l'intégrité des documents physiques. Cette stratégie offre la flexibilité nécessaire pour répondre à des besoins variés tout en tirant parti des avantages de chaque format.
Archivage : les risques d’une mauvaise gestion
La gestion des archives au sein des organisations est une tâche d’autant plus complexe qu’elle peut avoir des conséquences néfastes si elle n'est pas cadrée, dont :
- La perte de données
La plupart des entreprises ne savent pas ce qu’elles ont dans leurs archives. Les employés se retrouvent dans l’obligation de refaire des travaux déjà réalisés. Pourquoi investir du temps et des ressources dans des projets déjà menés auparavant ? En découle une perte de connaissance et de productivité.
- Le risque juridique
Des archives mal gérées peuvent aussi entraîner des litiges juridiques, tels que des poursuites pour non-respect des obligations légales de conservation des documents. En cas de contrôle, il est important de pouvoir retrouver facilement et rapidement les documents demandés.
- Le coût en espace et en stockage
Toutes les organisations jonglent avec une multitude de fichiers (contrats, factures, devis, documents de travail, etc.) conservés dans différents systèmes, de la messagerie au cloud. Des fichiers qu’elles impriment encore et qu’elles conservent dans des dossiers ou des classeurs qui prennent la poussière dans des armoires. Beaucoup pensent, souvent à tort, que toutes ces informations serviront un jour ou l’autre. Or, ce n’est pas le cas. Sans compter que tous ces documents prennent énormément de place et peuvent entraîner des coûts de stockage inutiles.
Il est donc urgent que toutes ces organisations comprennent qu’il est essentiel pour elles d’instaurer une politique d’archivage, de définir des règles claires de nommage, de définir les délais de conservation pour chaque type de document, de statuer sur leur sort final, et de savoir s’il y a lieu, ou non, de se garder un oeil sur le RGPD.
Externalisation des services d'archivage : choisissez local !
Cette situation complexe pousse donc de nombreuses organisations vers l'externalisation de leurs services d'archivage. Elles se mettent alors à la recherche d’un partenaire de confiance, capables de garantir une conformité rigoureuse et une gestion sécurisée de leurs documents archivés. Le marché français se distingue par la qualité de ses prestataires d'archivage physique. Opter pour des services locaux présente des avantages significatifs, en particulier lorsqu'il s'agit de respecter les normes françaises et européennes. Parmi les principaux acteurs opérant sur le marché hexagonal, figurent :
- RHENUS OFFICE SYSTEMS FRANCE, en tant qu'acteur majeur, incarne ces avantages. Implantée en Normandie, mais aussi à Cergy et Toulouse, l’entreprise affiche une grande expérience dans la conservation des documents, la gestion, la numérisation, la destruction et le transfert d’archives. Elle est agréée SIAF (Service Interministériel des Archives de France) pour la conservation des archives publiques courantes et intermédiaires sur support papier et certifiée ISO 9001, ISO 27001 et NF Z 40-350. Ses salles d’archives sont également sécurisées dans le respect des normes de sécurité R4 qui ont été définies par l’APSAD (Assemblée Plénière de Sociétés d'Assurances Dommages).
- EVERIAL, spécialiste français de l’archivage physique et de la gestion des flux documentaires, accompagne depuis 35 ans plus de 5500 clients de toutes tailles et tous secteurs, privé ou public. Nos services d’archivage externalisé ou in situ garantissent sécurité, traçabilité et pérennité de tous types documents, comme l’attestent nos certifications et agréments. Nos offres de numérisation fidèle ou standard, GED, SAE et digitalisation des processus métiers complètent nos savoir-faire.
- XELIANS, leader français de l’archivage physique, se démarque par la sécurité avancée de ses 33 sites (système anti-intrusion, incendie etc.). Leur force réside dans leur capacité à s’adapter à leur client : gestion efficace des archives via une interface dédiée, audit complet par des experts en gouvernance de l’information, logiciel d’archivage internes etc. Le groupe peut aussi conserver des archives patrimoniales pour les valoriser sur le long terme. Leur mission est d’optimiser les processus d'archivage, en aidant à trier, organiser et déterminer les éléments à conserver ou à numériser.
Archivage physique : Emparez-vous de la question !
Opter pour des prestataires français ou européen constitue une stratégie avisée pour répondre aux exigences variées de la gestion documentaire. La valeur des archives physiques demeure indéniable. Leur gestion mérite une attention toute particulière. Et trop souvent, les organisations délaissent cette question. La prise de conscience ne se fait que suite à un événement. Il peut s’agir d’un déménagement, d’un litige avec un client ou fournisseur, d’un contrôle fiscal, d’un audit en vue d’obtenir une certification, ou encore d’une opération de fusion/acquisition. C’est souvent à ces moments-là que les organisations prennent la mesure de l’ampleur et de l'importance du sujet.
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