Découvrez Le Brief de la Démat, la newsletter thématique gratuite d'Archimag dédiée à la dématérialisation et aux projets de transformation numérique !
Définitions de workflow et processus : qu'est-ce que c'est ?
Workflow et processus, il convient d’abord de situer chaque terme :
Workflow :
« Le workflow sert à décrire le circuit des traitements, les tâches à répartir entre les différents acteurs d’un processus, les délais, les contrôles et modes de validation, et à fournir à chacun des acteurs les informations nécessaires à l’exécution de sa tâche. […] Les acteurs peuvent être des humains ou des automates présents dans le système d’information » (Wikipédia). Le moteur du workflow est le logiciel qui exécute le workflow ; par abus de langage, on le désigne simplement par « workflow ».
> Lire aussi : Processus et flux de travail : l'automatisation s'accélère
Processus :
En informatique, un processus est une tâche en cours d’exécution. C’est un programme qui s’exécute, il déroule un ensemble d’instructions en accédant à des données qui subissent un traitement pour la restitution d’un résultat (une information, un service, une décision…). Des indicateurs renseignent sur l’activité du processus, d’autres sur la conformité des résultats par rapport aux exigences initiales. Le processus est déclenché par l’utilisateur ou par un autre processus.
Bien sûr, on attend du processus un apport de valeur, que l’on veut nécessairement supérieure à son coût. On cherche donc à améliorer le processus pour accroître cette différence positive. Cela peut s’inscrire dans une démarche de certification Iso 9001 (voir encadré) qui permettra de mettre en œuvre le cycle de progrès PDCA (plan-do-check-act) pour pérenniser le workflow mis en place grâce aux actions correctives et évolutives.
> Lire aussi : Des chatbots no-code pour automatiser vos processus
