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En matière de gestion des processus, on a très tôt parlé de workflow, une technologie dont l’essor est situé en 1975.
Pour rappel, « le workflow sert à décrire le circuit des traitements, les tâches à répartir entre les différents acteurs d’un processus, les délais, les contrôles et modes de validation, et à fournir à chacun des acteurs les informations nécessaires à l’exécution de sa tâche. […] Les acteurs peuvent être des humains ou des automates présents dans le système d’information » (Wikipédia). Le moteur de workflow est le logiciel qui exécute le workflow ; par abus de langage, on le désigne simplement par « workflow ».
Dès ses débuts, la gestion des flux de travail cherche à augmenter la productivité et à réduire les coûts ; automatiser est une opportunité pour orienter le travail des humains ainsi libérés vers davantage de valeur ajoutée. Ces objectifs restent parfaitement d’actualité.
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Processus, données, représentation graphique
Peu à peu, la technologie franchit différents stades d’évolution, pour aller vers des systèmes de gestion des flux de travail (WFMS) caractérisés par plus de souplesse et d’adaptabilité.
Ces systèmes sont centrés sur les processus ou les données, avec souvent une représentation graphique des flux de travail. Généralement, leur mise en place s’appuie sur les étapes suivantes :
- analyser les tâches et modéliser les flux ;
- mesurer les flux, notamment leurs débits, temps de traitement, etc. ;
- paramétrer l’outil en créant les tâches, les acteurs, les étapes de validation ;
- tester, déployer ;
- contrôler.
Faut-il parler de gestion des flux de travail ou de gestion de processus métier (business process management, BPM) ? On peut dire que, dans le premier cas, on s’intéresse à une séquence de tâches tandis que, dans le second, on vise l’amélioration de processus métier.
En pratique, un système de BPM — niveau macro - inclut un WFMS — niveau micro - comme l’un de ses composants.
L’automatisation des processus métier faisant son chemin, on rencontre aussi d’autres termes, notamment celui d’automatisation des processus d’affaires (ou business process automation, BPA) ou celui d’automatisation digitale des processus (digital process automation, DPA). Nouveaux concepts ? Nouvelles technologies ? Le BPM n’a qu’à bien se tenir !
Lire aussi : RPA et IPA : des processus métier autonomes et intelligents
Robotic process automation
Récemment, c’est surtout l’automatisation robotisée des processus (robotic process automation, RPA) qui fait parler d’elle, portée par des sociétés telles que Automation Anywhere, Blue Prism, UiPath, Workfusion… On recourt à une solution de RPA pour automatiser des tâches répétitives telles que des saisies ou ressaisies de données, des copier-coller de données et autres actions routinières, ceci sans changer l’environnement des processus où elles se situent.
Toujours plus ! On peut ajouter aux robots de la RPA des éléments d’intelligence artificielle. On parle alors d’intelligent process automation (IPA), disposant donc de capacités cognitives et d’apprentissage (machine learning) : reconnaissance d’image (OCR), reconnaissance vocale, analyse sémantique (natural language processing, NLP), analyse de comportement et de sentiment. Le robot est capable d’interagir avec d’autres robots (par exemple, des chatbots) ou avec des personnes.
Enfin, les processus peuvent être abordés par une autre dimension, celle des données. C’est l’objet du process mining qui se base sur l’analyse des évènements transactionnels enregistrés dans les applications métier (Voir notre article : Process mining : quels avantages et impact sur le pilotage des processus stratégiques d’entreprise ?). De quoi prendre de la hauteur sur ses processus pour les améliorer encore.
Lire aussi : Pourquoi est-il préférable de dématérialiser et d'automatiser les processus métiers ? Quels en sont les avantages ?
Pour aller plus loin : standardisation et normalisation
- La Workflow Management Coalition (WFMC) est un consortium ayant pour but de développer des standards dans le domaine du workflow.
- L’Organisation internationale de normalisation (Iso) a par exemple publié la norme Iso 12651 qui définit les termes et concepts liés à la gestion de workflow documentaire.
