Ce projet répond aux enjeux de mutualisation de services d’archivage souhaités par l’État. Pour Franck-Yves Berenguer, directeur du pôle dématérialisation et confiance numérique de Seine-et-Yvelines Numérique et Patrick Rebholtz, chef de projet SYN’Archives, « ce projet a vu le jour grâce à la volonté des deux Départements de co-financer cet investissement, en confiant la maîtrise d’œuvre du projet et son maintien en conditions opérationnelles au syndicat. Il couvre à la fois les archives intermédiaires et les archives définitives, et constitue, au plan national, une grande première à cette échelle ».
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Sans discrimination de taille ou de moyen, SYN’Archives sera accessible aux adhérents du syndicat, soit plus de 300 collectivités et 100 acteurs publics. Le choix technique s’est porté sur la solution Xelians Archives Management, tandis que l’intégration sera réalisée par Coexya.
Ce projet induit une intégration des exigences obligatoires du SAE SYN’Archives, dans la roadmap du logiciel et donc dans le standard produit. Ainsi, les évolutions bénéficieront à toutes les collectivités, syndicats ou opérateurs publics qui feront ce choix technologique à l’avenir.
Mutualisation, conformité, sécurité et simplicité
Dans le cadre de ce projet, Serda Conseil est intervenu en tant qu’assistant à maîtrise d’ouvrage : conception, production du cahier des charges, suivi de l’appel d’offre et aide au choix de la solution technique. Les Directions des Archives Départementales ont veillé à la simplicité des usages.
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Ce système doit également pouvoir être utilisé occasionnellement dans des communes rurales ne disposant pas de services d’archivage.
Côté planning, la livraison technique est prévue pour fin décembre 2023. D’ici là, et jusqu’en juin 2024, plusieurs chantiers seront menés : projets pilotes, démarche d’homologation sécurité, évaluation de la conformité à la norme NF Z42-013.
Début juillet 2024, le service SYN’Archives sera ouvert à l’ensemble des adhérents du syndicat, notamment les 18 collectivités des Hauts-de-Seine actuellement en groupement de commandes. A suivre…
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