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En télétravail à cause du coronavirus ? Choisissez les meilleurs outils !

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    Entre les grèves de la fin 2019 et le confinement lié à la pandémie mondiale de coronavirus (Covid-19) les temps sont décidément favorables au télétravail. Mais mieux vaut utiliser les bons outils ! (Freepik)
  • Avec la grève de décembre 2019 puis le confinement lié à la crise sanitaire de la pandémie mondiale de coronavirus (Covid-19), de nombreux travailleurs se sont retrouvés en télétravail forcé. Qualité de la connexion, confidentialité des échanges grâce au VPN, plateformes de travail collaboratif, digital workplace, réseaux sociaux d’entreprises… Heureusement, les outils dédiés au télétravail s’enrichissent de nouvelles fonctionnalités pour mieux aider les salariés à travailler à distance. Voici les indispensables. 

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    Grèves et coronavirus boostent le télétravail

    Les temps sont décidément favorables au télétravail. Avant même la pandémie due au coronavirus et obligeant depuis la mi-mars au confinement, les travailleurs français ont dû faire face à la longue grève du mois de décembre 2019 contre la réforme du régime des retraites. Si elle n’était pas parvenue à faire reculer le gouvernement, en revanche, elle avait déjà beaucoup fait pour le télétravail !

    Selon le Groupe Inops, 90 % des PME de la filière numérique ont pu poursuivre leurs missions malgré la quasi-absence de transports notamment en région parisienne. Au-delà des entreprises du numérique, de nombreux salariés d’autres secteurs ont pu continuer leur activité depuis leur domicile grâce au télétravail.

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    "Optimiser son environnement de collaboration à domicile"

    Pour autant, le télétravail nécessite de l’autodiscipline et des outils.

    “Il faut s’assurer d’avoir à sa disposition la meilleure technologie possible pour optimiser son environnement de collaboration à domicile”, explique Jenifer Salzwedel, directrice du marketing chez Poly, une entreprise spécialisée dans les outils de communication.

    Elle ajoute :

    “Même en travaillant à distance, je suis en mesure de participer activement à des réunions, en utilisant un grand nombre de solutions technologiques telles que mon casque à réduction active du bruit, ma caméra de visioconférence ou encore mon haut-parleur portable qui me donnent l’impression d’être dans la même pièce que mes collègues. Je dispose également de plusieurs applications de communication comme Microsoft Teams, ou encore Zoom”.

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    Connexion indispensable

    Mais avant même de penser aux outils, il est essentiel de disposer d’une connexion (filaire de type ethernet ou wifi).

    Bonne nouvelle : le taux d’équipement des foyers français en connexion internet à domicile s’élevait à 86 % en 2018. “Un nouveau record !”, se réjouit l’Autorité de régulation des communications électroniques et des postes (Arcep).

    Autre bonne nouvelle, la vitesse et la qualité de connexion s’améliorent au fur et à mesure du déploiement de la fibre sur le territoire national. Avec un tel écosystème, le télétravail devient une possibilité pour de nombreuses entreprises...

    A l’exception néanmoins de celles qui se trouvent dans les zones grises non couvertes par les opérateurs télécoms. Dans la plupart des cas, il s’agit d’entreprises situées sur des territoires ruraux. 

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    Cybersécurité en télétravail : VPN conseillé

    Côté confidentialité, certaines entreprises fournissent à leurs collaborateurs une clé USB dédiée à la sécurisation du poste informatique en cryptant tout ou partie de leur communication.

    D’autres fournissent un ordinateur professionnel sécurisé et doté de toutes les applications indispensables pour travailler à distance. 

    La sécurité des connexions peut également être assurée par un VPN (réseau privé virtuel). Cette option est particulièrement conseillée dans le cas d’utilisation d’un wifi public (aéroport, gare, bibliothèque, hôtel…). Elle permet en outre de naviguer de façon anonyme.  

    Le marché du VPN est dynamique et composé d’une multitude d’acteurs : NordVPN, CyberGhost, VPN.net, UltraVPN, TunnelBear, Hide.me, Windscribe, VPNBook… Certains sont gratuits, d’autres sont payants (à partir de 5 euros par mois environ). Pour ce prix, il est possible d’installer le VPN sur plusieurs appareils : ordinateur, tablette ou smartphone. Parfois, une période d’essai de 30 jours est offerte à l’internaute.

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    Plateformes de travail collaboratif

    Qui dit télétravail, dit plateformes de travail collaboratif. Pour travailler en équipe, partager des documents ou stocker des fichiers dans les nuages, ces outils sont les compagnons indispensables du télétravailleur.

    Le marché est dynamique avec la présence de très gros acteurs comme Microsoft et son Office 365 ou Google et sa G Suite. Ces deux plateformes ont beaucoup gagné en ergonomie et se prennent désormais en main sans difficulté particulière.

    Grâce au cloud, chacun peut y accéder depuis son domicile ou un espace de travail partagé. A quelques différences près, les deux solutions proposent des outils similaires : service de courrier électronique, messagerie instantanée, agenda, traitement de texte, tableur, espace de stockage… 

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    Plateforme de travail collaboratif 
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    Microsoft commercialise plusieurs versions d’Office 365 (famille, étudiant…) dont une plus particulièrement destinée aux entreprises avec des outils comme Skype Entreprise (ou Skype for Business) qui permet d’organiser des conférences et de partager des vidéos.

    Au menu également, SharePoint donne accès à la gestion de contenu, aux moteurs de recherche, à la gestion électronique de documents, à la possibilité de créer des formulaires et des statistiques. A noter qu’Office 365 pour entreprises est décliné en deux sous-versions : grandes entreprises et PME.

    Google de son côté a lancé la première version de sa G Suite en 2006. Depuis, la solution n’a cessé de s’enrichir d’outils supplémentaires, mais reste fidèle à l’ADN de la marque avec une interface épurée et particulièrement intuitive.

    Très utilisée, Hangouts est une messagerie instantanée qui permet à des collaborateurs dispersés sur plusieurs sites de communiquer simultanément à condition de ne pas dépasser quinze utilisateurs. Selon des chiffres communiqués par Google, plus de cinq millions d’entreprises utiliseraient G Suite à travers le monde.

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    Digital workplace

    A côté de ces deux mastodontes, il existe d’autres solutions moins connues qui peuvent néanmoins être utilisées en situation de télétravail :

    Workspace de Citrix promet “un monde où chacun peut travailler et entreprendre depuis n’importe où”. L’interface est construite autour de vignettes permettant d’accéder à des dossiers ou à des applications (y compris Google ou Microsoft).

    Autre nouvel entrant, la société française Klaxoon, créée à Rennes en 2014, se positionne sur un segment particulier : faciliter l’organisation des réunions d’équipe et fluidifier les échanges entre les membres.

    Le logiciel s’adapte aux différents écrans (ordinateur, tablette, smartphone) et peut faire interagir jusqu’à 50 collaborateurs simultanément. En quelques années, Klaxoon a convaincu des dizaines d’entreprises françaises et étrangères.

    L'éditeur Jalios, connu pour ses solutions de gestion documentaire, propose également un outil orienté digital workplace.

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    Réseaux sociaux d'entreprise

    Du côté des RSE (réseaux sociaux d’entreprise), il y a également de quoi trouver chaussure à son pied avec les nombreuses solutions mises à disposition des entreprises.

    Au programme : une meilleure circulation de l'information, la possibilité de créer des espaces de discussions (publics ou privés), le partage des connaissances, l’échange de bonnes pratiques, la gestion de projets... 

    Là aussi, le marché est vigoureux avec de nombreux acteurs y compris français comme Jamespot ou Yoolink Pro.

    A noter : l’installation d’un réseau social d’entreprise doit respecter un certain nombre de règles juridiques. Elle doit notamment être précédée d’une consultation auprès de l'instance représentative du personnel (comité social et économique ou CSE). L’entreprise doit en outre respecter l’information individuelle du salarié.

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    Travail nomade, télétravail, flex office, virtualisation, etc., l’environnement de travail est en pleine mutation. Les salariés sont demandeurs de plus en plus de flexibilité et d’espaces de travail hébergés dans le cloud facilitant les échanges, la collaboration et la capitalisation de l’information et des connaissances. Comment mettre en oeuvre cette transformation ? Comment impliquer les utilisateurs ? Pour quelle réorganisation ? Avec quels outils et équipements ? Autant de points à considérer pour à terme concilier efficacité et bien-être.
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    Le chiffre du jour
    des bibliothèques proposant des ressources numériques ont constaté depuis le début du confinement une augmentation des usages de leurs ressources en ligne, selon une enquête flash menée par le ministère de la Culture fin mars 2020.
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