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Accéder aux contenus dématérialisés : un challenge technologique permanent

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    Ce sont les humains qui ont besoin de l’information et ce qu’ils en font ne peut pas relever exclusivement d’un SI ou d’échanges entre systèmes. Stratégie, direction, gestion : ces compétences humaines sont loin de se démoder ! (Freepik/cookie_studio)
  • Ged ? Gestion de contenu ? Records management ? Ces concepts anciens continuent à répondre à de réelles demandes dans les entreprises, administrations et collectivités, pour la gestion et la mise à disposition de leurs contenus dématérialisés. En même temps, d’autres besoins doivent être servis. Le système d’information s’adapte… Et pourrait bien changer encore !

    Temps de lecture : 6 minutes

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    A chaque époque sa technologie de gestion de l’information pour les organisations ? La gestion électronique des documents (Ged) dans le années 1980, la gestion de contenu d’entreprise (ECM) depuis le tournant des années 2000 et, à partir de 2017, le cabinet américain Gartner l’annonçant, les plateformes de services de contenu (CSP) ?

    Le schéma serait trop simple !

    Il est invalidé par le fait que chaque vague n’efface pas la précédente, mais l’absorbe, à l’image de poupées russes.

    Il y a donc de la Ged dans l’ECM, et de l’ECM dans les plateformes de services de contenu. On n’a pas encore trouvé la technologie parfaite qui effacera toutes les précédentes.

    Pas de rupture, mais des évolutions qui, peu à peu, nous font tout de même changer de monde.

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    Favoriser l’accès à l’ensemble des ressources

    On peut avoir besoin d’une Ged pour un métier. Tout en évitant de créer une île isolée du continent - le fameux silo d’information.

    Aujourd’hui, on entend favoriser l’accès à l’ensemble des ressources. Certes, des restrictions sont possibles, pour des questions de confidentialité, de sécurité. Mais avoir accès à tout évite de devoir chercher en permanence à l’extérieur les informations que l’on possède déjà.

    Cela peut rendre le collaborateur plus autonome et plus immédiatement efficace. Et l’on peut confronter davantage les données entre elles, éventuellement pour mieux les vérifier, les qualifier, mais aussi pour les enrichir.

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    Travailler en mobilité

    De plus, à l’ère du numérique, un accès sur site ne suffit plus. Un accès aux informations indépendant de l’endroit où elles sont stockées est nécessaire pour les utilisateurs (télétravail, travail en mobilité, crise, etc) ; le cloud est là pour cela.

    Le travail collaboratif doit être possible, en interne ou avec des personnes hors de l’organisation (partenaires, clients…), ce qui suppose un suivi des versions du document, des fils de discussion offrant la possibilité de poster un commentaires, inscrire des annotations, etc.

    Bien sûr, toute nouvelle solution doit être intuitive, à l’image des applications que chacun charge sur son smartphone. Cela favorise sa prise en main et l’adhésion des utilisateurs. D’autant que chaque collaborateur doit forcément manipuler plusieurs logiciels, constitutifs d’un environnement de travail performant.

    Parenthèse cependant concernant le collaboratif : il peut ne pas être intrinsèque d’une Ged, des structures préfèreront l’obtenir d’autres solutions telles en particulier des réseaux sociaux d’entreprise (RSE).

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    Un large éventail de fonctionnalités

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