Accéder aux contenus dématérialisés : un challenge technologique permanent

Ged ? Gestion de contenu ? Records management ? Ces concepts anciens continuent à répondre à de réelles demandes dans les entreprises, administrations et collectivités, pour la gestion et la mise à disposition de leurs contenus dématérialisés. En même temps, d’autres besoins doivent être servis. Le système d’information s’adapte… Et pourrait bien changer encore !

Temps de lecture : 6 minutes

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A chaque époque sa technologie de gestion de l’information pour les organisations ? La gestion électronique des documents (Ged) dans le années 1980, la gestion de contenu d’entreprise (ECM) depuis le tournant des années 2000 et, à partir de 2017, le cabinet américain Gartner l’annonçant, les plateformes de services de contenu (CSP) ?

Le schéma serait trop simple !

Il est invalidé par le fait que chaque vague n’efface pas la précédente, mais l’absorbe, à l’image de poupées russes.

Il y a donc de la Ged dans l’ECM, et de l’ECM dans les plateformes de services de contenu. On n’a pas encore trouvé la technologie parfaite qui effacera toutes les précédentes.

Pas de rupture, mais des évolutions qui, peu à peu, nous font tout de même changer de monde.

Favoriser l’accès à l’ensemble des ressources

On peut avoir besoin d’une Ged pour un métier. Tout en évitant de créer une île isolée du continent - le fameux silo d’information.

Aujourd’hui, on entend favoriser l’accès à l’ensemble des ressources. Certes, des restrictions sont possibles, pour des questions de confidentialité, de sécurité. Mais avoir accès à tout évite de devoir chercher en permanence à l’extérieur les informations que l’on possède déjà.

Cela peut rendre le collaborateur plus autonome et plus immédiatement efficace. Et l’on peut confronter davantage les données entre elles, éventuellement pour mieux les vérifier, les qualifier, mais aussi pour les enrichir.

Travailler en mobilité

De plus, à l’ère du numérique, un accès sur site ne suffit plus. Un accès aux informations indépendant de l’endroit où elles sont stockées est nécessaire pour les utilisateurs (télétravail, travail en mobilité, crise, etc) ; le cloud est là pour cela.

Le travail collaboratif doit être possible, en interne ou avec des personnes hors de l’organisation (partenaires, clients…), ce qui suppose un suivi des versions du document, des fils de discussion offrant la possibilité de poster un commentaires, inscrire des annotations, etc.

Bien sûr, toute nouvelle solution doit être intuitive, à l’image des applications que chacun charge sur son smartphone. Cela favorise sa prise en main et l’adhésion des utilisateurs. D’autant que chaque collaborateur doit forcément manipuler plusieurs logiciels, constitutifs d’un environnement de travail performant.

Parenthèse cependant concernant le collaboratif : il peut ne pas être intrinsèque d’une Ged, des structures préfèreront l’obtenir d’autres solutions telles en particulier des réseaux sociaux d’entreprise (RSE).

Un large éventail de fonctionnalités

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Cherchant à toujours mieux répondre aux besoins des activités privées et publiques, la dématérialisation ne cesse d’évoluer. Selon le contexte, telle approche conviendra mieux qu’une autre… Affaire d’état du système d’information, de gouvernance et de stratégie. Mais derrière l’engouement pour le cloud (Saas), le marché doit être décrypté. De la Ged au réseau social d’entreprise, de multiples briques et assemblages peuvent servir la dématérialisation, tandis que l’intelligence artificielle bouscule les habitudes. Les derniers impératifs juridiques sont rappelés. Les concepts et les normes utiles sont décrits. Des méthodes montrent comment analyser ses processus et flux documentaires et élaborer le Swot déclencheur de son projet de dématérialisation. Comment se lancer dans la mise en oeuvre ? En connaissant les outils, matériels et logiciels, en acquérant de la méthode et en prenant exemple sur des retours d’expérience : gestion du courrier, traitement de la facture, signature électronique, coffre-fort numérique, automatisation des processus.

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