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Comment la MDPH numérise et archive ses dossiers dans le respect des données de santé

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    Pour la MDPH, la numérisation entraîne un délai de réponse réduit et un accroissement de la qualité de service. (Pixabay)
  • Subissant trop de contraintes dues aux dossiers papier, la maison départementale des personnes handicapées de la Corse-du-Sud a franchi le pas de la dématérialisation. Un chantier de numérisation et d'archivage mené dans le respect des données de santé à caractère personnel à l'aide d'un prestataire labellisé "hébergeur agréé de données de santé" (HADS).

    Temps de lecture : 3 minutes


    Cet article est issu du dossier "Que doit-on réellement numériser ?" du numéro d'avril d'Archimag. Voici le sommaire du dossier :

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    Impossible de remplir sa mission si l’on n’archive pas numériquement les dossiers et si l’on ne met pas en place une solution de gestion documentaire pour le classement, la recherche et le partage dynamique des documents.

    C’est le risque identifié par la maison départementale des personnes handicapées (MDPH) de la Corse-du-Sud. Avec une contrainte forte : respecter le cadre légal de conservation des données de santé.

    enlightenedLire aussi : Quelles sont les pratiques de numérisation dans le secteur de la santé ?

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    Le défi est considérable : 15 000 dossiers actifs, 200 mètres linéaires d’archives, des dossiers contenant énormément de documents caducs (formulaire de demandes, certificats médicaux, justificatifs, notifications…), des temps de recherche trop longs, des dossiers physiques parfois immobilisés par un agent et donc inaccessibles pour ses collègues, la transmission de pièces compliquée impliquant de nombreuses photocopies…

    Choix des prestataires en numérisation

    La numérisation est décidée. Bénéficier de garanties en matière de protection et d’archivage des données de santé compte pour beaucoup dans le choix des prestataires opéré par la MDPH.Zeendoc est ainsi retenu, sa solution de gestion documentaire étant labellisée « hébergeur agréé de données de santé » (HADS)....
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    Dans le privé comme dans le public, les besoins en numérisation sont encore nombreux. La tentation de vouloir tout numériser ne tient pas longtemps lorsque l’on se pose la question du coût, ou d’abord celle de l’utilité. Records managers et archivistes le savent, mais ne sont pas forcément aux manettes.
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