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Dématérialisation : tout savoir sur la convention de numérisation

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    Une convention de numérisation est un document engageant qui fait office de document "contractuel" entre le donneur d’ordre et l’opérateur, et définit l’objet de la prestation de numérisation. Cette convention encadre le processus global (Freepik/snowing)
  • De plus en plus, quand on envisage la dématérialisation globale ou partielle de ressources documentaires, on évoque le rôle de la convention de numérisation. Quel est ce document engageant, qui fait office de document "contractuel" entre le donneur d’ordre et le prestataire, et qui encadre le processus global de numérisation et définit les responsabilités ? Il s’inscrit en fait dans toute une démarche, voici comment.

    Temps de lecture : 8 minutes


    Cet article est issu du dossier "Que doit-on réellement numériser ?" du numéro d'avril d'Archimag. Voici le sommaire du dossier :

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    Si l’on prend le contexte réglementaire porteur de la dématérialisation des activités métier de nos organisations, secteur public ou secteur privé, domaines RH, financier, comptable, commercial ou autres, on se retrouve assez vite plongé dans la lecture de la norme Z42-26 « Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations ».

    Cette norme est dorénavant le cadre technique applicable dès lors que l’on organise, soit en interne, soit en externe auprès d’un prestataire spécialisé, soit sous forme de lots ou sous forme de flux réguliers, la dématérialisation des dossiers et documents de son organisation. Elle met en évidence la nécessité d’établir une convention de numérisation. C’est le document central autour duquel tout s’articule.

    enlightenedLire aussi : Numérisation : sous quel format conserver les documents ?


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    Définition juridique de la convention :

    • Une convention est un pacte, un accord de volonté conclu entre deux ou plusieurs parties et qui s’apparente à un contrat. Une convention est aussi une clause, une condition particulière contenue dans un contrat, un pacte ou un traité.
    • Dans le langage juridique, « convention » est synonyme de contrat et d’accord.

    Extrait du « Dictionnaire juridique »

    contrat-convention-numerisation« Les mots “contrat” et “convention” sont utilisés indifféremment. En fait “contrat” désigne plutôt le document et “convention” désigne plutôt le contenu du contrat, c’est à dire, ce à quoi les signataires se sont engagés. Dans ce sens l’article 1108 du Code civil énonce les conditions essentielles pour la validité d’une convention. La formation d’un contrat est subordonnée à la connaissance de l’acceptation de l’offre par le pollicitant, c’est-à-dire au moment de la réception par le celui qui émet une offre de conclure un contrat, de l’acceptation de l’autre. (3e Civ. — 16 juin 2011, pourvoi n° 09-72679, BICC n° 751 du 15 novembre 2011 et Légifrance). » (source : Dictionnaire-juridique.com)

    L’article 1101 du Code civil définit d’ailleurs le contrat comme une convention.


    Cas d’usage de la convention de numérisation

    Le plus souvent une entreprise ou une collectivité qui organise cette démarche est confrontée à plusieurs situations :des stocks de dossiers actifs contenant des natures documentaires diverses, avec un classement pas toujours homogène, mais utilisés quotidiennement en terme de ressources par des équipes ;des flux ent....
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    Dans le privé comme dans le public, les besoins en numérisation sont encore nombreux. La tentation de vouloir tout numériser ne tient pas longtemps lorsque l’on se pose la question du coût, ou d’abord celle de l’utilité. Records managers et archivistes le savent, mais ne sont pas forcément aux manettes.
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    des bibliothèques proposant des ressources numériques ont constaté depuis le début du confinement une augmentation des usages de leurs ressources en ligne, selon une enquête flash menée par le ministère de la Culture fin mars 2020.
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