Publicité

Archivage électronique et papier : un comparatif pour bien choisir votre prestataire

  • archivage-electronique-papier-comparatif-prestataires.jpg

    La sphère de la gestion des archives électroniques et/ou papier est riche et diversifiée. Mais avant de se lancer dans le choix d’un prestataire, lisez nos conseils sur les critères à retenir et les questions à se poser ! (Freepik/upklyak)
  • Tiers archiveurs proposant des prestations de numérisation et de stockage d’archives électroniques, éditeurs de logiciels commercialisant des solutions de gestion d’archives électroniques seules ou à la fois d’archives papier et électroniques : sur le marché des solutions de gestion d’archives, il y a le choix ! Voici nos conseils pour bien choisir votre solution d'archivage électronique ou papier, les critères de choix et les questions à se poser, ainsi que notre comparatif détaillé de 29 prestataires en archivage en fin d'article.

    mail Découvrez L'Archiviste Augmenté, la newsletter thématique gratuite d'Archimag dédiée aux professionnels des archives et du patrimoine !

    Archivage : quels prestataires ?

    Le marché des solutions de gestion d’archives avait été marqué par la fusion il y a quelques années de Recall et Iron Mountain.

    Plus récemment, en 2019, est créé le groupe Xelians regroupant sous le même toit une solution de gestion des archives physiques, des archives électroniques, du records management et de la prestation de stockage d’archives (anciennement Archiveco, Locarchives et Maarch).

    Parallèlement, certaines solutions sont transverses et couvrent tout le cycle de vie des documents, de leur création à leur destruction, voire leur conservation définitive : Everteam, Hyland, Multimédias Solutions, Numen, Numerize... 

    Certaines prestations peuvent être effectuées par des tiers archiveurs locaux, qui jouent la carte de la proximité, par rapport aux géants internationaux que sont Iron Mountain ou Hyland.

    enlightenedLire aussi : Archivage électronique : comment mettre en place et gérer son système numérique

    Archivage papier et électronique : quels critères de choix ?

    La sphère de la gestion des archives est donc riche et diversifiée. Mais avant de se lancer dans le choix d’un prestataire, voici les (bonnes) questions à se poser et quelques points clés à retenir : 

    • Quel type d’archives souhaitez-vous gérer ?
      Des archives physiques, papier, uniquement, des archives électroniques ? Les deux ?
      Il est indispensable de bien identifier le type d’archives qui sera pris en charge par la future solution et donc son périmètre ;
       
    • Les archives contiennent-elles des données de santé ?
      Si la réponse est oui, alors seuls les prestataires ayant un agrément “hébergeur de données de santé” (HDS) peuvent répondre à cette exigence ;
       
    • Votre organisme est public ?
      Il vous faudra être vigilant sur les agréments des prestataires pour déléguer la gestion de vos archives. En effet, ils doivent être agréés par le Service Interministériel des Archives de France (Siaf). Soyez attentif, c’est le site qui est agréé et non le prestataire.
      D’autre part, ce certificat doit être renouvelé tous les cinq ans, pensez donc à vérifier la date de validité du certificat.
      Ndlr : La liste complète des prestataires agréés est disponible sur le site de France archives :
      - pour les supports numériques :
      Prestataires agréés pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support numérique
      - pour les supports papier :
      Prestataires agréés pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support papier

    enlightenedLire aussi : Archivage électronique : comment (bien) archiver des données sensibles ou confidentielles ?

    Hébergement des données et normes

    Les autres points d’attention :

    • Localisation de l'hébergement :
      Pour les organismes publics, les données hébergées en externe doivent l’être en France ou en Union européenne uniquement ;
       
    • Numérisation fiable :
      Souhaitez-vous faire de la numérisation fiable et pouvoir supprimer vos archives papier ? Là encore, une réglementation s’impose. Les prestataires doivent être conformes à la norme NF Z 42-026 et peuvent même être certifiés NF 544 ;
       
    • Vocation probatoire :
      Enfin, si vous souhaitez une solution de système d’archivage à vocation probatoire, celle-ci doit être conforme à la norme NF Z 42-013 et peut même être certifiée NF 461.

    enlightenedLire aussi : Numérisation : un comparatif pour bien choisir son prestataire

    Comparatif des solutions d'archivage papier et électronique

    Le panorama proposé ci-dessous fait ressortir les différents points d'attention listés précédemment.

    Pour mieux lire notre tableau comparatif, voici un récapitulatif des normes et standards de l'archivage évoqués pour comparer les offres et logiciels des différents prestataires dédiés à l'archivage papier :

    • NF Z 40-350 : Aménagement de locaux d'archives
    • Seda : Standard d'échange de données pour l'archivage
    • NF Z 42-026 : Numérisation fiable
    • NF 544 : Numérisation fiable
    • NF Z 42-013 : SAE, système d’archivage électronique
    • NF 461 : SAE, système d’archivage électronique
    • Iso 15489 : Records management

    enlightenedLire aussi : Numérisation des documents : que doit-on réellement numériser ?

    ...

    >>> Pour consulter notre tableau comparatif des solutions d'archivage électronique et papier, téléchargez instantanément le double guide Maîtriser son archivage hybride ou électronique :

    comparatif-archivage-papier-electroniqueMaîtriser son archivage hybride ou électronique + les durées de conservation

    Travailler dans le cloud n'a pas mis fin à l'usage du document papier. La question de l'archivage doit donc être abordée tant sous l'angle hybride (papier et électronique) que purement électronique. 

    Découvrez dans ce double guide comment adapter son archivage aux nouvelles organisations de travail (mobilité, télétravail, etc) ? Comment mesurer les risques pour savoir ce qu'il convient d'archiver (ou pas) ? Quelles sont les lois, les normes et les certifications qui encadrent le monde de l'archivage papier et numérique ? Comment bien opérer un archivage hybride (papier et électronique) avec un seul référentiel ? Puis quelles sont les lignes directrices pour mener correctement son archivage (pièces jointes restées dans les messageries, fichiers en doublons, documents périmés, etc) Comment concevoir un système d'archivage électronique (SAE) et le faire évoluer ? Et pourquoi pas : comment passer du monde papier à un autre, totalement dématérialisé ?

    C'est à toutes ces questions (et beaucoup d'autres !) que répond ce nouveau guide pratique Archimag !

    EN BONUS : Recevez gratuitement un deuxième guide rassemblant TOUTES les durées légales de conservation des documents et les tableaux de gestion (à choisir entre secteur privé OU secteur public) !

    >>> Je découvre le sommaire ! <<<

    Aline Habert
    Consultante senior, Serda Conseil
     

    Ce sujet vous intéresse? Retrouvez-en davantage dans les Guides Pratiques Archimag !
    guide-archivage-hybride-electronique-durees-conservation
    Travailler “dans le cloud” n’a pas mis fin à l’usage du document papier. La question de l'archivage doit donc être abordée tant sous l’angle hybride (papier et électronique) que purement électronique. Ce guide se situe dans cette double problématique, avec le contexte d’une organisation devant gérer mobilité ou télétravail. Il montre comment répondre aux impératifs de sécurité, traçabilité et respect du cadre légal, réglementaire et normatif. En bonus : un deuxième guide contenant les durées légales de conservation de documents du secteur public ou du secteur privé. EN BONUS : Les durées légales de conservation de documents !
    Acheter ce guide  ou  Abonnez-vous
    À lire sur Archimag
    Le chiffre du jour
    1
    est en moyenne signalée toutes les semaines dans les établissements de santé depuis janvier 2021. Les hôpitaux ont subi 27 cyberattaques majeures - qui ont effectué tout ou partie de leurs systèmes d'information - en 2020.
    Publicité

    Serda Formations Archives 2023

    Indispensable

    Bannière BDD.gif