Numérisation : un comparatif pour bien choisir son prestataire

Dossiers de ressources humaines, notes de frais, chèques… Les documents d’activité sont encore souvent produits sur support papier. Il est heureusement possible de procéder à leur numérisation en faisant appel à des prestataires qui proposent également des traitements documentaires spécifiques. Voici les services qu'ils proposent et comment bien les choisir. Découvrez aussi notre tableau comparatif des prestataires en numérisation en fin d'article.

Temps de lecture : 5 minutes

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Faire appel à un prestataire en numérisation est toujours d’actualité. D’abord parce que les documents d’activité ne sont pas encore tous produits au format numérique. Ensuite parce que les organisations doivent parfois procéder à une reprise d’antériorité et numériser des années, voire des décennies de production documentaire réalisée sur support papier.

Tableau comparatif des prestataires en numérisation

Le tableau en fin d'article recense une vingtaine d’acteurs qui ont répondu à la quarantaine de questions techniques et organisationnelles que nous leur avons adressées.

Ces questions portent notamment sur leurs capacités matérielle et humaine : nombre de scanners et nombre d’opérateurs de numérisation. L’équipement en scanners varie grandement d’un prestataire à l’autre : de 2 à plusieurs dizaines de machines.

Conséquence : les ressources humaines dédiées aux opérations de numérisation varient elles aussi de 3 à une cinquantaine de personnes. On remarquera que ce chiffre peut être ajusté selon le volume à traiter grâce au recrutement d’opérateurs pour une durée déterminée.

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Une veille est installée, elle est en accord avec la stratégie et les besoins exprimés pour les projets en cours. Mais elle peut s’essouffler (baisse des remontées d’informations, baisse d’efficacité pour les usagers…) ou être confrontée à un nouvel événement qui la remet en question. Il est donc temps de faire un bilan pour l’évaluer et définir comment la redéployer.

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