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Faire appel à un prestataire en numérisation est toujours d’actualité. D’abord parce que les documents d’activité ne sont pas encore tous produits au format numérique. Ensuite parce que les organisations doivent parfois procéder à une reprise d’antériorité et numériser des années, voire des décennies de production documentaire réalisée sur support papier.
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Tableau comparatif des prestataires en numérisation
Le tableau en fin d'article recense une vingtaine d’acteurs qui ont répondu à la quarantaine de questions techniques et organisationnelles que nous leur avons adressées.
Ces questions portent notamment sur leurs capacités matérielle et humaine : nombre de scanners et nombre d’opérateurs de numérisation. L’équipement en scanners varie grandement d’un prestataire à l’autre : de 2 à plusieurs dizaines de machines.
Conséquence : les ressources humaines dédiées aux opérations de numérisation varient elles aussi de 3 à une cinquantaine de personnes. On remarquera que ce chiffre peut être ajusté selon le volume à traiter grâce au recrutement d’opérateurs pour une durée déterminée.
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Numérisation sur site ou chez le prestataire ?
Certaines entreprises souhaitent que les opérations de numérisation soient réalisées dans leurs locaux plutôt que chez le prestataire. Ces derniers ont bien compris le message et proposent, pour la majorité d’entre eux, cette alternative. Il faudra bien entendu prévoir un local pour accueillir le scanner et son opérateur.
Autre possibilité : choisir le site de numérisation le plus proche de chez soi. Cela est possible avec les prestataires disposant de plusieurs emprises sur le territoire national. Mais à y regarder de plus près, la plupart d’entre eux sont présents sur un nombre réduit de sites.
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Formats des documents et formats de numérisation
Formats A4 ou A3, chèques, notes de frais, registres… La variété de documents d’activité est longue comme le bras. Les prestataires, selon le matériel dont ils disposent, sont plus ou moins en capacité de procéder à leur numérisation.
Cette question est extrêmement importante et doit faire l’objet d’une discussion précise lors des négociations entre le prestataire et le client. D’autant plus que certains d’entre eux peuvent également traiter des affiches, des dossiers RH ou des plans.
De même, les formats de numérisation sont très nombreux. Là encore, les opérateurs sont en capacité d’exploiter les plus répandus du marché : Jpeg, Tiff, PDF, XML…
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Enrichissement documentaire
Un chantier de numérisation prend toute sa dimension lorsqu’il est accompagné d’opérations d’enrichissement documentaire. On pense par exemple au traitement OCR qui permettra ultérieurement d’effectuer une recherche plein texte sur le document numérisé. Considérée comme basique, cette opération est proposée par tous les acteurs du marché.
Idem pour l’indexation (manuelle ou automatique) qui est présente dans toutes les prestations.
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Antériorité, destruction des originaux et modes de restitution
Votre organisation a accumulé des années de documents ? Pas de panique ! La reprise d’antériorité est proposée par la majorité des prestataires. Bien entendu, la volumétrie aura un impact sur le prix final de la prestation.
Même constat pour la destruction des originaux qui peut être prise en charge par les acteurs du marché.
Les modes de restitution, quant à eux, sont variés : CD ou DVD, transfert FTP, hébergement des fichiers. Chaque client choisira ce qui lui convient d’autant plus que l’hébergement est parfois réalisé dans des centres de données labellisés (ASIP Santé, par exemple).
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Cadre normatif
Le cadre normatif des prestations a également été posé à travers la norme NF Z 42-026 (qui définit les prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier) et la certification NF 544 (qui permet aux donneurs d’ordre d’obtenir un haut niveau de prestation).
Notre tableau fait apparaître une grande disparité entre les prestataires étant entendu que certains sont en cours d’obtention de cette norme et de cette certification.
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Et le prix ?
Quant au prix communiqué par les prestataires, ils le sont à titre indicatif. La facture finale dépend bien évidemment des volumes en jeu, de la reprise d’antériorité éventuelle, des options documentaires demandées (OCR, par exemple), ou du choix de procéder au chantier chez soi ou chez l’opérateur.
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