À côté des scanners bas et moyen volume, la catégorie dite des « haut volume » s’adresse aux organisations confrontées à d’importants besoins de numérisation. Voici quelques conseils avant de choisir un appareil dont le ticket d’entrée commence à plus de 4 000 euros.
Le marché des scanners est traditionnellement divisé en trois segments. Le premier recouvre l’ensemble des scanners « bas volume » capables de traiter jusqu’à 80 pages par minute. Ce sont ces modèles que l’on trouve chez les particuliers et dans les petites entreprises. Le deuxième désigne les appareils « moyen volume » dont les capacités peuvent atteindre les 120 pages par minute. Au-delà, les scanners « haut volume » sont des bêtes de course taillées pour les grands travaux. Capables de traiter plus de 130 pages par minute, certains parviennent à numériser plus de 120 000 pages par jour !
Pour autant, ces scanners « haut volume » ne sont pas si nombreux sur le marché. Archimag s’est adressé à une douzaine de constructeurs, mais seulement deux nous ont adressé leur réponse sur ce type d’appareil : Canon et Kodak Alaris. Ce qui n’exclut pas l’existence d’alternatives à ces deux importants acteurs du marché.
Avant d’acquérir l’outil le plus adapté, il convient de bien évaluer les besoins de l’entreprise. Car au prix où ils sont vendus (plusieurs milliers d’euros voir plusieurs dizaines de milliers d’euros), l’erreur peut coûter cher !
Plusieurs questions doivent être posées en amont :
- Quels types de documents seront numérisés ?
- S’agit-il de documents en noir et blanc ou en couleur ?
- Quelle résolution (exprimée en dots per inch ou points par pouce) ?
- Quels traitements documentaires post-numérisation : classification ? Indexation ? Extraction de données ?
Volumétrie et variété des documents
Le tableau ci-dessous fait apparaître une vingtaine de critères. La volumétrie figure bien évidemment parmi les premières préoccupations des clients. Exprimée en nombre de pages par jour ou par minute, elle affiche des résultats particulièrement impressionnants : jusqu’à 125 000 pages par jour. Attention : si le noir et blanc est pris en charge par tous les appareils, il n’en va pas de même pour la couleur.
Il convient également de rappeler une évidence : ces volumétries ne concernent en réalité que les organisations qui ont des besoins récurrents en matière de numérisation d’importants volumes de documents papier. On pense ici par exemple aux assurances dont les flux documentaires ne sont pas totalement dématérialisés notamment du côté de l’assuré. Inutile donc pour les PME d’acquérir une Ferrari pour circuler une route départementale…
Au-delà des volumes, il est important de s’enquérir des types de documents pris en charge par les scanners. Notre tableau en recense quatre : factures, chèques, autres moyens de paiement (TIP), questionnaires-formulaires… Cette liste n’est bien entendu pas exhaustive et ne correspond pas à tous les secteurs d’activité. Il est donc conseillé aux entreprises de se rapprocher des constructeurs pour obtenir des informations complémentaires sur les formats acceptés.
Fonctions documentaires
Sous le capot, ces machines embarquent des logiciels affectés à des tâches documentaires précises : classification, indexation, extraction de données… Une bonne partie de ces fonctionnalités est assurée via des logiciels intégrés. En revanche, la compatibilité avec les solutions de gestion électronique de documents n’est pas assurée sur tous les modèles. Il faut donc s’assurer de l’interfaçage avec l’environnement logiciel de l’entreprise.
Nous avons enfin demandé aux constructeurs leurs références et leur prix. Aucun d’entre eux n’a souhaité communiquer les noms de leurs clients, mais seulement leurs domaines d’activité. Ce qui permet de constater la versatilité des usages : les collectivités dématérialisent et transmettent des pièces comptables vers le Trésor public, les avocats font de même avec des documents juridiques vers les tribunaux de grande instance, les professions médicales dématérialisent et transmettent des ordonnances et des prescriptions vers les hôpitaux…
Quant aux prix, les deux constructeurs présents dans ce tableau proposent des scanners dont le ticket d’entrée est situé à 4 180 euros pour atteindre 26 775 euros. À ces prix, il convient d’ajouter des dépenses itératives comme les frais de maintenance par exemple. Tout cela doit bien évidemment être consigné dans le contrat entre le constructeur/revendeur et le client final.
