Ged, ECM et cloud : comparatif de solutions packagées et légères pour PME

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La gestion électronique de docu­ments (Ged) et la gestion de contenu (ECM) devraient-elles être réservées aux grandes en­treprises ? De même pour le stockage : une PME devrait-elle tou­jours faire confiance à son bon vieux disque dur externe et aux répertoires bureautiques sur des serveurs internes et regarder passer au loin l’inaccessible nuage ?

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Des solutions de Ged, ECM et cloud légères

Il faut avouer que de tels outils, com­plexes et généralement assez lourds, ont longtemps été la chasse gardée des grandes entités, prêtes à investir massivement pour classer, partager, éditer et stocker leur patrimoine infor­mationnel dans les meilleures condi­tions possible.

Pourtant, les petites et moyennes structures ainsi que les professions libérales ont plus que ja­mais besoin de solutions packagées et légères leur permettant d’affronter les mutations liées à la dématérialisation croissante des échanges et des docu­ments (multiplication des formats, mobilité, etc.).

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Des solutions "prêtes à l’emploi" pour amorcer sa transition numérique

Pour répondre à ces besoins, il existe des solutions « prêtes à l’emploi », faciles à déployer et surtout moins onéreuses que les plateformes de Ged et d’ECM destinées aux grands comptes. Mais qui dit « légères » ne veut pas forcément dire limitées en fonctionnalités.

Bien au contraire. Ces solutions sont optimisées pour répondre aux besoins les plus courants de la gestion documentaire, à savoir une organisation de l’information via un plan de classement et/ou des métadonnées, une recherche performante, des workflows simples de validation, de la capture de document avec des traitements de type OCR, LAD-RAD pour certaines solutions.

Différents logiciels tournés vers la gestion de contenu proposent une gestion complète de contenus multimédias, ainsi que des outils de publication, de tableaux de bord et gestion d’accès renforcés. Sans oublier les fonctions collaboratives puisque de nombreux éditeurs proposent des fonctionnalités liées au partage de l’information (documents, agenda, contacts…) bien utile en temps de confinement !

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Hébergement : on premise, Saas ou cloud

Enfin l’hébergement des données peut se faire de différentes manières : soit en « on premise » donc sur vos serveurs, soit en mode Saas ou cloud, permettant aux petites structures qui ne possèdent pas de compétences de maintenance du matériel informatique d’externaliser la gestion des données et documents, les sauvegardes et permettant de bénéficier des dernières technologies.

À noter que l’une des principales contraintes auxquelles doivent faire face les petites structures est la question du budget : de quoi être particulièrement attentif aux montants affichés par les prestataires. Si certains proposent des offres n’excédant pas la centaine d’euros mensuelle, d’autres annoncent des projets moyens de plusieurs dizaines de milliers d’euros.

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Travail de diagnostic au préalable

Même si ces offres semblent sur étagère et prêtent à l’emploi, un travail de diagnostic au préalable est nécessaire. Afin de faciliter la mise en place de ces solutions, il faut bien avoir en tête le(s) type(s) de document(s) que l’on souhaite gérer, le processus métier liés à ces documents (si ces documents font l’objet d’une accessibilité restreinte ou non, s’ils doivent être partagés avec des personnes externes), les circuits de validation à mettre en place (même si de nombreuses solutions en proposent en standard) ainsi que les modèles de documents que l’on souhaite utiliser pour simplifier encore plus la gestion documentaire.

Le tableau comparatif qui suit vous permettra d’y voir plus clair sur les différentes solutions du marché en fonction de vos besoins. Rappelez-vous que ce n’est pas l’outil qui génère les besoins, mais bien les besoins qui pilotent le choix de l’outil :

>>> Cliquez-ici pour télécharger le tableau comparatif Archimag de solutions de Ged, ECM et cloud pour les PME <<<

Aline Habert
Serda Conseil