Ged, ECM et cloud : comparatif de solutions packagées et légères pour PME

Les PME et les petites structures, qu’elles soient publiques ou privées, peuvent bénéficier de solutions de gestion documentaires et de dématérialisation aussi performantes que celles dédiées aux entreprises grands comptes ou grandes collectivités afin d'amorcer leur transformation numérique. Faciles à déployer ces offres packagées de Ged ou ECM sont disponibles également dans le cloud. Découvrez notre grand tableau comparatif de solutions en fin d'article.

Temps de lecture : 6 minutes

La gestion électronique de documents (Ged) et la gestion de contenu (ECM) devraient-elles être réservées aux grandes entreprises ? De même pour le stockage : une PME devrait-elle toujours faire confiance à son bon vieux disque dur externe et aux répertoires bureautiques sur des serveurs internes et regarder passer au loin l’inaccessible nuage ?

Des solutions de Ged, ECM et cloud légères

Il faut avouer que de tels outils, complexes et généralement assez lourds, ont longtemps été la chasse gardée des grandes entités, prêtes à investir massivement pour classer, partager, éditer et stocker leur patrimoine informationnel dans les meilleures conditions possible.

Pourtant, les petites et moyennes structures ainsi que les professions libérales ont plus que jamais besoin de solutions packagées et légères leur permettant d’affronter les mutations liées à la dématérialisation croissante des échanges et des documents (multiplication des formats, mobilité, etc.).

Des solutions "prêtes à l’emploi" pour amorcer sa transition numérique

Pour répondre à ces besoins, il existe des solutions « prêtes à l’emploi », faciles à déployer et surtout moins onéreuses que les plateformes de Ged et d’ECM destinées aux grands comptes. Mais qui dit « légères » ne veut pas forcément dire limitées en fonctionnalités.

Bien au contraire. Ces solutions sont optimisées pour répondre aux besoins les plus courants de la gestion documentaire, à savoir une organisation de l’information via un plan de classement et/ou des métadonnées, une recherche performante, des workflows simples de validation, de la capture de document avec des traitements de type OCR, LAD-RAD pour certaines solutions.

Différents logiciels tournés vers la gestion de contenu proposent une gestion complète de contenus multimédias, ainsi que des outils de publication, de tableaux de bord et gestion d’accès renforcés. Sans oublier les fonctions collaboratives puisque de nombreux éditeurs proposent des fonctionnalités liées au partage de l’information (documents, agenda, contacts…) bien utile en temps de confinement !

Hébergement : on premise, Saas ou cloud

Enfin l’hébergement des données peut se faire de différentes manières : soit en « on premise » donc sur vos serveurs, soit en mode Saas ou cloud, permettant aux petites structures qui ne possèdent pas de compétences de maintenance du matériel informatique d’externaliser la gestion des données et documents, les sauvegardes et permettant de bénéficier des dernières technologies.

À noter que l’une des principales contraintes auxquelles doivent faire face les petites structures est la question du budget : de quoi être particulièrement attentif aux montants affichés par les prestataires. Si certains proposent des offres n’excédant pas la centaine d’euros mensuelle, d’autres annoncent des projets moyens de plusieurs dizaines de milliers d’euros.

Travail de diagnostic au préalable

Même si ces offres semblent sur étagère et prêtent à l’emploi, un travail de diagnostic au préalable est nécessaire. Afin de faciliter la mise en place de ces solutions, il faut bien avoir en tête le(s) type(s) de document(s) que l’on souhaite gérer, le processus métier liés à ces documents (si ces documents font l’objet d’une accessibilité restreinte ou non, s’ils doivent être partagés avec des personnes externes), les circuits de validation à mettre en place (même si de nombreuses solutions en proposent en standard) ainsi que les modèles de documents que l’on souhaite utiliser pour simplifier encore plus la gestion documentaire.

Le tableau comparatif qui suit vous permettra d’y voir plus clair sur les différentes solutions du marché en fonction de vos besoins. Rappelez-vous que ce n’est pas l’outil qui génère les besoins, mais bien les besoins qui pilotent le choix de l’outil :

>>> Cliquez-ici pour télécharger le tableau comparatif Archimag de solutions de Ged, ECM et cloud pour les PME <<<

Aline Habert
Serda Conseil

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Mesures sanitaires de lutte contre la pandémie de Covid-19, la fermeture au public des bibliothèques puis l’interdiction de déplacement en France, entrées en vigueur le 14 puis le 17 mars 2020, ont évidemment fortement impacté les établissements. Un confinement qui ne s’est pourtant pas traduit par l’arrêt d’activité des bibliothécaires. Nombreuses ont été leurs initiatives, d’une part, pour continuer de proposer une offre de lecture et de culture, d’autre part, pour accompagner les publics dans cette situation nouvelle. Les ressources numériques ont été sollicitées comme jamais. Les bibliothécaires universitaires ont également agi. A l’étranger, les actions durant le confinement ou en phase de déconfinement sont aussi le lot des bibliothèques. Enfin, pour le secteur des librairies et de l’édition, cette période se traduit par de lourdes difficultés économiques. Peu à peu, chacun se tourne vers l’après.

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