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La dématérialisation des autorisations d’urbanisme repose sur une obligation réglementaire issue de deux principaux textes juridiques :
- d’une part, l’article L. 112-8 relatif à la saisine par voie électronique (SVE) permettant aux usagers de saisir l’administration (État et collectivités territoriales) de manière dématérialisée, selon les modalités mises en œuvre par celle-ci (mail, portail, formulaires…) ;
- d’autre part, l’article L 423-3 de la loi ELAN en définissant l’obligation et fixant la date d’échéance au 1er janvier 2022.
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3 types de demandes d’autorisation d’urbanisme (DAU)
Cette dématérialisation des demandes d’autorisation d’urbanisme (DAU) englobe trois types de demandes, à savoir :
- la construction
- l’aménagement
- la démolition.
De par le nombre important de typologies documentaires concernées, d’étapes liées au traitement et d’acteurs intervenant sur la procédure, les projets de dématérialisation des droits des sols révèlent un niveau certain de complexité. De quoi engendrer nécessairement des évolutions d’outils et de pratiques dans l’instruction des demandes.
Les objectifs, pour les collectivités et l’État, sont de créer et déployer un système de dématérialisation des AU cohérent, mutualisable, interopérable et sécurisé.
L’urbanisme s’annonce donc comme un sujet de premier plan dans le cadre des projets de dématérialisation des systèmes d’information des collectivités.
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Les étapes du processus de demande d’autorisation d’urbanisme
La phase préalable, prérequis essentiel de tout projet de dématérialisation, consiste à étudier de façon complète les étapes et modalités de traitement du processus de demande d’autorisation d’urbanisme.
Ce processus se décompose en plusieurs grandes étapes, de la constitution du dossier jusqu’à son archivage.
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Questionnements multiples
Parallèlement, cette approche amène à s’intéresser à différentes thématiques, sources de questionnements :
1. Les typologies documentaires concernées
Pour rappel, la dématérialisation de la DAU concerne les dossiers de permis de construire, d’aménager, de démolir. Ces derniers sont composés de formulaires, plans, photographies, déclaration d’ouverture de chantier, déclaration attestant l’achèvement et la conformité des travaux, procès-verbal d’infraction, arrêté accordant l’autorisation, etc.
Dans le cadre de l’instruction et de la conservation, il convient de s’intéresser aux types de métadonnées associées à chaque typologie documentaire. Ces documents nécessitent-ils des actions de validation, notification, signature ? Comment ces actions sont-elles effectuées aujourd’hui ?
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2. Les applicatifs utilisés
L’État développe, à destination des collectivités, la suite XX’AU. Elle est composée de :
- un portail, AD’AU (assistance aux demandes d’autorisation d’urbanisme) : à destination du pétitionnaire, il lui permet de constituer sa demande en ligne ;
- un espace d’échange entre l’usager, la commune et le service instructeur, RIE’AU (réception, information et échanges des autorisations d’urbanisme) : il est dédié aux communes non compétentes (RNU) ou aux demandes d’autorisations d’urbanisme instruites par les services de l’État ;
- une plateforme d’échange et de partage, PLAT’AU (plateforme des autorisations d’urbanisme) : les systèmes des collectivités doivent se connecter à cette plateforme afin de permettre l’accès aux dossiers par l’ensemble des acteurs concernés dans le cadre de l’instruction.
Les collectivités et leurs services instructeurs conservent leurs propres outils et systèmes d’information afin d’instruire les demandes d’autorisation d’urbanisme.
Ces outils doivent être en capacité de se connecter aux différentes plateformes d’échange afin d’accéder aux dossiers.
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3. Les acteurs
Les acteurs peuvent être multiples : jusqu’à quarante intervenants sur une procédure !
À quelles étapes de la chaîne interviennent-ils ? Comment assurer les modes de transmission en prenant en compte leurs outils ?
4. Les modalités de conservation et d’archivage
Ici, deux aspects sont à considérer :
- d’une part, la conservation courante dans le cadre de l’instruction du dossier ; il s’agit de considérer l’accès aux services instructeurs, la durée de conservation, les métadonnées exploitables, les formats assurant la lisibilité des documents ;
- d’autre part, l’archivage des dossiers dans des espaces de conservation adaptés (système d’archivage électronique) et sécurisés.
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Il est également important de rappeler qu’il sera toujours possible pour l’usager de déposer sa demande au format papier, engendrant la coexistence d’une double filière papier et numérique. Pour les dossiers déposés sous format physique, une numérisation du dossier sera nécessaire.
Dématérialisation dans l’urbanisme ou la construction : d’autres échéances
Les demandes d’autorisation d’urbanisme ne constituent pas l’unique sujet d’actualité de la dématérialisation dans le domaine de l’urbanisme ou de la construction. En effet, on note également :
- la dématérialisation des déclarations d’intentions d’aliéner (réception des DIA, exercice pour les communes de leurs droits de préemption) : échéance au 1er janvier 2022 ;
- la modélisation des données du bâtiment (BIM) : le Plan BIM 2022 entend généraliser l’utilisation du numérique dans le bâtiment d’ici 2022 (conception, visualisation, collaboration) ;
- le géoportail de l’urbanisme, pour la consultation des documents d’urbanisme ou l’analyse de l’occupation des sols : il est en cours de déploiement (1).
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L’exemple de la ville de Paris
La ville de Paris a mis en place, depuis le 1er avril 2019, un service de dématérialisation des demandes d’urbanisme, accessible directement sur son site.
Ces services permettent d’informer les usagers en amont, de déposer l’ensemble des pièces constituant le dossier, de suivre l’avancée de l’instruction, de déclarer son chantier ou encore de consulter une décision.
Olivier Mollet
Consultant Serda Conseil
