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Vrac numérique et situation de crise au ministère des Armées

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    Imaginez devoir retrouver une information dans l'immense vrac numérique qu'est !a « bibliothèque des marchés » du ministère des Armées, qui représente 267 gigaoctets de données et contient 208 000 fichiers issus de 118 000 dossiers. (Freepik/@jannoon028)
  • Déstabilisé par la réorganisation de son service achats, le ministère des Armées s’est lancé dans une expérimentation : adopter une solution de gestion des vracs numériques pour faciliter la recherche dans les milliers de documents de ses marchés publics. Avec pour impératifs : urgence, légèreté, sécurité et ergonomie. Retour sur ce projet.

    Temps de lecture : 4 minutes

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    Sommaire du dossier :

    « En parlant d’achats publics, il est difficile de passer à côté du ministère des Armées », déclarait Florence Parly, ministre des Armées en 2018 ; « c’est aujourd’hui le premier acheteur de l’État ». Et si ce ministère est coutumier des réorganisations, celle que vient de connaître la Grande Muette aurait pu, à bas bruit, mettre ses processus sous tension.

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    208 000 fichiers issus de 118 000 dossiers

    Le 1er janvier 2021, disparaissait en effet sa sous-direction des achats, dispersant ainsi les mille personnes qui la composaient au sein de différents services acheteurs.

    « La situation est complexe », explique Jean-Pierre Le Padellec, chef du pôle lab design de la délégation à la transformation et à la performance ministérielles (DTPM) au sein du ministère des Armées ; « car pour les achats, qui représentent plusieurs milliers de marchés et plusieurs dizaines de milliers de documents, les activités se poursuivent alors que leurs ressources se réduisent. Avec une demande forte des services repreneurs pour avoir des informations leur permettant une continuité de service ».

    La « bibliothèque des marchés » — comme elle est appelée au sein du ministère — représente 267 gigaoctets de données et contient 208 000 fichiers issus de 118 000 dossiers, classés par bureau de marché et année de création. Imaginez de devoir retrouver une information dans cet immense vrac numérique !

    « Ce vrac n’est pas trop mal rangé », poursuit Jean-Pierre Le Padellec, « mais la recherche traditionnelle atteint rapidement ses limites au sein d’un “file system” daté et peu adapté à nos usages actuels ».

    Dans ce contexte, comment perpétuer la mémoire des dossiers ou des contrats et ce en tenant compte de la logique de mobilité des agents de la fonction publique ? « Allez chercher dans ces dossiers vieux de quelques années, produits par des acteurs très différents (fournisseurs, etc.), c’est presque de l’archéologie ! », ajoute-t-il.

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    Urgence et légèreté

    Arthur Seon, animateur de processus au sein de la sous-direction des achats du service parisien de soutien aux administrations centrales (Spac) a été directement impacté par cette restructuration :

    « Rassembler des pièces contractuelles d’un marché et les transférer vers les repreneurs de ces marchés est extrêmement chronophage », explique-t-il. « C’est beaucoup de temps perdu pour tous les nombreux acteurs concernés, et nous recueillons beaucoup de réclamations ».

    Une solution logicielle s’est donc imposée dès l’annonce officielle de la fermeture du service. Et c’est dans cet esprit que la sous-direction des achats du Spac est venue trouver le lab design.

    « Le service n’était pas emballé par un projet de Ged classique », se souvient Jean-Pierre Le Padellec ; « il fallait une solution d’urgence, légère, qui n’implique aucun travail d’indexation supplémentaire et qui réponde à nos exigences en termes de volumétrie, de critères de choix à la volée et surtout d’ergonomie ».

    Et ce, sans compter un élément primordial, puisque la solution doit garantir la confidentialité des documents traités tout en répondant aux critères lui permettant de s’installer sur les serveurs du ministère des Armées : la sécurité.

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    Une solution dédiée au vrac numérique

    Le choix du ministère se porte sur Everteam et sur sa solution dédiée au vrac numérique qui permet d’analyser, de classer, d’enrichir des métadonnées et de trier automatiquement les documents.

    « Nous sommes très contents de ce partenariat tout en proximité », poursuit Jean-Pierre Le Padellec ; « l’équipe d’Everteam s’est montrée patiente et bienveillante lors de cette aventure aux procédures “rock and roll” qui vient tout juste de déboucher, fin février 2021, sur l’installation de la Gestion électronique des marchés (Gem) dans les serveurs du ministère ».

    Les gains de temps apportés par la Gem pourraient très prochainement profiter à d’autres. « L’objectif est que notre démarche expérimentale, qui répond à une situation de crise, rayonne ensuite dans d’autres services », conclut Florent Lautrefin, chef de projet transformation numérique au sein du ministère des Armées ; « avec comme critère de réussite : plus aucune recherche infructueuse».

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    L’entassement croissant et pas toujours cohérent de documents sur les serveurs est un phénomène qui touche les entreprises comme les administrations. Quelle est l’origine de ce vrac numérique ? Comment se manifeste-t-il ? Quelle est son ampleur ? Pour faire face, à quelle théorie archivistique peut-on se rattacher ? En pratique, une méthode rigoureuse permet de le résorber. De plus, différentes sortes d’outils logiciels sont à disposition pour cette gestion. Retour d’expérience au ministère des Armées.
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