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Vrac numérique et situation de crise au ministère des Armées

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    Imaginez devoir retrouver une information dans l'immense vrac numérique qu'est !a « bibliothèque des marchés » du ministère des Armées, qui représente 267 gigaoctets de données et contient 208 000 fichiers issus de 118 000 dossiers. (Freepik/@jannoon028)
  • Déstabilisé par la réorganisation de son service achats, le ministère des Armées s’est lancé dans une expérimentation : adopter une solution de gestion des vracs numériques pour faciliter la recherche dans les milliers de documents de ses marchés publics. Avec pour impératifs : urgence, légèreté, sécurité et ergonomie. Retour sur ce projet.

    Temps de lecture : 4 minutes

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    Sommaire du dossier :

    « En parlant d’achats publics, il est difficile de passer à côté du ministère des Armées », déclarait Florence Parly, ministre des Armées en 2018 ; « c’est aujourd’hui le premier acheteur de l’État ». Et si ce ministère est coutumier des réorganisations, celle que vient de connaître la Grande Muette aurait pu, à bas bruit, mettre ses processus sous tension.

    enlightenedLire aussi : Vrac numérique : un chantier qui ne s'improvise pas

    208 000 fichiers issus de 118 000 dossiers

    Le 1er janvier 2021, disparaissait en effet sa sous-direction des achats, dispersant ainsi les mille personnes qui la composaient au sein de différents services acheteurs.

    « La situation est complexe », explique Jean-Pierre Le Padellec, chef du pôle lab design de la délégation à la transformation et à la performance ministérielles (DTPM) au sein du ministère des Armées ; « car pour les achats, qui représentent plusieurs milliers de marchés et plusieurs dizaines de milliers de documents, les activités se poursuivent alors que leurs ressources se réduisent. Avec une demande forte des services repreneurs pour avoir des informations leur permettant une continuité de service ».

    La « bibliothèque des marchés » — comme elle est appelée au sein du ministère — représente 267 gigaoctets de données et contient 208 000 fichiers issus de 118 000 dossiers, classés par bureau de marché et année de création. Imaginez de devoir retrouver une information dans cet immense vrac num....
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    L’entassement croissant et pas toujours cohérent de documents sur les serveurs est un phénomène qui touche les entreprises comme les administrations. Quelle est l’origine de ce vrac numérique ? Comment se manifeste-t-il ? Quelle est son ampleur ? Pour faire face, à quelle théorie archivistique peut-on se rattacher ? En pratique, une méthode rigoureuse permet de le résorber. De plus, différentes sortes d’outils logiciels sont à disposition pour cette gestion. Retour d’expérience au ministère des Armées.
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