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Vrac numérique : des outils pour le cerner

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    Dans leurs démarches, Alfresco comme Zeenea entendent répondre à une préoccupation de gouvernance de l’information ou des données. La conformité, notamment en matière de données personnelles (RGPD), en dépend. (Freepik/@rawpixel.com)
  • Ce ne sont pas les outils qui sont responsables du vrac numérique. Du côté de la gestion de contenu, on se plie pourtant en quatre pour permettre à l’utilisateur de ne pas en subir les conséquences. Quand d’autres solutions attaquent le problème sur le flanc de la donnée. Voici trois outils dédiés au vrac numérique, décortiqués dans le détail : Alfresco, Zeenea et Archifiltre (gratuit et libre).

    Temps de lecture : 5 minutes

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    Sommaire du dossier :

    Vrac numérique ou chaos ? Chez Alfresco, qui propose des solutions de gestion de contenu, on fait plus volontiers référence au chaos, en mettant en avant un chiffre communiqué par l’AIIM (Association for intelligent information management) : 75 % des organisations l’identifient comme un problème majeur. À tel point que, pour l’éditeur, « c’est du quotidien ».

    De fait, les volumes explosent. Guillaume Bodet, CEO et cofondateur de Zeenea, start-up spécialisée en management des métadonnées, le confirme : « La tendance pour les organisations est de se dire qu’il vaut mieux avoir trop de données que pas assez, ne sachant pas forcément desquelles elles auront besoin demain ». Dès lors, que faire ?

    vrac-numerique-outils-zeenea-studioenlightenedLire aussi : Traiter un vrac numérique : mode d'emploi

    Des préoccupations différentes

    Selon les types d’utilisateurs, les préoccupations ne sont pas les mêmes, observe Alfresco. Pour les utilisateurs finaux, métier, la question est de retrouver l’information, de s’assurer de ne pas perdre tel document.

    Pour l’IT, les gestionnaires de l’informatique, il s’agit de garantir que l’infrastructure tienne la charge. Quant aux archivistes, ils veulent pouvoir conserver l’information (par exemple, celle qui a une valeur juridique) ou obtenir sa destruction quand elle est prévue. Les premiers veulent garder la main sur leurs informations et ne pas être contraints ; les derniers voudraient faire respecter des règles de nommage, de classement.

    Le module d’archivage d’Alfresco met tout le monde d’accord. L’utilisateur continue de voir son document à sa place habituelle, il peut le consulter et le manipuler. L’archiviste reste sur son plan de classement, fait jouer le cycle de vie, lance un audit, garde une traçabilité. En fait, pour un même emplacement ph....
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    L’entassement croissant et pas toujours cohérent de documents sur les serveurs est un phénomène qui touche les entreprises comme les administrations. Quelle est l’origine de ce vrac numérique ? Comment se manifeste-t-il ? Quelle est son ampleur ? Pour faire face, à quelle théorie archivistique peut-on se rattacher ? En pratique, une méthode rigoureuse permet de le résorber. De plus, différentes sortes d’outils logiciels sont à disposition pour cette gestion. Retour d’expérience au ministère des Armées.
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