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Gouvernance de l'information numérique : les chiffres et les tendances du rapport 2022

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    Si 1 organisation sur 5 possède une vision globale de sa gouvernance de l'information en 2022, 60 % des organisations mettent en place une GI numérique, des documents et des données. (Masterzphotofo / adobeStock)
  • Serda Archimag présente les résultats de son 11e rapport sur la Gouvernance de l'information numérique en 2022, mené auprès des secteurs publics et privés ! Alors que l’on attend une norme Iso sur la gouvernance de l’information, comment cette dernière est-elle vécue dans les organisations ? Types de gouvernance, niveaux de maîtrise des risques et sécurité, accès à l’information, partage de la connaissance, signature électronique et autres outils, télétravail, dématérialisation écoresponsable : ce sont autant de thèmes passés au crible. Où l’on analyse des tendances de fond et les effets de la crise sanitaire. Voici les résultats de cette grande enquête annuelle.

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    Sommaire du dossier sur la gouvernance de l'information :


    gouvernance-information-numerique-infographie-2022Le 11e rapport annuel de Serda-Archimag, de mars 2022, sur la gouvernance de l’information numérique, des documents et des données, apporte son lot d’évolutions, de changements, de confirmations, et nous éclaire sur des sujets émergents au sein des organisations. 

    Pour consulter ou télécharger
    l'infographie des tendances
    de la Gouvernance de l'information
    numérique en 2022,
    cliquez ici.

    Gouvernance de l'information numérique : les tendances 2022

    Notre enquête menée au cours des deux premiers mois de 2022 auprès de plus de 200 organisations publiques, privées et d’associations ou organisations non gouvernementales, sous la forme de 40 questions, nous permet une fois encore de publier le baromètre des attentes, des projets, des solutions, des innovations, des tendances et même des sujets d’irritation qui nourrissent les programmes 2022 en matière de gouvernance de l’information numérique. 

    Évidemment, toutes les organisations travaillent désormais dans un environnement 100 % numérique quels que soient leurs secteurs, leurs tailles et leurs métiers. Pour autant, l’analyse 2022 permet de vérifier que les évolutions des modes de travail et l’atteinte des bénéfices promis par une complète transformation digitale des métiers restent pour beaucoup encore au stade de la mise en œuvre, et que les modes d’organisation et les choix d’outillage ne sont pas toujours stabilisés.

    Par ailleurs, de nouveaux enjeux viennent nourrir les programmes de gouvernance de l’information… C’est ce que nous disent les résultats de l’enquête Gouvernance de l’information 2022. 

    > Lire aussi : Gouvernance de l'information : plongez dans le système !

    Gouvernance de l'information : des niveaux de maturité atteints

    Beaucoup de chemin a été fait depuis l’origine de la notion de gouvernance de l’information numérique qui défendait des principes de coordination et de partage des modes de gestion de l’information numérique, appuyés sur des outillages complets (tant informationnels que technologiques) et connectés dans le cadre d’un schéma directeur, notamment de la dématérialisation.

    Si 1 organisation sur 5 possède une vision globale de sa gouvernance de l’information en 2022, 60 % des organisations mettent en place une gouvernance de l’information numérique, des documents et des données, le plus souvent de manière partielle (40 %) ou graduées… Et 16 % ont un projet pour cette année 2022.

    Ainsi, le cap des 75 % des organisations outillées est en passe d’être atteint !

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    La progression a donc continué en 2021, elle s’est même accélérée du point de vue des projets prévus ou démarrés, avec même une augmentation de 4 points en 2022.

    Reste à vérifier si leur objectif est une couverture partielle ou totale des documents et des données, ou uniquement, en cible, certaines activités ou directions. 

    Au niveau du secteur public, les collectivités notamment sont très actives sur le démarrage de projets de dématérialisation et plus largement de GI. Dans le secteur privé, ce sont plutôt les sociétés de services qui sont actives, elles comblent même un certain retard pris précédemment sur d’autres segments du privé comme l’industrie ou le secteur financier. 

    > Lire aussi : Gouvernance de l’information : quelles tendances ? Quels métiers ?

    Définir des règles et des process

    Certains chiffres restent stables et incontournables. En effet, à la question des principaux enjeux attendus, la réponse est toujours aussi massive et plébiscite à hauteur de 83 % de nos répondants « l’accès et le partage de l’information et des connaissances », tous métiers, tous secteurs et toutes tailles d’organisation confondus.

    Les nouveautés 2022 viennent plutôt du classement qui suit : en effet, en deuxième place, on trouve pour la première fois « définir des règles et des process de gestion de l’information ». Cela souligne le niveau de maturité des organisations qui sont pour un certain nombre passées au stade de la mise en œuvre et interpelle sur les travaux à mener. (voir graphique 2)

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    Le règne du collaboratif

    2022 confirme aussi les nouveaux modes de gouvernance de l’information numérique, des documents et des données. 

    Cette tendance est fortement axée sur le développement du travail collaboratif comme le montrent les résultats de l’enquête. Elle est intimement liée au développement de nombreux outillages qui sont eux aussi collaboratifs : simplification des accès, fonctions collaboratives dans les Ged, développement des portails et autres digital workplaces…

    Ces nouveaux outillages numériques facilitent le déploiement de pratiques collaboratives quotidiennes pour recevoir, traiter, stocker, échanger et mutualiser les informations et les données. On l’a notamment constaté au vu du doublement des projets “engagés ou prévus” pour le domaine collaboratif. Cela se répartit de manière assez équilibrée entre les solutions de digital workplace, les portails, les solutions de réseau social d’entreprise (RSE), comme les plateformes de veille.

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    > Lire aussi : Gouvernance de l'information : "La norme Iso aura vocation à être transversale"

    Ne pas oublier les utilisateurs

    Tous ces projets ont pour objectif principal de faciliter les échanges entre les collaborateurs, permettant de répondre à des problématiques de gain de temps, de flexibilité et de réactivité importantes tout en facilitant l’accès et le partage de l’information et des connaissances (pour 83 % des répondants).

    Le fait de voir émerger la fonction de management des connaissances intégrée au domaine de la gouvernance de l'information numérique est un signal de plus mettant l’accent sur le besoin de capitaliser pas seulement les pratiques, mais également les travaux menés collectivement dans une équipe. 

    Cela va de pair aussi avec l’accent mis sur le besoin d’accompagner le changement auprès des utilisateurs, en construisant des bonnes pratiques (40,25 % de nos répondants plébiscitent le besoin en règles et autres modes opératoires). « L’intuitif ne suffit pas, il faut équiper les nouveaux usages » nous dit l’enquête, et des programmes de formation et de sensibilisation ad hoc (32 %, plus 5 points en 1 an). 

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    Ambitieuse gouvernance de l’information numérique

    Le modèle de gouvernance de l'information se révèle aussi de plus en plus ambitieux : “couvrir tous les supports et médias d’information : papier, numérique, autres supports” pour 64,8 %, et idem en ce qui concerne la place des « documents de travail/cœur de métier » pour 64,2 %, rattrapés progressivement par les documents issus des activités support à 53,9 %, l’écart se resserrant d’année en année.

    Ambitieux mais pragmatiques, c’est pourquoi les programmes de gouvernance de l'information parient de plus en plus sur une mise en place mixte : du centralisé pour tout ce qui est instance de décision (la DG ou la DSI), politique documentaire, solutions de gestion de contenus, etc. et la prise en compte de spécificités en fonction des métiers ou des entités (41 %). On peut noter aussi la croissance du modèle de gouvernance décentralisée dans chaque direction (26 % des répondants le plébiscitent) avec une augmentation de 5 points par rapport à 2021.

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    Les années 2020-2021 ont donc été de formidables accélérateurs de prise de décision, notamment pour tout ce qui relève des solutions et des nouveaux modes de travail à distance et de la mobilité.

    Et cela continue : de nombreux projets dans ce sens sont annoncés pour 2022 et 2023. C’est le cas pour 1 collectivité territoriale sur 2 dans les 3 ans à venir, pour 1 administration sur 5 et pour 1 entreprise privée sur 10, notamment dans le secteur des services jusque-là plus en retrait.

    Les secteurs industriels et financiers ont été équipés assez tôt, ils sont plutôt sur des phases de renouvellement ou d’intensification. 

    > Lire aussi : Comment Stellantis conduit sa gouvernance de l’information ?

    Gouvernance et sécurité de l’information

    Certains sujets sont devenus incontournables, notamment celui de la sécurité de l’information - ce n’est pas l’actualité qui nous démentira -, pour à la fois renforcer les règles d’accès (c’est la priorité numéro un des managers comme des collaborateurs), tracer et encadrer les profils d’usages et les transactions, et alerter sur la gestion du cycle de vie des documents et des données. 

    Le risque de perte de données et d’informations, que ce soit dans le cadre de cyberattaque, de négligence humaine, de défaillance informatique ou d’obsolescence des supports est également vécu comme majeur. 1 répondant sur 2 attend du programme de GI mis en place dans son organisation qu’elle permette de réduire ses risques.

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    Sécurité de l’information, mais aussi conformité aux lois et règlements, que ce soit dans le domaine de la gestion des données ou dans celui de la mise en application des nouvelles législations métier (ex. loi ELAN entrée en vigueur au 1er janvier 2022), la GI est aussi un cadre qui doit faciliter la conformité et sécuriser les échanges.

    A ce titre, le succès de la signature électronique ne se dément pas, au contraire, il s’amplifie en 2022. Boostée par deux ans de pandémie, la signature électronique est installée comme un processus transversal dans 34 % des organisations.

    > Lire aussi : De la dématérialisation écoresponsable à la permaentreprise : visionnez le replay de la journée événement Archimag !

    Gouvernance de l'information et dématérialisation écoresponsable

    Nous avions développé dès 2020 et 2021 nos convictions en matière de sobriété numérique ; les résultats de cette année consolident cette conviction, mettant en cohérence à la fois les programmes de GI numérique avec des programmes de dématérialisation écoresponsable, de choix d’infrastructures responsables et surtout le besoin de faire évoluer les usages des équipes, tous métiers et toutes structures confondus, vers des pratiques numériquement responsables. Les chiffres de cette année, permettent de vérifier un certain niveau de prise de conscience (62 % disent que c’est important, contre 13 % pour qui ce ne l’est pas et 25 % ne savent pas).

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    Les mêmes chiffres alertent sur la passivité des organisations face à ce nouveau défi : 80 % des organisations des répondants n’ont pas établi de bilan carbone, et encore moins dans le domaine du digital et de la dématérialisation.

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    Tout reste à faire dans notre domaine de la gestion de l’information numérique responsable quand on regarde les pourcentages d’actions déjà menées, que ce soit sur des flux entrants, sortants ou des gisements d’informations (Ged, applications métier ou archivage).

    C’est un défi que les programmes de gouvernance de l’information numérique, des documents et des données doivent intégrer afin de fournir des éléments de réponse.

    Pour aller plus loin : 

    Nous vous proposons de découvrir des éléments qui complètent cette première lecture du baromètre de la Gouvernance de l’information numérique, des documents et des données, et de découvrir ou d’approfondir d’autres sujets comme la place de la data ou l’émergence du knowledge management en téléchargeant-ici l'intégralité du 11e Rapport sur la gouvernance de l'information numérique 2022. Bonne lecture !

    Caroline Buscal
    Directrice de Serda Conseil

    À lire sur Archimag
    Le chiffre du jour
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    est en moyenne signalée toutes les semaines dans les établissements de santé depuis janvier 2021. Les hôpitaux ont subi 27 cyberattaques majeures - qui ont effectué tout ou partie de leurs systèmes d'information - en 2020.
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