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Sommaire du dossier sur la gouvernance de l'information :
- Gouvernance de l'information numérique : les chiffres et les tendances du rapport 2022
- Méthodologie pour conduire son projet de gouvernance de l’information numérique
- Une gouvernance de l’information saine doit passer par la valeur ajoutée humaine
- RTE : la gouvernance de l'information par et pour les métiers
- La gouvernance de l’information vue par les éditeurs de solutions
9 400 collaborateurs œuvrent quotidiennement à l’acheminement de l’électricité en France métropolitaine et à la gestion de l’importation et l’exportation avec les pays frontaliers (51 liaisons frontalières). Ils travaillent pour RTE, le premier gestionnaire de réseau de transport en Europe par la taille de son réseau (106 870 km de liaisons électriques). Tous ces chiffres sont impressionnants. Ils ne sont pourtant rien à côté de la somme des documents et d’informations nécessaires au fonctionnement de cette énorme machine.
Pour améliorer la performance, la sécurisation et la dématérialisation de ses informations, la filiale d’EDF initie une démarche de transformation du management des informations dès 2018.
> Lire aussi : Gouvernance de l'information : plongez dans le système !
Faciliter et sécuriser l'accès à l'information
« Il était nécessaire de faciliter et de sécuriser l’accès à l’information et notamment aux documents de référence », explique Sabine Bourdon, pilote de projet à la direction Innovation et données (DID) de RTE ; « nous souhaitions aussi introduire la signature électronique dans nos processus et contribuer aux enjeux environnementaux en réduisant nos échanges de courriels grâce à un meilleur accès à l’information ».
Baptisée, eChange, cette démarche de gouvernance de l’information se déploie sur deux grands axes :
- La rénovation du socle SI pour tous les métiers de l’entreprise avec un socle mutualisé et modulaire de produits éditeurs paramétrables, hébergés dans le cloud (Ged, signature et archivage électroniques) ;
- La mise en place d’un nouveau système de management documentaire comprenant une politique et des règles de bonnes pratiques, une offre de services pour accompagner les métiers sur les cas d’usage et un réseau d’acteurs pour faciliter l’acculturation sur ces sujets au sein de tous les métiers.
> Lire aussi : Gouvernance de l’information : quelles tendances ? Quels métiers ?
Coconstruction de la politique documentaire
Le projet est mené par une équipe pluridisciplinaire en lien étroit avec les acteurs métier : la DID de RTE pour le pilotage, avec l’appui de Serda Conseil sur la méthodologie, la politique documentaire et la feuille de route, et Eurogroup Consulting sur l’accompagnement des transformations (communication et conduite du changement).
« Sans oublier le Réseau Act (accompagnement des transformations de la DRH), plusieurs acteurs pour le portage métier des projets, la direction des systèmes d’information et télécoms (DSIT) avec différents chefs de projet pour les différentes briques du socle SI, la direction des achats et bien sûr les éditeurs et intégrateurs », précise Sabine Bourdon.
« Tout a été fait pour que les différents acteurs et les référents métiers travaillent de concert pour la construction de la politique documentaire et pour l’élaboration de la feuille de route », confirme Aline Habert, de Serda Conseil. L’accompagnement de Serda Conseil a débuté dès décembre 2019 : après le cadrage et l’identification des besoins ainsi qu’un questionnaire en ligne adressé à tous les salariés de RTE, des ateliers de coconstruction de la politique documentaire ont été lancés en février 2020 pour aboutir à une première version au mois de mai. Celle-ci a été affinée puis finalisée dans les mois qui ont suivi avec les différents acteurs métiers et approuvée en février 2021.
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Règles et bonnes pratiques
La politique documentaire a été construite en amont du déploiement des outils, courant 2020, pour donner la trajectoire du projet. Les règles et bonnes pratiques ont été construites une fois les outils paramétrés : la Ged et les workflows (outil Nuxeo intégré par Amexio), puis la signature électronique et le système d’archivage électronique (SAE) de Docaposte.
« Ces outils sont connectés entre eux », précise Sabine Bourdon ; « il s’agit d’un socle global avec la nouvelle Ged comme point d’entrée pour les utilisateurs ».
Ont suivi le collaboratif et le knowledge management via Office 365 courant 2021, puis d’autres fonctionnalités attendues pour 2022-24.
L’accompagnement des métiers a été mené parallèlement avec la mise en place, dès 2020, d’un réseau de référents en management documentaire (MD) au sein des métiers, ainsi qu’une offre de service « Système de management documentaire » (SMD) pour accompagner les métiers. 2021 a vu l’extension de cette offre de service pour le collaboratif et le réseau dédié est attendu cette année 2022.
